AI導入の費用対効果を計算するExcelシートを無料ダウンロード——削減時間・回収時期・12か月の累計が自動で出る

AI導入の費用対効果の計算シート（Excel）は、ここから無料でダウンロードできます

費用対効果とは、かけた費用に対して、どれだけの効果（得られるもの）があるかを表すものです。AI導入の場合、効果の中心は「人の作業時間が減ること」なので、減った時間を時給でお金に換算して、費用と比べます。

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シートは、黄色のセルに入力すると、緑のセルが自動で計算される作りになっています。

計算の考え方は「減る時間 × 時給 − 毎月の費用」

シートの中で行っている計算は、次の4つのステップです。式がわかっていれば、社内で説明するときにも自信を持って話せます。

1. 月に減る作業時間＝いまの作業時間 × AIで減る割合 − AIの結果を確認・修正する時間
2. 月の効果（金額）＝月に減る作業時間 × 時給
3. 月の差し引き効果＝月の効果 −（毎月の費用 ＋ AIの利用料）
4. 初期費用を回収できる時期＝初期費用 ÷ 月の差し引き効果（か月）

記入例の数字で計算すると、次のようになります。

この例では、毎月の費用を払っても、月に35,000円分の効果が残る計算になります。初期費用を入れると、それを何か月で回収できるかが表示されます。

入れる数字の決め方——作業時間・減る割合・時給

計算そのものは簡単ですが、結果を左右するのは入れる数字です。それぞれ、次のように決めると現実に近い数字になります。

「AIで減る割合」の目安として、当社が実際にお手伝いした例を紹介します。

• 製造業（従業員30名規模）事務担当：受注書入力 1日2時間 → 15分
• 不動産（従業員15名規模）問い合わせ担当：初回返信 半日 → 10分
• 介護（職員50名規模）事務担当：毎月のシフト作成 2日 → 半日

業務の中身によって大きく変わるため、ここから自社の業務に近いものを参考にして、控えめの数字で計算することをおすすめします。

結果の読み方——「月の差し引き効果」がマイナスのときは

計算した結果は、次のように読みます。

• 月の差し引き効果がプラス：毎月の費用より効果が大きい状態です。初期費用を回収できる時期を見て、許容できる期間かを判断します
• 月の差し引き効果がマイナス：いまの前提では、毎月の費用の方が大きい状態です。シートでは赤字で表示され、回収できる時期は「回収できません」と表示されます

マイナスになった場合でも、すぐにあきらめる必要はありません。次のような見直しを検討してください。

1. 対象の業務を増やす：1つの業務だけでは小さくても、似た業務をまとめて任せると効果が大きくなります
2. もっと時間がかかっている業務を選ぶ：業務棚卸しシートで、作業時間が長い業務を探し直します
3. 数字以外の効果も考える：ミスの減少、残業の削減、担当者が休んでも業務が止まらないことなど、金額にしにくい効果もあります

計算した数字は、稟議書テンプレートにそのまま写せる

計算シートの結果は、社内でAI導入を提案するときの根拠になります。同じコラムで配布している「AI導入の稟議書テンプレート（Word）」は、3章〜5章にこのシートの結果をそのまま写せるように作っています。

計算シートを使うときの注意点と、ご相談について

このシートの計算結果は目安です。実際の効果は、業務の中身、AIの使い方、社員の慣れによって変わります。次の点に注意してください。

• 最初の1〜2か月は効果が小さく出やすい：使い方に慣れるまでは、確認や手直しに時間がかかります
• AIの利用料は使った量で変わる：処理する書類やメールの量が増えると、利用料も増えます
• 試行期間で実際の数字を測る：見込みの数字で判断したら、試行中に実際の作業時間を記録して、計算し直してください

当社は、中小企業の業務にAIを組み込む「AI社員」を、月5万円（税別、保守・相談・メンテナンス込み。初期費用はヒアリング後にお見積もり。AIの利用料は実費）で提供しています。計算シートの「毎月の費用」の記入例は、この月額を入れています。ご相談では、対象業務の作業時間をうかがいながら、効果の見込みを一緒に計算することもできます。