生成AIの活用事例——中小企業の業務別20例と、そのまま使える指示文・試し方・向かない使い方

生成AIの活用事例は「書く・まとめる・整える・案を出す」の4つに分けると探しやすい

生成AIの活用事例はたくさん紹介されていますが、仕事での使い方は、おおむね次の4つの型に分けられます。自社の業務を探すときは、部署名からではなく「この作業はどの型か」から考えると見つけやすくなります。

4つの型に共通するのは、生成AIは「それらしい文章」を作るのが得意で、内容が正しいかどうかは保証しないという点です。生成AIは、たくさんの文章から学んだ言葉のつながり方をもとに文章を作ります。そのため、知らないことでも、もっともらしく書いてしまうことがあります。

ですから、どの活用事例でも「生成AIが下書きし、人が確認して仕上げる」という分担が基本になります。生成AIのしくみそのものは生成AIとは？わかりやすく簡単に解説で説明しています。

生成AIの活用事例一覧——中小企業の業務別20例（使い方と人が確認する点）

10〜50名規模の会社でよくある業務を、部署ごとに20例まとめました。ここに挙げているのは「こういう使い方ができる」という一般的な例です。右端の列は、生成AIの答えをそのまま使わず、人が必ず確かめたい点です。

20例を見ると、生成AIに任せやすいのは「材料は人が持っていて、文章にする手間がかかっている作業」だとわかります。反対に、材料そのもの（金額・日程・事実）を生成AIに考えさせる使い方は、確認の手間が増えるだけになりがちです。業務の時間をどれだけ減らせるかという観点での事例は、AIで業務効率化するには？部門別の事例で紹介しています。

そのまま使える指示文（プロンプト）の例——業務別6つ

生成AIへの指示文（プロンプトとも呼びます。AIに出す依頼の文章のことです）は、「役割」「目的」「材料」「出してほしい形」「条件」の5つを入れると、答えが安定します。ここでは、上の一覧から6つの業務について、【 】の中を書き換えればそのまま使える例を示します。

1. 社内のお知らせ（総務）

2. 議事録の整理（総務・社内共有）

3. 商談後のお礼メール（営業）

4. 求人票の下書き（採用）

5. 問い合わせへの返信（問い合わせ）

6. 日報のまとめ（社内共有）

どの例にも「書かれていないことは足さない」「わからない部分は未定と書く」といった条件を入れています。生成AIがもっともらしい内容で空白を埋めてしまうのを防ぐための一文で、これがあるだけで確認の手間が大きく減ります。部署別にさらに多くの例を見たい場合は、仕事で使えるプロンプト集（部署別48例）をダウンロードしてお使いください。

生成AIの活用を自社で試す5つの手順

活用事例を読んだら、まずは1つの業務で試してみるのが近道です。次の5つの手順で進めると、1〜2週間ほどで「自社で使えるかどうか」を判断できます。

1. 試す業務を1つ選ぶ：上の20例から、毎週くり返していて、文章を書くのに時間がかかっている業務を選びます
2. 会社として使ってよい生成AIを決める：社員がそれぞれ好きなサービスを使うのではなく、入力した内容が学習に使われない設定や、会社向けのプランかどうかを確かめたうえで、使うものを1つに決めます
3. 指示文を作り、同じ作業で3〜5回試す：3章の例をもとに指示文を作り、実際の材料（個人情報は伏せる）で試します。答えがずれたら、条件を1つずつ足して直します
4. かかった時間を比べる：自分で書いた場合と、生成AIの下書きを直した場合の時間を、それぞれおおよそで記録します
5. うまくいった指示文を社内で共有する：使えた指示文は、業務名をつけて共有の場所に保存し、ほかの人も同じように使えるようにします

社内のルールづくりについては、生成AIのガイドラインと、自社ルールに落とすときに押さえる点でくわしく解説しています。

生成AIに向かない使い方と、入力してはいけない情報

生成AIは便利な道具ですが、使い方を間違えると、かえって手間や心配ごとが増えます。次のような使い方は避けるか、人の確認を必ずはさむようにします。

入力してはいけない情報

生成AIのサービスによっては、入力した内容がサービスの改善に使われる設定になっている場合があります。会社として使い方を決めるまでは、次の情報は入力しないようにしましょう。

1. お客様や社員の個人情報：氏名・住所・電話番号・マイナンバー・健康に関する情報など
2. 取引先から預かった秘密の情報：契約で外に出さないと約束している図面・価格・計画など
3. 社外に出していない自社の情報：未発表の新商品、決算前の数字、人事の情報など

どうしても使いたい場合は、名前を「A社」「Bさん」に置き換えるなど、だれのことかわからない形にしてから入力します。扱いのルールはサービスや契約によって異なるため、最新の情報は各サービスの公式サイトで確認してください。

指示文を毎回書く手間までなくすには、業務の流れに生成AIを組み込む

ここまでの活用事例は、社員が生成AIの画面を開き、指示文を貼り付けて使う形です。始めやすい反面、使う人によって答えの質がばらついたり、忙しいときには結局使われなくなったりすることもあります。

次の段階として、生成AIを業務の流れそのものに組み込む方法があります。たとえば、メールが届いたら自動で内容を読んで返信の下書きを作る、書類が届いたら必要な項目を読み取って一覧に入れる、といった形です。社員は指示文を書かず、出来上がったものを確認するだけになります。

上の表は、当社がAI社員として、こうした「業務の流れへの組み込み」を支援した導入事例です。どれも、生成AIに任せる部分と人が確認する部分を最初に分けたうえで仕組みにしています。当社自身も社内の業務にAIを使い、月 約480時間の作業を減らし、月 約100万円（社員3名分×月給33万円で計算）の人件費を浮かせています。

当社のAI社員は、初期費用＋月5万円（保守・相談・メンテナンス無制限、契約12か月、税別、AIの利用料は実費）で、構築期間はジュニアで2週間程度、ミドルで1か月程度、最短2週間で稼働します。初期費用はヒアリング後にお見積もりします。これまで建設・設備、医療・介護、製造、教育、物流、食品、不動産、出版・印刷、人材、士業・会計の約90社からご相談をいただいてきました。「20例のうち、うちならどれから始めるべきか」という段階でもかまいません。月5万円のAI社員について、お気軽にご相談ください。