日報テンプレート（Excel）を無料ダウンロード——上司に読まれる日報の書き方と、週のまとめを自動で出す方法

日報テンプレート（Excel）は、ここから無料でダウンロードできます

日報とは、その日にした仕事と、その結果、困っていること、次の予定を、上司やチームに知らせるための短い報告です。毎日の小さな報告を積み重ねることで、上司は部下の仕事の進み具合を知り、困りごとに早く気づけるようになります。

このテンプレートは、日報を「1行＝1人の1日分」で書く形にしました。毎日1行ずつ下に足していくだけなので、過去の日報を探したり、週や月ごとに集計したりするのが簡単です。会員登録やメールアドレスの入力は必要ありません。

計算式は、古いExcelでも動く関数（COUNTIFS・SUMIFSなど）だけで作っています。Googleスプレッドシートで開いても使えます。

読まれる日報は「やったこと・成果・困りごと・明日・相談」の5つを、毎日同じ順番で書く

上司が日報で知りたいことは、だいたい決まっています。「今日は何をして、どこまで進んだか」「困っていることはないか」「自分が返事や判断をしなければいけないことはあるか」の3つです。この3つにすぐ答えられるように、テンプレートでは次の項目を並べています。

大切なのは、項目と順番を全員で同じにすることです。人によって書き方が違うと、読む側は毎回、どこに何が書いてあるかを探すことになります。順番が同じなら、上司は「困っていること」と「上司への相談」の列だけを先に見る、といった読み方ができます。

日報の書き方は「事実と数字で、1行1つの作業」——悪い例と良い例

同じ1日でも、書き方によって伝わる中身は大きく変わります。よくある書き方と、テンプレートに沿った書き方を比べてみます。

伝わる日報を書くためのコツは、次の5つです。

1. 1行に1つの作業を書く：「外回りと見積対応」とまとめず、作業ごとに行を分けます。何をしたかが一目でわかります
2. 「順調」「がんばった」ではなく数字で書く：件数・金額・時間・できあがった物を書きます。数字が書けない日は「〇〇の資料を半分まで作成」のように、どこまで進んだかを書きます
3. 困っていることは小さくても書く：「確認に1時間かかった」のような小さな困りごとこそ、上司が手を打てるところです。同じ困りごとが続けば、仕事のやり方を見直すきっかけになります
4. 明日やることは、具体的な作業にする：「引き続き対応」ではなく「B社に見積書を送る」と書きます。翌日の日報と見比べると、予定どおり進んだかがわかります
5. 相談は「何を決めてほしいか」まで書く：「C社の件で相談」ではなく「C社への納期遅れの伝え方を決めたい」と書くと、上司はすぐに返事ができます

書く時間の目安は、1日10分以内です。長く書くほど良い日報になるわけではありません。上の5つを守れば、短くても中身の伝わる日報になります。

上司は「困っていること」と「相談」から読み、その日のうちに一言返す

日報が続かない会社でよく見られるのは、書いても誰からも反応がないことです。書く側は「どうせ読まれていない」と感じ、だんだん中身が薄くなっていきます。日報を活かすかどうかは、書き方と同じくらい、読む側の使い方で決まります。

テンプレートでは、「上司への相談」で「あり（急ぎ）」を選ぶと赤、「あり（今週中）」を選ぶと黄色にセルの色が変わります。上司は毎日、次の順番で目を通すと、短い時間で大事なところを押さえられます。

1. 「上司への相談」が赤・黄色の行を見る：急ぎの相談には、その日のうちに返事をします
2. 「困っていること」の列を見る：同じ人や同じ内容が続いていないかを確認します
3. 「成果・数字」と「明日やること」を見る：前の日の「明日やること」が、今日の「今日やったこと」になっているかを確認します

特に最後から2つ目の「評価に使わない」は大切です。日報が評価に使われると思うと、困りごとや失敗が書かれなくなり、上司がいちばん知りたい情報が届かなくなります。

書式がそろえば、週のまとめは自動で出せる——テンプレートの集計とAIへの指示文

日報の項目と書き方がそろうと、集計や要約を手作業でする必要がなくなっていきます。日報の自動化の第一歩は、実は「書式をそろえること」です。

週のまとめは計算式で自動集計

「週のまとめ」シートでは、週の始まりの日（月曜日）と氏名を入れるだけで、「日報」シートから次の数字を自動で集計します。

記入例の3行で計算すると、営業のAさんは2日分の日報で作業時間16.5時間、相談2件（うち急ぎ1件）、事務のBさんは1日分で7.5時間、と表示されます。

週報の要点はAIに下書きさせる

数字で集計できない「今週の成果」「止まっていること」は、AIに要約させると便利です。「週のまとめ」シートの下に、AI（ChatGPTなどの、文章を読んで答えてくれる仕組み）に渡す指示文を入れてあります。指示文をコピーし、その週の日報の行を貼り付けて送ると、次の5つの見出しで週報の要点を下書きしてくれます。

1. 今週の主な成果
2. 困っていること・止まっていること
3. 上司が今週中に返事や判断をすべき相談
4. 来週に向けて、先に準備や調整が必要なこと
5. 気になる点（作業時間の長い日が続いている人など）

指示文には、「日報に書かれていないことを推測で書かない」「人をほめたり責めたりする書き方をしない」という条件も入れています。AIのまとめは下書きなので、相談への返事や判断は、元の日報を見て上司が行ってください。また、お客様の名前など社外秘の情報は、会社で使ってよいと決めたAIサービスにだけ入力します。

日報を続けるための注意点と、当社へのご相談について

どんなに良いテンプレートでも、続かなければ意味がありません。導入するときは、次の点に気をつけてください。

• 最初の2週間は、上司が毎日一言返す：「読まれている」とわかると、書く側の中身が変わります
• 項目を増やしすぎない：項目が増えるほど書く時間が延び、空欄が増えます。足したい項目があれば、まず「相談したいこと」や「成果・数字」に書けないかを考えます
• 記入例を自社の仕事に書き換える：テンプレートの記入例は営業と事務の例です。現場作業や製造の会社なら、「施工した場所と進み具合」「作った数と不良の数」のように、自社の仕事の言葉で記入例を作ると書きやすくなります
• 1か月続けたら、項目を見直す：誰も書かない列や、誰も読まない列があれば、思い切って削ります

日報の書式がそろったら、次は「集める・まとめる」作業を減らす段階です。社員が多くなるほど、上司が全員分の日報を読み、週報や月報にまとめる時間は長くなります。

当社は、中小企業の業務にAIを組み込む「AI社員」を、月5万円（初期費用はヒアリング後にお見積もり）で提供しています。これまでに約90社からご相談をいただき、日報や報告書のように、毎日くり返す書類の作業をAIに任せる仕組みづくりもお手伝いしています。このテンプレートを使ってみて「集計や要約も自動にしたい」と感じたら、いま使っている日報の書式をお持ちのうえ、お気軽にご相談ください。