AIで業務効率化するには？——事務・経理・営業・採用・問い合わせ対応の部門別事例と、効果が出やすい業務の見分け方

AIによる業務効率化は「読む・まとめる・下書きする・入力する」作業から始める

AIで業務効率化できる作業は、部門が違っても、おおむね次の4つの型に分けられます。AIは文章や書類の中身を読み取り、意味をつかんで、決まった形に整えるのが得意だからです。

反対に、「何をするか自体を決める」「お客様との関係を考えて判断する」といった仕事は、AIだけに任せるのには向きません。AIは渡された情報をもとに案を出すことはできますが、会社としての判断の責任は人が持つ必要があるからです。

そのため、AIによる業務効率化は「人の仕事をまるごとAIに置き換える」よりも、1つの業務の中の、手を動かしている時間をAIに任せ、人は確認と判断に集中するという考え方で進めると、うまくいきやすくなります。

AI業務効率化の部門別事例：事務・経理・営業・採用・問い合わせ対応でできること

ここでは、中小企業でよくある部門ごとに、AIに任せやすい作業の例を整理します。表に挙げているのは、たとえばこのような使い方があります、という一般的な例です。自社の業務に近いものから見てください。

表を見ると、どの部門でも「AIがやること」と「人がやること」がはっきり分かれているのがわかります。AIが受け持つのは、件数が多く、毎回似た形でくり返す作業です。人が受け持つのは、お金や約束、人の評価にかかわる最終判断です。

部門をまたぐ業務にも使える

実際の業務は、1つの部門で終わらないことも多くあります。たとえば「問い合わせを受ける（問い合わせ対応）→見積を作る（営業）→受注を入力する（事務）→請求書を出す（経理）」という流れです。AIは、この流れの中で情報を次の担当へ渡す部分、たとえば問い合わせの内容から見積に必要な項目を抜き出して営業に渡す、といった使い方もできます。部門ごとの効率化に慣れてきたら、こうした「つなぎ目」の作業も候補になります。

経営者自身の業務にも使える

部門の担当者だけでなく、経営者自身の仕事にもAIで効率化できる作業があります。たとえば、各部門から上がってくる日報や報告をAIに要約させ、気になる変化だけを知らせてもらう使い方です。売上や粗利の数字を集計し、前月との違いにコメントの案を付けてもらえば、経営会議の準備にかかる時間も短くできます。また、取引先との打ち合わせの録音から決定事項と宿題を整理させれば、指示の出し忘れも防ぎやすくなります。経営者が自分で使ってみて手ごたえを感じると、社内に広げるときの説明もしやすくなるという利点もあります。

当社の導入事例：受注書の入力・問い合わせの初回返信・シフト作成

ここからは、当社がAI社員として実際に支援した事例を紹介します。いずれも10〜50名規模の会社で、特定の担当者に作業が集中していた業務です。

製造業：受注書の入力を「確認するだけ」に

取引先ごとに形の違う受注書を、事務担当が1枚ずつ読んで入力していた業務です。AIが受注書から取引先名・品番・数量・納期を読み取って入力の形にそろえ、担当者は読み取りに自信がない項目だけを確かめる流れにしました。1日2時間かかっていた作業が15分になっています。

不動産：問い合わせへの最初の返信を速く

物件への問い合わせに、担当者が手の空いたときに返信していたため、返信までに半日かかることがありました。AIが問い合わせの内容を読み、物件情報をもとに返信の下書きを作る形にしたことで、初回の返信が10分ほどでできるようになりました。

介護：毎月のシフト作成の時間を短く

職員の希望休や資格、人員の決まりを見ながら、事務担当が毎月2日かけて作っていたシフトです。AIが条件をもとにシフトの案を作り、担当者は調整が必要なところだけを直す形にして、半日で終わるようになりました。

また、当社自身も社内の業務にAIを使っており、削減した時間は月 約480時間、浮いた人件費は月 約100万円（社員3名分×月給33万円で計算）になっています。3つの事例と当社の例に共通するのは、件数が多く、毎回似た形でくり返す作業を選んだことと、最終確認は人が行う形を残したことの2点です。

AIで効果が出やすい業務の見分け方：5つの質問でチェックする

事例を見て「うちでも使えそうだ」と思っても、どの業務から手を付けるかで結果は大きく変わります。効果が出やすい業務かどうかは、次の5つの質問で見分けられます。

当てはまる数が多いほど、AIに任せたときの効果が出やすく、失敗もしにくい業務です。特に、1つ目から4つ目までがそろっている業務は、最初の1業務の候補になります。5つ目は効果の大きさというより、「その人が休んでも業務が止まらない」という、会社にとっての安心につながる点です。

効果が出にくい業務の特徴

反対に、次のような業務は、AIを入れても効果が出にくいか、先に準備が必要です。

1. 件数が少ない：月に数回しか発生しない作業は、仕組みを作る手間に対して減る時間が小さくなります
2. 正解が人によって違う：担当者ごとにやり方がばらばらで、社内で「正しい処理」が決まっていない業務は、先にやり方をそろえる必要があります
3. 入力元がそろっていない：必要な情報が担当者の頭の中にしかない、紙があちこちに散らばっている、といった状態では、AIが読む材料がありません
4. 間違いが直接お客様に届く：人の確認をはさめない形で、そのまま外に出る作業は、確認の工程を作ってから任せます

AIで業務効率化を進める手順：最初の1業務から部門をまたいで広げる

部門別の事例と見分け方がわかったら、次の手順で進めます。最初から全部門で一度に始めるより、1業務で効果を確かめてから広げるほうが、社内の理解も得やすくなります。

1. 部門ごとに候補を3つずつ書き出す：上の表を参考に、各部門の担当者に「毎日・毎週くり返していて時間がかかる作業」を挙げてもらいます
2. 5つの質問で絞り込み、最初の1業務を決める：当てはまる数が多く、効果を数字で確かめやすい業務を1つ選びます
3. 今の作業時間を記録する：1回あたりの時間と月の件数を、1〜2週間ほど記録しておきます。導入後と比べるための基準になります
4. AIと人の分担を決めて試す：AIに任せる作業と、人が確認する場面を決めて、小さく試します
5. 数字で比べ、次の業務に広げる：記録した時間と比べて効果を確かめ、同じ型の作業がある別の部門に広げます

5つ目の「広げる」段階では、1つ目の業務と同じ型の作業を選ぶのがコツです。たとえば、受注書の読み取りがうまくいったなら、同じ「読む」型の領収書や請求書の処理へ、というように広げると、仕組みや確認のやり方を使い回せます。

導入期間と費用の目安

当社のAI社員の場合、構築期間は業務の大きさによって、ジュニアで2週間程度、ミドルで1か月程度が目安で、最短2週間で稼働できます。料金は初期費用＋月5万円で、月額には保守・相談・メンテナンスが無制限で含まれます（契約12か月・税別、AIの利用料は実費）。初期費用はヒアリング後にお見積もりします。

当社にはこれまで、建設・設備、医療・介護、製造、教育、物流、食品、不動産、出版・印刷、人材、士業・会計の約90社からご相談をいただいています。「どの部門のどの業務から始めればよいかわからない」という段階からでもかまいません。業務の流れを伺い、効果が出やすい業務の候補と、AIと人の分担の案をご提案しますので、お気軽にご相談ください。