プロンプトとは？——AIへの指示文に入れる5つの要素と、社内で使い回せる型のつくり方

プロンプトとは、AIに作業を頼むときの「指示書」

プロンプトは英語の prompt で、もともとは「促すもの」「きっかけ」という意味です。生成AIの分野では、人がAIに入力する質問や依頼の文章のことを指します。チャットの入力欄に「この文章を要約して」と書けば、それがプロンプトです。

プロンプトは、新しく入ったばかりの優秀なアルバイトに渡す指示書に似ています。その人は文章を書くのも調べものをまとめるのも得意ですが、あなたの会社のことも、お客様のことも、その仕事を何のためにするのかも知りません。「いい感じにメールを書いておいて」とだけ伝えれば、当たり障りのないメールが出てくるのは当然です。反対に、誰に・何のために・どんな形で・何に気をつけて、を伝えれば、期待に近いものが返ってきます。

なお、生成AIそのものの仕組みについては「生成AIとは」の記事で、社内の資料をもとに答えさせる仕組みについては「RAGとは」の記事で説明しています。この記事では、AIへの指示の書き方に絞って説明します。

よい指示に入れる5つの要素：目的・前提・材料・出力の形・条件

よいプロンプトには、決まった書き方があるわけではありません。ただ、業務で使う指示には、次の5つの要素を入れておくと、答えの質が安定します。

5つすべてを毎回くわしく書く必要はありません。簡単な作業なら、目的と出力の形だけで十分なこともあります。ただ、答えが期待と違ったときは、この5つのどれが足りなかったかを見直すと、直す場所が見つけやすくなります。

特に効果が大きいのは「材料」と「条件」

AIは、渡された材料がなければ一般論で埋めようとします。自社の商品の特徴、過去のやり取り、社内のルールなど、AIが知らない情報は指示の中で渡してください。また、「わからないことは推測せず、わからないと書いてください」という条件を入れておくと、もっともらしい作り話を減らせます。

悪い指示と良い指示の比べ方

同じ作業でも、指示の書き方によって結果は大きく変わります。業務でよくある3つの場面で、悪い例と良い例を比べてみます。

悪い例に共通しているのは、頼んだ人の頭の中にある情報が、指示に書かれていないことです。人に頼むときなら自然に伝えている「何のために」「どんな形で」「何に気をつけて」を、AIにも同じように伝えるのがコツです。

業務でのプロンプトの使い方：下書きを作らせ、人が確認する

10〜50名規模の会社でプロンプトを業務に使うなら、AIに「下書き」を作らせ、人が確認して仕上げる形が基本です。向いている作業と、注意したい点を整理します。

プロンプトで頼みやすい作業

• 文章の下書き：お客様への返信、お知らせ文、提案書の文章、求人票など
• 要約と整理：会議メモを議事録にまとめる、長いメールの要点を抜き出す、日報を週のまとめにする
• 書き直し：社内向けの文章をお客様向けのていねいな言葉に直す、専門的な説明をやさしい言葉にする
• アイデア出し：チラシの見出し案、研修のテーマ案、質問への想定問答など
• チェック：文章の誤字や言い回しの不自然さ、抜けている項目がないかを確かめる

使うときに気をつけたいこと

• 数字・日付・固有名詞は人が確かめる：AIは数字を間違えたり、それらしい名前を作ったりすることがある
• 個人情報や社外秘の情報の扱いを決めておく：入力したデータが学習に使われない法人向けのサービスや設定を選ぶ。何を入力してよいかを社内で決めておく
• お客様に出すものはそのまま送らない：必ず担当者が読んでから送る

当社がAI社員を構築するときも、AIの出力をそのまま使うのではなく、人が確認する形を基本にしています。導入事例では、不動産会社（従業員15名規模）の問い合わせ担当の方の初回返信までの時間が、半日から10分になりました。

うまくいった指示は、社内で使い回せる型（テンプレート）にする

プロンプトを書くのが上手な人とそうでない人がいると、同じAIを使っても結果に差が出ます。この差をなくすには、うまくいった指示を、誰でも使える型（テンプレート）にして社内で共有するのが効果的です。テンプレートとは、決まった部分はそのままにして、毎回変わる部分だけを書き換えて使うひな形のことです。

テンプレートの例：問い合わせへの返信

「あなたは【会社名】の【担当】です。以下のお客様からの問い合わせに対して、【返信の目的】ための返信メールを書いてください。件名と本文に分け、本文は【文字数】以内にしてください。金額・日付・在庫の有無は書かず、確認してから連絡すると伝えてください。わからないことは推測せず、【要確認】と書いてください。問い合わせの本文：【ここに貼る】」

【】の部分だけを書き換えれば、誰が使ってもおおむね同じ質の下書きが作れます。

テンプレートをつくる手順

1. よく繰り返す作業を選ぶ：毎週・毎日のように発生する文章作成や要約の作業から始める
2. うまくいった指示を集める：社内で実際に使って結果がよかった指示を持ち寄る
3. 変わる部分と変わらない部分に分ける：毎回変わる部分を【】にして、書き換える場所をはっきりさせる
4. 確認する点を添える：そのテンプレートの出力で、人が必ず確認する点を一緒に書いておく
5. 置き場所を決めて共有する：共有フォルダなど、全員がすぐ開ける場所にまとめる
6. 使いながら直す：うまくいかなかった例が出たら、テンプレートを書き直して版を更新する

プロンプトの工夫だけでは足りない場面には、仕組みづくりが必要

プロンプトの書き方を工夫すれば、AIの答えはかなり良くなります。しかし、指示の工夫だけでは解決できない場面もあります。

こうした場面では、プロンプトは仕組みの中の一部品になります。よい指示文を書くことに加えて、データの受け渡しや、業務の流れへの組み込みを作る必要があり、ここは作れる人がいない会社では外部に頼む部分になります。

当社のAI社員は、こうした指示文の設計から、社内の資料やほかのシステムとのつなぎ込みまでをまとめて構築します。たとえば製造業（従業員30名規模）の事務作業では、受注書の入力にかかっていた時間が1日2時間から15分になりました。費用は初期費用＋月5万円で、初期費用はヒアリング後にお見積もりします。月額には保守・相談・メンテナンスが無制限で含まれているため、使いながら指示文や仕組みを直していくことができます。