介護事業所でAIは何に使えるか——記録の下書き・家族への連絡・研修資料・問い合わせ対応から始める方法

介護事業所でAIが役立つのは「ケア」ではなく「書く・まとめる」事務

介護の仕事の中心は、利用者に直接向き合うケアです。ここはAIが代わるものではありません。一方で、介護事業所には、ケアの前後に「書く・まとめる・伝える」事務が大量にあります。AIが得意なのは、まさにこの部分です。

大切なのは、AIに「判断」ではなく「下書き」を任せることです。記録も連絡も、最後は職員が確認して自分の言葉として残す形にすれば、事務の時間を減らしながら、内容の責任は事業所が持てます。

介護記録：短いメモや音声から下書きし、言い回しをそろえる

介護記録は、職員の負担が大きく、書き方の差も出やすい仕事です。AIを使うと、次のような流れにできます。

1. 職員が短く残す：ケアの合間に、要点だけをメモか音声で残す（例：「昼食8割、むせ込みなし。午後から少し元気がなく、居室で休まれた」）
2. AIが下書きする：事業所で決めた書き方（時刻、状態、対応、その後の様子など）に沿って、記録の文章に整える
3. 職員が確認する：事実と違う部分、足りない部分を直して記録として残す

AIに事業所の書き方の例を渡しておくと、職員による言い回しの差が小さくなります。「様子を見る」ではなく「〇時に再度確認し、変化なし」のように、あいまいな表現を具体的にするよう指示することもできます。

ケアプランや各種計画書の下書きにAIを使うご相談もいただきますが、その内容は専門職の判断そのものです。AIは材料の整理までにとどめ、内容はケアマネジャーなどの専門職が決める形をおすすめします。

ご家族への連絡・利用の問い合わせ：文面の下書きで返信を早くする

ご家族への連絡や、利用を検討している方からの問い合わせも、AIで時間を減らしやすい業務です。

ご家族への連絡

近況報告、行事のお知らせ、持ち物のお願い、料金や手続きの案内など、ご家族への連絡は種類が多く、丁寧な文面が求められます。AIに事業所の連絡の型と伝えたい要点を渡すと、ていねいな文面の下書きをすぐに作れます。お一人おひとりの近況を伝える場合も、記録の要点から下書きを作り、職員が気持ちを込めて直す形にできます。

利用・見学の問い合わせ

「空きはありますか」「費用の目安は」「見学はできますか」といった問い合わせには、よくある質問と回答をまとめておき、AIが回答案を作って職員が確認して返す形が向いています。夜間や休日に届いた問い合わせにも、翌朝すぐ返信できるようになります。

費用や制度に関わる回答は、介護保険の仕組みや個々の状況によって変わることがあります。AIの回答案では一般的な説明にとどめ、個別の金額や判断は職員が確認して伝えるようにしてください。

研修資料とシフト：人が入れ替わっても回る仕組みをつくる

介護事業所では職員の入れ替わりがあるため、新しく入った人が早く仕事を覚えられる仕組みが欠かせません。AIは、今ある手順書や先輩のメモ、申し送りの記録から、研修資料と理解度を確かめる簡単なテストの下書きを作れます。「入浴介助の手順」「感染対策の基本」「記録の書き方」のように、テーマごとに短い資料を作っておけば、教える側の負担も減ります。

シフト作成もAIで負担を減らしやすい業務です。当社の導入事例では、介護（職員50名規模）の事務担当の方の毎月のシフト作成が、2日から半日になりました。職員の希望や資格、夜勤の回数などの条件を整理してAIに案を作らせ、管理者が調整する形です。詳しくは「介護事業所のシフト作成をAIで効率化する方法」で説明しています。

始める手順と注意点：個人情報の扱いを決めてから1業務で試す

介護事業所でAIを始めるときは、次の順番をおすすめします。

1. 負担の大きい事務を1つ選ぶ：記録、ご家族への連絡、問い合わせ対応、研修資料、シフトの中から、職員の残業や不満が多いものを選ぶ
2. 個人情報の扱いを決める：利用者の氏名や病歴などをAIに入れるかどうか、入れる場合はどのサービスを使い、誰が扱うかを決める
3. 型と例を用意する：記録の書き方、連絡文の例、よくある質問と回答など、AIに渡す手本をそろえる
4. 少人数で1か月試す：協力してくれる職員数名で使い、直した点や使いにくい点を記録する
5. 効果を確かめて広げる：かかった時間や職員の声を確かめ、ほかの業務や職員に広げる

利用者の健康状態や病歴などは、個人情報の中でも特に慎重な扱いが求められる情報です。入力した内容をAIの学習に使わない設定・契約のサービスを選ぶ、氏名を伏せて入力する、扱える職員を決めるといった対策を検討してください。法令やガイドラインの考え方は変わることがあるため、最新の情報は国の公式サイトなどで確認することをおすすめします。

当社が提供する「AI社員」では、事業所で今お使いの記録の様式や連絡の方法に合わせて、下書きを作る仕組みを組み立てます。料金は初期費用＋月5万円で、初期費用はヒアリング後にお見積もりします。構築期間は内容によりますが、最短2週間で稼働できます。

職員にAIを受け入れてもらうための伝え方

介護事業所でAIを使い始めるとき、技術よりも難しいのが職員の受け止め方です。「AIに記録を任せたら手を抜いていると思われないか」「機械が苦手で使いこなせない」といった不安の声が出ることは珍しくありません。

当社では、次のような伝え方をおすすめしています。

1. 目的を「利用者と向き合う時間を増やすため」と伝える：人を減らすためではなく、記録や連絡に追われる時間を減らすための道具だと最初に伝える
2. 職員の仕事は「確認して直す」ことだと示す：AIは下書きを作るだけで、記録の責任は今までどおり職員にあることをはっきりさせる
3. 使い方を1つに絞って見せる：「メモを入れると記録の形になる」のように、最初は1つの使い方だけを実際に見せる
4. 意見を聞く場を作る：使いにくい点や直してほしい点を集め、指示や手本を直していく

機械が苦手な職員でも、メモや音声を入れて、出てきた下書きを読んで直すだけなら、すぐに慣れることが多いです。最初は協力的な職員数名から始め、使っている様子を見てもらうと、周りにも自然に広がっていきます。