【今日のご相談】消防設備点検（20名前後）：手書きの点検報告書とPC入力版の照合をAIでチェックしたい

ご相談の内容：点検報告書の照合を人の目で行っている

ご相談いただいたのは、建物の消防設備を点検し、報告書を作成している会社です。従業員は20名前後で、点検の現場と事務所の事務員が分担して報告書を仕上げています。

現在の流れは次のとおりです。

1. 現場の点検担当者が、紙の下書きに結果を書き込み、赤ペンで修正を入れる
2. 事務員が、その下書きを見ながら点検入力ソフトでPCに入力する
3. 下書きと入力版を人が見比べて、修正漏れや誤りがないかを確認する

困っているのは3つ目の照合です。

• 赤ペンの修正が入力版に反映されていない「修正漏れ」が起きる
• 点検した担当者の名前を取り違えるなど、細かい誤りが見つけにくい
• 確認は人の目に頼っているため、時間がかかり、担当者によって精度がばらつく

以前、別の生成AIサービスを半年ほど試したものの、点検入力ソフトとどうつなげればよいかが見えず、利用をやめた経緯もありました。その後、担当者の方が個人で生成AIを使ってチェックツールを試作し、一度は誤りを見つけられたものの、他のPCやスタッフに広げようとしたところで社内のセキュリティに引っかかり、止まってしまったそうです。

AIでやりたいこと：照合チェックと社内展開、費用感の把握

ご相談の中で挙がった「AIでやりたいこと」は次の3つです。

1. 点検報告書の照合チェック：手書きの下書き（赤ペン入り）と、事務員がPCに入力した報告書を突き合わせ、修正漏れや担当者名の誤りを見つけたい
2. 試作ツールの社内展開：個人のPCで動いたツールを、他のPCや他のスタッフも使えるようにしたい
3. 会社として導入する場合の費用感の把握：アカウントを何人分用意するか、月額の利用料、AIを外部から呼び出す仕組み（API）の利用料がどのくらいかかるかを知りたい

「照合のロジックはなんとなく動いた。でも会社の仕組みとして使える形にできない」という悩みは、AIを個人で使い始めた中小企業によく見られるものです。

当社の回答：できること・工夫が要ること・難しいこと

ご相談の内容に対する当社の判定は次のとおりです。

進め方の提案：業務の棚卸しから、部署ごとのリーダー育成へ

当社からは、いきなり全員にAIを配るのではなく、次の順番で進めることを提案しました。

1. 業務を3つに分けて棚卸しする：「AI化すべき」「AI化できるが、しなくてよい」「AI化できない」に分け、優先順位をつける
2. 優先度の高い業務から形にする：今回であれば、点検報告書の照合チェックを安定して動く形に作り直す
3. 部署ごとにAIリーダー候補を育てる：全員一斉ではなく、各部署の数名がまず使いこなし、そこから社内に広げる
4. 安全に使うためのルールを押さえる：法人向けプランでのセキュリティ設定や利用制限の管理、APIの従量課金の仕組み、APIキー（AIを呼び出すための鍵）を外に漏らさない管理方法を研修で扱う

照合ツールのように「動いたけれど広げられない」ものは、作り直しと置き場所の調整をセットで進めることが大切です。社内サーバーを外部の会社が管理している場合は、早めに相談しておくと手戻りが減ります。

同じ悩みを持つ会社へ：個人の試作を会社の仕組みにするには

紙の下書きをPCに入力し、人の目で照合するという流れは、点検業に限らず、報告書や伝票を扱う多くの会社に共通しています。照合のように「2つのものを見比べて違いを見つける」作業は、AIが得意な分野の一つです。

一方で、今回のように担当者が個人で作ったツールが社内展開で止まるケースはよくあります。その多くは、次のような準備が整っていないことが原因です。

当社では、業務の棚卸しから、作り直し、社内で使えるようにするところまでご相談を承っています。「試作はできたが先に進めない」という段階でも、お気軽にご相談ください。