【今日のご相談】食品メーカー：社内で使う生成AIを1つにそろえ、ふだんのメールや文書と連携させて使いこなしたい

ご相談の内容：一部の社員がばらばらにAIを使っていて、会社としてそろえたい

ご相談いただいたのは、食品を製造している会社です。社内のAI活用は、次のような状況でした。

• 数名の社員が、それぞれ対話型AIを使い、メールや文書の作業と組み合わせて仕事に役立てている
• 使い方は人によってばらばらで、会社として決めた使い方や、そろえたAIはまだない
• 社内では、メール・予定表・文書の共有に同じグループウェアを使っており、そこには生成AIの機能も組み込まれている

そこで会社としては、社内で使う生成AIを、ふだんのグループウェアに組み込まれたものにそろえたいと考えていました。すでに毎日使っている道具の中でAIが使えれば、新しいサービスに慣れる手間が少なく、メールや文書とのつながりも作りやすいからです。

研修を受けるのは20名前後の想定で、いくつかの研修を比べながら検討している段階でのご相談でした。

一部の社員が先に使い始め、会社のルールや道具があとから追いかける、という流れは、AIの導入ではよく見られます。早く使い始めた社員がいるのは良いことですが、そのままにしておくと、使い方が一部の人だけのものになったり、入力してよい情報の線引きがあいまいになったりしがちです。

AIでやりたいこと：AIをそろえて業務に広げ、画像・資料づくりや自動化まで使えるようにする

ご相談の中で挙がった「AIでやりたいこと」は、次の2点でした。

1. 社内のAIを1つにそろえ、グループウェアと連携した使い方を広げる：メールの下書き、文書の要約、予定の整理など、ふだんの業務の中でAIを使う人を増やしたい
2. 画像づくり・資料（スライド）づくり・簡単な自動化を、実際に使えるようになる：文章のやり取りだけでなく、資料や画像を作ったり、決まった作業を自動で回したりするところまで身につけたい

この2つを、身につける順番で整理すると次のようになります。

「AIをそろえる」ことと「使える人を増やす」ことは、別々の課題です。道具をそろえても、使い方が分からなければ広がりません。今回のご相談は、その両方を一度に進めたいという内容でした。

当社の回答：基礎編と応用編に分けた実習中心の研修で、両方とも目指せる

ご相談の内容に対する当社の判定は次のとおりです。

今回のご相談では、難しい（×）と判定するような項目は議事録上ありませんでした。

「説明を聞く研修」ではなく「手を動かす研修」にした

当社が組み立てたのは、基礎編と応用編に分けた研修です。短い時間で機能を一通り説明する形ではなく、実習の時間を大幅に増やした設計にしました。

理由は、AIの使い方は聞いただけでは身につきにくいからです。指示文の書き方ひとつをとっても、自分の業務の文書で試し、思った結果にならなかったときにどう直すかを経験して、はじめて使えるようになります。画像や資料づくり、自動化のプログラムはなおさらです。

進め方の提案：業務のヒアリングで題材を決め、基礎から応用へ段階的に

当社からは、次の流れで進めることをご提案しました。

1. 業務のヒアリング：ご契約後、部署ごとにどんな文書・資料・作業があるかを伺い、研修の題材を決める
2. 基礎編：AIへの頼み方の基本、グループウェアの中でのAIの使い方、文書を作りながらAIと一緒に直していく機能を、実際の業務の文書で練習する
3. 応用編：社内の資料を読み込ませて調べる使い方、自分専用のAIの設定、簡単な自動化のプログラムを、題材の業務で作ってみる
4. 補講：欠席した方には補講を行い、受講者全員が同じところまで進めるようにする

題材を自社の業務から選ぶことには、もう1つの意味があります。研修で作った指示文や自分専用のAIの設定は、研修が終わった次の日から、そのまま業務で使えるということです。研修の成果が「知識」ではなく「使える道具」として社内に残ります。

すでに別のAIを使っている社員への配慮

今回のように、一部の社員がすでに別の対話型AIを使っている場合、そろえる過程で「いまのやり方を変えたくない」という声が出ることがあります。先に使っている社員は、社内でいちばんAIに慣れている人たちでもあります。研修の題材づくりや、ほかの社員への教え役として関わってもらうと、移行が進みやすくなります。社内でAIを広める役割の決め方は社内でAIを広める推進担当の選び方で解説しています。

同じ悩みを持つ会社へ：社内のAIをそろえる前に決めておくこと

社員が個々にAIを使い始めている会社では、「会社として1つにそろえたい」というご相談が増えています。ふだん使っている業務ツールに組み込まれたAIにそろえるのは、慣れる手間が少なく、メールや文書とのつながりも作りやすい選び方です。

ただし、道具をそろえるだけでは使う人は増えません。そろえる前に、次の点を決めておくと移行がスムーズになります。

入力してよい情報の線引きは、AI利用規定・社内ルールの作り方を参考にしてください。社員が会社の決めていないAIを使うことのリスクは、シャドーAIのリスクと対策でまとめています。

当社では、研修でAIを使える人を増やすことと、AI社員として業務の仕組みを作ってお渡しすることの、両方をお受けしています。AI社員は初期費用＋月5万円で、作ったあとの保守や相談も含まれます。初期費用はヒアリング後にお見積もりします。社内のAIをどうそろえるか迷っている段階でも、お気軽にご相談ください。