AIで事務職はなくなる？——AIに任せられる事務・人に残る事務の一覧と、会社が今やること

AIで事務職はなくなる？——なくなるのは「作業」で、確認・判断・調整は人に残る

「AIで事務職はなくなるのか」という問いには、事務職という仕事がまるごと消えるのではなく、事務の中の一部の作業がAIに置き換わっていく、と答えるのが実態に近いと当社は考えています。将来どこまで進むかは誰にも言い切れませんが、少なくとも今のAIができることと、できないことははっきりしています。

事務の仕事は、大きく3つの層に分けると考えやすくなります。

AI（ここでは、文章や書類を読み取って内容を理解し、下書きや入力をこなす仕組み）は、決まった手順をくり返す作業が得意です。一方で、「この取引先はいつも締め日がずれる」「この請求は社長に一言確認してから」といった、社内の事情や人間関係をふまえた判断は苦手です。間違えたときに誰が責任を持つかという問題もあります。

そのため、AIを入れた会社で起きやすいのは「事務担当がいなくなる」ことよりも、事務担当の1日の中身が、打ち込み中心から確認と調整中心に変わることです。どの作業が置き換わりやすいかは、次の章の一覧表で確認してください。

AIに任せられる事務・人に残る事務の一覧——作業別14項目の任せやすさ

中小企業の事務担当者がよく受け持っている作業を14項目に分け、AIへの任せやすさを〇△×で示しました。〇は「AIに任せて、人は確認だけ」、△は「AIが下準備し、人が仕上げる」、×は「人が中心で、AIは補助にとどまる」の目安です。会社の業務のやり方によって変わるので、自社に当てはめて読み替えてください。

表を見ると、AIに任せやすいのは書類やデータを読んで、決まった形に写す・数える・書く作業で、人に残るのは確かめる・決める・人と話す仕事だとわかります。同じ「請求書」でも、発行は〇、支払いの承認は人、というように、1つの業務の中に〇と×が混ざっている点に注意してください。

自社の事務担当の業務を仕分ける5つの手順とチェックリスト

一覧表は一般的な目安です。実際にどの作業をAIに任せられるかは、会社ごとの書類の形や件数で変わります。次の5つの手順で、自社の事務担当の業務を仕分けてみてください。所要時間は、事務担当者と経営者または管理職で1〜2時間ほどです。

1. 1週間分の仕事を書き出す：事務担当者に、1週間に行った作業を「何を・何件・何分」で書き出してもらいます。月末だけの作業（請求書の発行など）は、月にかかる時間を別に書きます
2. 作業を「入力・集計・文書・確認・調整・応対」に分ける：書き出した作業に、どの種類かを1つずつ付けます
3. 〇△×を付ける：前の章の一覧表を参考に、AIへの任せやすさを付けます。迷ったら△にしておきます
4. 〇と△の中から、時間が長い順に並べる：件数が多く、時間がかかっている作業ほど、AIに任せたときの効果が大きくなります
5. 最初の1つを選ぶ：上位の中から、間違えても社内で気づける作業を1つ選びます。お金の支払いに直接つながる作業は、2つ目以降に回すと安心です

チェックが多くついた作業ほど、AIに任せやすい作業です。反対に、手順が人によって違う作業や、元の書類が毎回ばらばらな作業は、先にやり方をそろえてからのほうがうまくいきます。事務担当者が1人で抱えている会社では、本人が休んだときに誰も代われない作業を優先するのも一つの考え方です。

AIを入れたあと事務担当者に任せる新しい役割の例

AIに作業を任せると、事務担当者の時間が空きます。この時間の使い道を決めておかないと、細かな雑用に吸い込まれて「楽になったはずなのに何も変わらない」ということになりがちです。AIを入れたあとに事務担当者に任せやすい役割には、次のようなものがあります。

中でも、最初に任せたいのがAIの出力の確認役です。AIは件数をこなすのは得意ですが、「この取引先の注文書はいつも単位が違う」といった癖には気づけません。その作業を何年も続けてきた事務担当者が確認役になると、AIの間違いが早く見つかり、AIへの指示の直し方も具体的になります。

空いた時間の振り向け先の決め方はAIで浮いた時間は何に使うべきかでくわしく説明しています。

AIを入れたら事務員を減らすべき？——人数より先に「仕事の中身」を決める

「AIを入れたら、事務担当者を減らせるのではないか」と考える経営者の方もいます。ただ、10〜50名規模の会社では、事務担当者は1〜3名で、入力・経理・総務・電話応対などを兼ねていることがほとんどです。一部の作業がAIに置き換わっても、確認・例外対応・調整・応対の仕事は残るため、すぐに人数を減らせるとは限りません。

むしろ、中小企業でよく聞くのは次のような悩みです。

• 事務担当者が忙しく、残業が続いている
• 事務担当者が1人しかおらず、休むと仕事が止まる
• 人を増やしたいが、募集してもなかなか採れない
• 社長や管理職が、夜に事務作業を引き取っている

こうした会社では、AIは「人を減らす道具」というより、今いる人で回し続けるための道具として役に立ちます。人を1人雇う場合とAIに任せる場合の費用や向いている仕事の違いは、社員を1人雇うのとAIに任せるのはどちらがよいかで比べています。

事務担当者への伝え方は「作業が減る・役割が変わる」を具体的に

事務担当者本人にとって、「AIを入れる」という話は「自分の仕事がなくなる」という不安につながりやすいものです。伝えるときは、次の3点を具体的に話すと、不安がやわらぎます。

1. AIに任せるのは「どの作業か」（例：注文書の打ち込み）
2. 本人には「どんな役割をお願いしたいか」（例：AIの入力の確認と、例外の注文の対応）
3. 雇用や評価について、会社がどう考えているか

また、AIに任せる作業を選ぶときに、本人に加わってもらうことも大切です。作業を一番知っている人が設計に関わると、AIの精度も上がり、本人も「やらされている」と感じにくくなります。社員への説明の順番や、よく出る質問への答え方はAI導入を社員にどう説明すればよいかにまとめています。

会社が今やること——事務の作業を1つ選び、AIと事務担当者の分担を決めて始める

AIで事務の仕事が変わるのを待つ必要はありません。会社が今やることは、次の3つです。

1. 事務担当の業務を仕分ける：3章の手順で、作業を書き出して〇△×を付けます
2. 最初の1つをAIに任せる：件数が多く、手順が決まっていて、間違いに気づける作業を選びます
3. 事務担当者の新しい役割を決める：確認役・例外対応など、空いた時間で何をしてほしいかを伝えます

当社の導入事例でも、事務担当者がいなくなったのではなく、作業の時間が減って確認や調整に時間を使えるようになった、という形が中心です。

どちらの事例も、AIが作業を受け持ち、事務担当者が最後に確かめて仕上げる分担です。AIは外の変化（書類の形が変わる、使っているシステムが更新されるなど）で動きが変わることもあるため、事務担当者が気づいたことをすぐに伝えられる体制にしておくと、安心して任せ続けられます。

当社の「AI社員」は、こうした事務の作業をAIに任せる仕組みを業務に合わせて作り、月5万円の運用費で、止まったときの修正や精度の改善、相談まで引き受けるサービスです。最短2週間で動き始めます。「うちの事務担当のどの作業から任せればよいか」を一緒に整理したい方は、月5万円のAI社員のページからお気軽にご相談ください。初期費用はヒアリング後にお見積もりします。