AIで人手不足を解消するには？——任せる仕事の見つけ方と、採用との線引き・始める5つの手順

AIで人手不足を解消するとは「足りない時間」を作業ごとに埋めること

人手不足というと「人が1人足りない」と考えがちです。けれど、AIで埋められるのは「人」ではなく「作業の時間」です。1人の社員がしている仕事を細かく分けると、その中には、手順が決まっていてくり返しの多い作業と、人が考えたり話したりしないと進まない仕事がまざっています。

たとえば、事務担当の1日を分けてみると、次のようになることがよくあります。

このように分けると、「1人分の採用ができない」状態でも、「入力と返信の下書きと請求書づくりで、毎月これだけの時間が足りない」という形で問題が見えてきます。AIに渡すのは、この中の手順が決まった作業です。

当社の導入事例でも、製造業（従業員30名規模）の事務担当の方の受注書の入力が1日2時間から15分に、介護事業所（職員50名規模）の毎月のシフト作成が2日から半日になりました。どちらも「人を1人増やした」のではなく、「1つの作業にかかる時間を減らした」結果です。

AIに任せる仕事の見つけ方——足りない時間の書き出しシート

まずは、人手が足りないと感じている部署で、作業ごとの時間を書き出します。次の表をそのまま紙やExcelに写して使えます。担当者に1週間だけ記録してもらうと、思っていたより時間がかかっている作業が見つかります。

AIに任せる順番の決め方

書き出した作業を、次の順に並べると、最初にAIに渡す作業が決まります。

1. 月の合計時間が多い：減らせる時間が大きいほど、人手不足の手応えが出やすい
2. 手順が決まっている：「この書類のこの欄を、あの画面のこの欄へ」と言葉で説明できる作業はAIに任せやすい
3. 間違えたときの影響が小さい、または人が最後に確かめられる：AIは間違えることがあるため、下書きを人が確認できる形にする
4. 元になるデータがある：メール・PDF・Excel・過去の記録など、AIが読める材料がそろっている

この4つがそろう作業が、AIで人手不足を補う最初の候補です。業務の書き出し方をくわしく知りたい方は、AIに任せる業務の洗い出し方や、業務棚卸しシート（Excel）も参考にしてください。

AIで埋める仕事・採用で埋める仕事の線引き

人手不足をAIだけで解消しようとすると、うまくいきません。AIに向く仕事と、人が向き合わないと進まない仕事は分けて考えます。次の表は、当社がご相談を受けるときに使っている線引きの考え方です。

大切なのは、採用で埋めるべき仕事の人も、実は「記録」「連絡」「書類」に多くの時間を使っていることです。現場の人の書類仕事をAIで減らせば、同じ人数で現場に立てる時間が増えます。採用の代わりにAIを入れるのではなく、採用した人が本来の仕事に集中できるようにAIを入れると考えると、両方がうまく回ります。

採用とAIのどちらにお金をかけるかで迷っている場合は、社員を1人雇うのとAIに任せるのはどちらがよいかで費用とリスクを比べています。

人手不足をAIで補う5つの手順

実際に始めるときは、次の5つの手順で進めます。大きく始めず、1つの作業で効果を確かめてから広げるのがコツです。

1. 足りない時間を書き出す（1週間）：2章のシートで、人手が足りない部署の作業と時間を記録する
2. 最初の1作業を決める：月の合計時間が多く、手順が決まっていて、人が最後に確かめられる作業を1つ選ぶ
3. いまの手順と、目標の時間を決める：「いま月40時間かかっている入力を、確認だけの月10時間にする」のように、はじめる前の時間と目標を数字で残す
4. 試運転する（2週間〜1か月）：AIに下書きや入力をさせ、人が確認する。間違いの多い所や、AIに渡す材料の足りない所を直していく
5. 効果を測って広げる：減った時間を記録し、目標に届いたら2つ目の作業へ。届かなければ、手順や対象を見直す

当社のAI社員では、構築を始めてから最短2週間で稼働します。業務の内容によって、構築の期間はジュニア（定型の作業）で2週間程度、ミドル（複数の手順にまたがる作業）で1か月程度が目安です。

業種別：人手不足の現場でAIに任せやすい作業の例

人手不足の中身は業種によって違います。現場に立つ人が足りない業種でも、その人たちの時間の多くが、記録・連絡・書類に使われています。次の表は、業種ごとにAIに任せやすい作業と、人に残す仕事をまとめたものです。自社の業種に近い行から、2章のシートに書き出す作業の候補を探してください。

当社の導入事例では、不動産会社（従業員15名規模）の問い合わせ担当の方の初回返信が、半日から10分になりました。お客様を待たせる時間が減ると、少ない人数でも反響を取りこぼしにくくなります。業種ごとの使い方は、建設業・設備業、介護事業所、物流・運送業などの記事でくわしく紹介しています。

当社自身も、人を増やさずに業務を回している

当社自身も、自社の業務にAIを組み込み、月に約480時間分の作業を減らしています。人件費に直すと、月約100万円（社員3名分）にあたります。採用で3名を増やす代わりに、入力・調査・文章の下書きといった作業をAIに任せ、人は判断とお客様とのやり取りに時間を使っています。

AIで人手不足を補うときの注意点

AIを入れたのに人手不足が楽にならなかった、という失敗には共通点があります。始める前に、次の点を確かめてください。

「人が辞めても回る」形にしておく

人手不足の会社では、ある作業を1人だけが知っている、ということがよくあります。その人が辞めると、仕事が止まります。AIに作業を任せるときは、手順を言葉にして残すことになるので、結果として「誰がやっても回る」形に近づきます。欠員が出たときの備えとしても、AIに任せる作業の手順書は役に立ちます（退職で欠員が出たときの業務の穴をAIで埋める方法）。

AIは入れて終わりではない

AIは、取引先の書類の形が変わったり、使っているサービスの仕様が変わったりすると、動きが変わることがあります。人手不足の会社ほど、止まったときに直す人がいません。当社のAI社員は、初期費用＋月5万円で、月5万円は「AI社員の月給（運用費）」として、止まったときの修正・精度の改善・ご相談を回数の制限なくお受けしています（契約12か月・税別・AIの利用料は実費）。初期費用はヒアリング後にお見積もりします。

どの作業から任せればよいか迷う場合は、AI社員の無料相談で、足りない時間の書き出しから一緒に整理します。