仕事で使えるプロンプト集（Excel）を無料ダウンロード——部署別48例のテンプレートと、入力してはいけない情報

部署別のプロンプト集（Excel）は、ここから無料でダウンロードできます

プロンプトとは、AIに仕事を頼むときに入力する指示文のことです。このファイルには、中小企業の毎日の仕事でそのまま使えるプロンプトを48例入れました。会員登録やメールアドレスの入力は必要ありません。

「プロンプト集」シートには、1つのプロンプトにつき次の6つの項目を並べています。

部署ごとの数は、どの部署も8例ずつです。「管理職・全員」には、要約・文章の校正・会議の議題づくりなど、部署を問わず使えるものを集めました。

部署ごとの代表的なプロンプトの例——ファイルを開かなくても、こんな頼み方ができる

ファイルの中から、部署ごとに1つずつ、よく使われる場面のプロンプトを紹介します。【 】の部分は、自分の情報に書き換えるところです。

どの例にも共通しているのは、「何を作るか」「どんな形で出してほしいか」「やってはいけないこと」の3つが書かれている点です。とくに「メモにないことは書かない」「わからない点は【要確認】と書く」という一文は、AIが事実をつくってしまうのを防ぐために、多くのプロンプトに入れています。

使い方は3ステップ：コピーして、【 】を書き換えて、答えを人が確かめる

プロンプト集は、次の3ステップで使います。初めてAIを使う人でも、5分ほどで1つ目の答えが出せます。

1. 使いたいプロンプトを探してコピーする：「プロンプト集」シートの部署の▼で自分の部署に絞りこみ、「場面」の列から、いまやりたい仕事に近いものを選びます。「プロンプト本文」のセルをコピーします
2. 【 】の部分を書き換えて、AIに貼り付ける：AIの入力欄に貼り付け、青い【 】の部分を自分の会社の情報に書き換えます。【 】の中の「例：」は書き方の見本なので、消して書き直してください。書き換える前に、隣の列の「入力してはいけない情報の注意」を読みます
3. 答えを「出力の確認ポイント」で確かめてから使う：AIの答えは下書きです。日付・金額・名前・約束の中身など、確認ポイントに書いたことを人が確かめてから使います

1回で思いどおりの答えが出なくても大丈夫です。「もう少し短く」「表にして」「敬語をやわらかく」のように、続けて注文を付ければ直してくれます。

プロンプトの書き方そのものを知りたい場合

このページのプロンプト集は、すぐに使える例文の集まりです。一方、「なぜこの書き方だとうまくいくのか」「自分でいちから指示文を書くには何を入れればよいか」という書き方の考え方は、別の記事で説明しています。例文を自分の仕事に合わせて作り変えたくなったら、あわせて読んでみてください。

AIに入力してはいけない情報と、答えを使う前の確認ポイント

プロンプト集を使うときにいちばん気をつけたいのは、AIに入れる情報です。AIのサービスによっては、入力した内容が外部のサーバーに送られたり、設定によってはAIの学習に使われたりする場合があります。ファイルでは、プロンプトごとに注意を書いていますが、共通するのは次の情報です。

名前は「A社」「Bさん」のように置き換え、金額は【 】のまま下書きを作り、送る直前に人が書き入れるのが基本です。そもそも、どのAIにどこまでの情報を入れてよいかは、会社ごとにルールを決めておく必要があります。ルールがまだない場合は、プロンプト集を配る前に決めておくことをおすすめします。

次に、AIの答えを使う前に確かめることです。AIは、もっともらしい文章を作るのが得意な一方で、事実や数字を間違えることがあります。ファイルの「出力の確認ポイント」には、場面ごとに確かめることを書きましたが、多くは次の4つにまとまります。

法律や税、労務に関わる判断は、AIの答えで決めず、最新の公式情報や専門家に確かめてください。

配っただけで終わらせない——自社用のプロンプト集に育てる4つのコツ

プロンプト集は、社内に配っただけでは使われなくなりがちです。次の4つを意識すると、自社の仕事に合ったプロンプト集に育っていきます。

1. 最初は1つの部署・3つの場面にしぼる：48例を全部試す必要はありません。毎日・毎週くり返している仕事から3つ選び、1〜2週間使ってみます
2. うまくいった言い回しを書き足す：「自社の言い方」「よく使う文例」をプロンプトに足していくと、答えが自社らしくなります。Excelに行を足し、部署と場面を書いておけば、フィルタでそのまま探せます
3. 確認で直した所をメモしておく：毎回同じ所を直しているなら、その指示をプロンプトに足します。たとえば「結びは『よろしくお願いいたします』にする」と書いておけば、直す手間が減ります
4. 置き場所を1つに決める：共有フォルダなど、全員が見られる場所に1つだけ置き、古い版が出回らないようにします

とくに、お知らせ・依頼メール・報告書・お詫び文など、社外にも出る文書をAIで下書きする場合は、文例の集め方や、人が確認する範囲の線引きが大切です。文書づくりにしぼったコツは、別の記事でくわしく説明しています。

プロンプトをコピーする手間もなくしたいときは、業務の中にAIを組み込む

プロンプト集は、AIを試し始めるときにとても役に立ちます。ただ、使い続けていると、次のような手間が残ることがあります。

• 毎回、ファイルを開いてコピーし、【 】を書き換える手間がかかる
• 人によって使い方がばらばらで、答えの質がそろわない
• メールや注文書の中身を、手で貼り付けてAIに渡している

こうした手間は、プロンプトを業務の流れの中に組み込むことで減らせます。たとえば、問い合わせメールが届いたら、決まったプロンプトで自動的に返信の下書きを作り、担当者は確認して送るだけにする、という形です。当社がお手伝いした不動産会社（従業員15名規模）の問い合わせ担当の方の例では、初回の返信にかかっていた時間が半日から10分になりました。

当社は、中小企業の業務にAIを組み込む「AI社員」を、月5万円（初期費用はヒアリング後にお見積もり）で提供しています。これまでに約90社からご相談をいただきました。プロンプト集を試してみて「この仕事はもっと任せられそう」と感じたものがあれば、その場面を教えていただければ、どこまで自動にできるかを具体的にご提案します。