FAX・PDFで届く受注書の入力をAIで自動化する方法——手入力をなくす3ステップと注意点

受注書の手入力で起きている3つの問題

受注書の入力が負担になる理由は、件数の多さだけではありません。多くの会社で、次の3つが同時に起きています。

• 届き方がバラバラ：同じ受注書でも、取引先ごとにFAX・メール添付のPDF・紙のスキャンなど形式が違い、書式もそろっていない
• 転記ミスが起きる：品番や数量の打ち間違いが出荷前の確認や手戻りを生み、確認のための作業がさらに増える
• 担当者が休むと止まる：入力のコツが担当者の頭の中にあり、休みや退職で入力が止まると出荷が遅れる

この3つは、人を増やしても解決しにくい問題です。担当者が増えるほど入力のばらつきが増え、確認の手間も増えるためです。

AIに任せられるのは「取り込み・読み取り・確認依頼」の3つ

受注書の入力をAIで自動化するとき、AIに任せる仕事は大きく3つに分かれます。

1. 取り込み：FAX・メール・PDFで届いた受注書を、自動で1か所に集める
2. 読み取り・入力：取引先名・品番・数量・納期などを読み取り、販売管理のシートやシステムに入力する
3. 確認依頼：読み取りに自信がない項目だけ色を付けて、担当者に確認を依頼する

ポイントは3つ目です。AIの読み取りは書式や印字の状態によって間違えることがあるため、「全部をAIに任せきる」のではなく、「迷った箇所だけ人が見る」形にします。担当者の仕事は、全件の打ち直しから、色の付いた項目の確認に変わります。

導入事例：製造業（従業員30名規模）で入力作業が2時間から15分に

当社が支援した製造業（従業員30名規模）では、取引先からFAXやPDFで届く受注書を、事務担当が毎日手で入力していました。毎日数十件の受注書がFAX・メール・PDFとバラバラの形で届き、品番や数量の転記ミスによる手戻りや、担当者が休んだ日の出荷遅れが課題でした。

AI社員（事務担当）を導入し、上の3つの仕事を任せた結果、1日あたりの入力作業は2時間から15分になりました。担当者は、AIが色を付けた項目を確認して確定するだけになっています。

自動化に向いている会社・向いていない会社

受注書入力の自動化は、次のような会社ほど効果が出やすくなります。

反対に、受注の件数が月に数件しかない場合や、受注をすでにWebの発注システムで受けていてデータで届いている場合は、AIで読み取る必要がそもそもありません。その場合は、受け取ったデータを別のシステムへ連携する部分の自動化を検討するほうが効果的です。

導入の進め方と、つまずきやすい3つの点

導入は、次の順番で進めるとスムーズです。

1. 今の受注書の届き方（FAX・メール・PDFの割合）と、入力先のシートやシステムを確認する
2. よく届く取引先の受注書を集め、読み取る項目（取引先名・品番・数量・納期など）を決める
3. AIの仕組みをつくり、実際の受注書で試運転して読み取り結果を確認する
4. 確認ルール（どの項目に色を付けるか、誰が確認するか）を決めて本稼働する

つまずきやすい点1：最初から全取引先を対象にする

書式の多い取引先から順に対象を広げるほうが、試運転での確認が楽になり、早く効果が出ます。

つまずきやすい点2：確認のルールを決めずに始める

色の付いた項目を誰がいつ確認するかを決めておかないと、確認待ちが溜まり、結局入力が遅れます。

つまずきやすい点3：取引先の書式変更に気づけない

取引先が受注書の書式を変えると、読み取りの精度が落ちることがあります。導入後に調整できる体制（保守）があるかどうかを、依頼先を選ぶときに必ず確認してください。