【今日のご相談】営業・マーケティング支援の会社：案件ごとに商材が変わる中で、問い合わせフォーム営業をAIで自動化したい

ご相談の内容：案件ごとに商材が変わる会社で、フォーム営業をAIで回せるか

ご相談いただいたのは、営業やマーケティングの支援を仕事にしている会社です。この会社では、案件（プロジェクト）ごとに、扱う商材も、営業をかける相手先も変わります。業種の詳しい内容は、ここでは伏せます。

フォーム営業とは、企業のWebサイトにある「お問い合わせ」の入力欄から、営業の連絡を送る方法です。メールアドレスが分からない会社にも連絡できる一方で、1社ずつフォームを探して、項目を入力して、送信する手間がかかります。この手間をAIで減らせないか、というのが出発点でした。

打ち合わせで伺った点は次のとおりです。

• フォーム営業をAIで自動化するツールの、機能と精度と費用対効果を確かめたい
• 案件ごとに商材や相手先が変わるため、同じ文面を大量に送る前提の仕組みが、自社に合うか心配
• 複数の担当者が、複数の案件を同時に動かすため、その管理ができるかも知りたい

AIでやりたいこと：フォームの検知と送信の自動化、複数人・複数案件での管理

ご相談の中で挙がった「AIでやりたいこと」は、次の2つです。

1. 問い合わせフォーム営業の自動化：相手先の会社のWebサイトから問い合わせフォームを見つけ、項目を入力して送るところまでをAIに任せたい。ただし案件ごとに商材と相手先が変わるため、大量送信を前提にした作り方が合うかを確かめたい
2. 複数人・複数案件での運用管理：何人かの担当者が、それぞれ別の案件でフォーム営業を動かすので、誰が・どの案件で・どこに送ったかを管理したい

フォーム営業で手間がかかる3つの作業

フォーム営業を手作業で行うと、1社ごとに次の3つの作業が発生します。AIで自動化したいのは、主にこの部分です。

「大量に送る」使い方と「案件ごとに送る」使い方の違い

フォーム営業の自動化には、大きく2つの使い方があります。先方が心配されていたのは、自社が後者に近いのに、前者を前提にした仕組みが合うのか、という点でした。

後者の場合、自動化の効果は「1案件あたり何件送るか」と「案件がどれくらいの頻度で発生するか」で決まります。この点が、次の章でお伝えする試算の考え方につながります。

当社の回答：検知と送信はできる。ただし検知は7〜8割、複数人の管理は条件つき

ご相談の内容に対する当社の判定は次のとおりです。

フォームは3段階で探し、AIの費用を抑える

当社のフォーム営業の仕組みでは、問い合わせフォームを次の3段階で探します。

1. よくあるページの場所を探す：問い合わせページによく使われるURLの形を当てはめて探す
2. ページの中のリンクをたどる：トップページなどのHTML（ページの中身の文字）から、問い合わせらしいリンクをたどる
3. それでも見つからなければAIがブラウザを操作する：人がサイトを見て探すのと同じように、AIが画面を見ながら探す

AIにブラウザを操作させる方法は、どんなサイトにも対応しやすい一方で、AIの利用料がかかります。そこで、費用のかからない1段階目・2段階目で見つかるものはそこで済ませ、AIは最後の手段にしています。この順番にすることで、見つける力と費用のバランスを取っています。

進め方の提案：月の送信件数を試算し、時給に直して効果を確かめてから試す

案件ごとに商材や相手先が変わる会社では、「とにかくたくさん送れる」ことが、そのまま効果になるとは限りません。そこで当社からは、試しに使うかどうかを決める前に、次の順で費用対効果を確かめることをご提案しました。

1. 月に送る件数を試算する：案件ごとに、月にどれくらいの会社へフォーム営業を送るかを見積もる
2. 手作業の時間を出す：1社あたり、フォームを探して入力して送るのに何分かかっているかを測り、月の合計時間を出す
3. 時給に直して比べる：その時間を担当者の時給に直し、自動化したときに減る額を出す。検知できない約2割は手作業が残る前提で計算する
4. 効果が見込めれば試してみる：試算の結果を見て、試しに使うかどうかを判断する

試算で見ておきたい3つの数字

費用対効果を判断するときは、送信件数だけでなく、次の3つの数字を並べて見ると判断しやすくなります。

この3つを時給に直して比べると、「自動化すると毎月どれだけ手間が減るのか」「手作業はどれだけ残るのか」が一目で分かります。試しに使ってみるかどうかは、その結果を見てから決めていただく形にしました。

複数人で使う場合に先に決めておくこと

当社のツールはパソコンの中で動く形のため、複数の担当者で使う場合は、人数分を配って、それぞれのパソコンで動かすことになります。送信の記録もパソコンごとに見る形です。案件ごとに分けて管理する機能は現時点ではないため、使い始める前に、どの担当者がどの案件を受け持つか、送信の記録をどこにまとめるかを決めておくと、同じ会社に重ねて送るといった行き違いを防ぎやすくなります。

同じ悩みを持つ会社へ：フォーム営業の自動化が合うかを確かめるチェックリスト

フォーム営業をAIで自動化したいと考えている会社は、ツールを選ぶ前に次の点を確かめてください。

フォーム営業の自動化は、送る件数が多く、相手に合った文面を用意できる会社ほど効果が出やすい取り組みです。一方で、検知できない会社や送れないフォームが一定数あるため、「すべて自動になる」とは考えず、人が対応する部分を残して計画するのが現実的です。営業リストの作り方については営業リスト作成をAIで効率化する方法と注意点、文面の作り分けについては営業メールをAIで作成・効率化する方法でも紹介しています。

自社の営業の流れに合うかを確かめたい場合は、AI社員の無料相談で、送信件数の試算から一緒に整理します。