AI導入の依頼書（要件メモ）の書き方——外部に頼む前にまとめる10項目のテンプレートと記入例

依頼書は「業務の説明書」。専門用語ではなく、ふだんの言葉で書けばよい

AI導入の依頼書とは、外部の会社に「どの業務の、どの手間を、どうしたいか」を伝えるためのメモです。システム開発で使われる「要件定義書」のような専門的な書類である必要はありません。

依頼書を作っておくと、次のような良いことがあります。

• 見積もりを比べやすくなる：複数の会社に同じ依頼書を渡せば、同じ前提で見積もりが出てくる
• 打ち合わせが短くなる：基本的なことを毎回説明しなくて済み、相手からの質問も具体的になる
• 作り直しが減る：例外や確認の手順が最初から伝わり、作ったあとで「この場合はどうするの」が起きにくい
• 社内の考えがそろう：書く途中で、担当者と管理職の間で「何をゴールにするか」の食い違いに気づける

書くのは、その業務をふだん担当している人と、導入を決める管理職・経営者が一緒に行うのが理想です。AIやシステムの知識は要りません。むしろ、業務の細かい事情をふだんの言葉で書いてあるほうが、依頼を受ける側にとっては役に立ちます。

どの業務を対象にするかがまだ決まっていない場合は、先にAIに任せる業務の洗い出し方や業務棚卸しシートで候補を絞ってから、この依頼書に進んでください。

依頼書の10項目テンプレート

次の10項目を、上から順に埋めていきます。分からない項目は「不明」「これから調べる」と書いておけば大丈夫です。空欄にせず、分からないことが分かる状態にしておくのが大切です。

記入例：FAXとPDFで届く注文書の入力を任せたい場合

製造業や卸売業でよくご相談いただく「注文書の入力」を例に、依頼書を埋めるとどうなるかを示します。数字はわかりやすくするための例です。

このくらいの粒度で書いてあれば、依頼を受ける側は「書式が約20種類ある」「手書きの訂正がある」「CSVで取り込める」といった、作り方と費用を左右する事情を最初から把握できます。注文書の入力をAIで減らす流れそのものは、FAX・PDFで届く受注書の入力をAIで自動化する方法で詳しく解説しています。

書くときにつまずきやすい3つの点と、その避け方

依頼書を書いてみると、多くの会社が同じところでつまずきます。

1. 「全部AIにやってほしい」と書いてしまう

最初から業務全体を任せようとすると、例外が多すぎて作るのに時間も費用もかかります。まずは手順のうち、件数が多く、判断が少ない部分に絞りましょう。記入例でいえば「読み取りとCSVづくり」だけをAIに任せ、在庫確認と納期回答は次の段階にする、という分け方です。

2. 例外を書き忘れる

担当者にとって当たり前になっている対応ほど、書き漏れます。書いたあとに担当者へ「この1か月で、いつもと違う対応をした注文書はありましたか」と聞くと、書き漏れが見つかりやすくなります。

3. 成功の基準があいまい

「便利になればいい」では、導入後に効果があったかを判断できません。「1件あたりの時間」「月の残業時間」「返信までの時間」など、いまの数字と目標の数字をセットで書いておきます。いまの数字がない場合は、依頼の前に1〜2週間だけでも記録をとっておくと、あとで効果を測るときにも役立ちます。測り方はAI導入の効果の測り方と報告のしかたで解説しています。

依頼書を渡したあとに確かめること

依頼書ができたら、相談先に渡して話を聞きます。そのとき、次の点を確かめておくと、あとから困ることが減ります。

複数の会社に相談する場合は、同じ依頼書を渡し、返ってきた見積もりを同じ項目で並べて比べます。比べ方はAI導入の見積もりの比べ方、依頼先の選び方全体は社内にエンジニアがいない会社のAI導入の進め方をご覧ください。

当社では、依頼書がまだ半分しか埋まっていない段階からでもご相談をお受けしています。ヒアリングの中で一緒に10項目を埋め、どこから始めると効果が出やすいかをご提案します。当社のAI社員は初期費用＋月5万円で、作ったあとの保守や相談も含まれます。初期費用はヒアリング後にお見積もりします。何をどう頼めばいいか迷っている段階でも、お気軽にご相談ください。