議事録の書き方とテンプレート（Word）無料ダウンロード——決定事項と宿題が伝わる型・記入例とAI用の指示文つき

議事録のテンプレート（Word・記入例つき）は、ここから無料でダウンロードできます

議事録（ぎじろく）とは、会議で話し合ったことと決まったことを記録し、参加した人・参加できなかった人に共有するための書類です。あとで「言った・言わない」にならないための証拠にもなり、次の会議で前回の続きから話すための土台にもなります。

このテンプレートは、中小企業の社内会議や打ち合わせで、議事録係になった人がすぐに使えることを想定して作りました。会員登録やメールアドレスの入力は必要ありません。

ファイルの中身は次のとおりです。

2ページ目は、Wordでページごと複製すれば、何回分でも使えます。社内で共有フォルダに置いておき、議事録係が変わっても同じ形で書けるようにしておくと、読む側も慣れて早く読めるようになります。

議事録の書き方の基本は「会議に出ていない人が読んでもわかる」こと——守りたい5つのルール

議事録には、話した言葉をそのまま残す「発言録」と、話の要点と結論だけをまとめる「要点録」の2つの書き方があります。中小企業の社内会議や打ち合わせであれば、ほとんどの場合は要点録で十分です。

要点録を書くときに守りたいのは、次の5つのルールです。

1. 決まったことと宿題を必ず書く：読む人がいちばん知りたいのは、話し合いの経過よりも「結局どうなったか」と「自分は何をすればよいか」です
2. 宿題には「担当」と「期限」を入れる：「資料を準備する」だけでは、だれもやらないまま次の会議を迎えがちです。「山本さんが11月9日までに」と書いて、初めて仕事として動き出します
3. 事実と意見を分ける：「残業で対応できる」（事実の報告）と「対応した方がよい」（意見）を混ぜると、何が決まったのかがわからなくなります
4. あいまいな言葉で終わらせない：「検討する」「様子を見る」「前向きに考える」は、決定事項ではありません。だれがいつまでに検討するのかを決めて、宿題として書きます
5. 短い文で、だ・である調にする：1文は短くし、箇条書きを中心にします。「〜と考えられるのではないかという意見が出た」より「〜という意見が出た」の方が早く読めます

テンプレートの項目ごとの書き方と、よくある失敗

テンプレートの型は、上から「基本情報 → 会議の目的 → 議題ごとの要点 → 決定事項 → 宿題 → 次回予定・共有先」の順に並んでいます。会議の流れと同じ順番なので、書く人は迷わず埋められ、読む人は決定事項と宿題の表だけを拾い読みすることもできます。

「決定事項」と「宿題」は、書き方で伝わり方が大きく変わる

テンプレートの記入例（3ページ目）から、書き方の違いを比べてみます。

右側のように、「何を」「だれが」「いつまでに」がそろっていれば、会議に出ていない人でも次に何が起きるかがわかります。欠席した人への連絡も、宿題の1つとして書いておくと漏れません。

会議の種類に合わせて、項目を足したり減らしたりする

テンプレートの型は、社内の定例会議を基本にしています。会議の種類によっては、次のように項目を足したり減らしたりすると使いやすくなります。

大事なのは、会社の中で型をそろえることです。議事録係によって形が違うと、読む人は毎回どこに何が書いてあるかを探すことになります。まずは1つの会議でこのテンプレートを使い始め、使いにくいところだけ自社に合わせて直していくのがおすすめです。

無料のAIでも議事録の下書きは作れる——指示文をコピーして文字起こしと一緒に渡す

会議を録音して文字に起こした文章（文字起こし）があれば、ChatGPTなどの文章作成AIに議事録の下書きを作らせることができます。無料で使えるサービスでも、文字起こしをもとに要点をまとめることはできます。テンプレートの4ページ目にある指示文を使う手順は次のとおりです。

1. 会議を録音する：参加者に録音することを伝え、了承をもらってから録音します。社外の人がいる場合は特に必要です
2. 録音を文字に起こす：文字起こしのサービスやアプリで、録音を文章にします
3. 指示文の【 】を書き換える：会議名・日時・参加者などを入れます。参加者の名前を入れておくと、AIが名前を正しく書きやすくなります
4. 指示文と文字起こしをAIに渡す：指示文をすべてコピーし、最後に文字起こしを貼り付けて送ります
5. 記録者が確認して直す：数字・日付・名前・決定事項を、自分のメモや記憶と照らし合わせて確認してから配ります

指示文には、議事録の書き方のルールをそのまま書き込んであります。たとえば「担当や期限が話されていないときは『（未定）』と書き、推測で埋めない」「最後に『確認が必要な点』を挙げる」という決まりがあるので、AIが話していないことを書き足したり、あいまいな部分を見落としたりするのを防げます。

録音のコツや、文字起こしの精度を上げる方法、無料の文字起こしツールを仕事で使うときの注意点は、別の記事でくわしく説明しています。

指示文を使った方法は、毎回「録音を文字に起こす → AIに貼り付ける → 確認する」を人が手で行う形です。会議が多い会社では、録音から議事録の下書き、参加者への共有、宿題の管理までを仕組みとしてつなげると、手作業そのものが減ります。その手順は次の記事で説明しています。

議事録を配る前のチェックリストと、ご相談について

当社は、中小企業の業務にAIを組み込む「AI社員」を、月5万円（初期費用はヒアリング後にお見積もり）で提供しています。議事録であれば、会議の録音から議事録の下書きを作り、決まったことと宿題を担当者に届けるところまでを、御社の会議のやり方に合わせて仕組みにすることができます。「議事録の型を社内で統一したい」「毎週の議事録づくりの時間を減らしたい」という段階でも、お気軽にご相談ください。