業務マニュアルのテンプレート（Word）を無料ダウンロード——わかりやすい手順書の作り方6ステップと書き方のコツ

業務マニュアルのテンプレート（Word）は、ここから無料でダウンロードできます

業務マニュアル（手順書）とは、ある仕事を「誰がやっても同じ結果になる」ように、目的・手順・注意点をまとめた社内の文書です。ベテランの頭の中にしかないやり方を書き出しておくことで、休みや退職で仕事が止まるのを防ぎ、新しい人に教える時間も減らせます。

このテンプレートは、中小企業の事務作業のマニュアルを、ふだんWordを使っている担当者が作ることを想定して作りました。会員登録やメールアドレスの入力は必要ありません。

テンプレートの中身は次のとおりです。

わかりやすいマニュアルは「目的・手順・ミス・連絡先」の4つがそろっている

マニュアルを作ったのに使われない理由の多くは、「手順しか書いていない」ことにあります。読む人は、手順の途中で「これは何のためにやるのか」「まちがえたらどうするのか」「わからないときは誰に聞くのか」で止まってしまいます。そこで止まると、結局ベテランに聞きに行くことになり、マニュアルは見られなくなります。

テンプレートでは、読む人が止まらないように、次の4つを必ず書く構成にしています。

1. 業務の目的：何のための仕事かがわかると、手順に書いていない場面でも正しく判断しやすくなります
2. 1行に1つの動作で書いた手順：上から順に読めば、その日から作業できる状態にします
3. よくあるミスと対処：ベテランが経験で知っている「まちがえやすい所」を、先に教えておきます
4. 困ったときの連絡先：迷ったときに作業を止めて相談できる先を決めておきます

業務マニュアルの作り方は6ステップ。書く順番は「手順」から

マニュアル作りが途中で止まってしまう会社では、多くの場合「全部の業務を一度に作ろう」としています。まずは1つの業務で、次の6つのステップを1回やり切るのが近道です。

1. マニュアルにする業務を1つ選ぶ：担当者が1人しかいない業務、毎日・毎週くり返す業務、ミスが起きると困る業務から選びます
2. 範囲を決める：「どこから始めて、どこで終わるか」を決め、テンプレートの「この手順書の範囲」に書きます。たとえば受注書の入力なら「注文書の受け取りから、システムへの登録まで」です
3. 実際の作業を見ながら書き出す：担当者に作業してもらい、横で見ながら、やっていることを全部メモします。作業を録画しておくと、あとで見直せます
4. 手順を1行1動作に整える：メモを「〜を開く」「〜を入力する」「〜を押す」という短い文に分けて、手順の表に書きます。理由や注意は右の「ポイント／注意」の列へ移します
5. 画面や写真を貼り、概要・ミス・連絡先を埋める：画面の写真を貼り、最後に「業務の概要」「よくあるミスと対処」「困ったときの連絡先」を書きます
6. その業務をしたことがない人に試してもらう：マニュアルだけを見て作業してもらい、止まった所・聞かれた所を書き足します

書く順番を「手順」からにしているのは、概要や目的から書き始めると、考え込んで手が止まりやすいからです。実際の作業を書き出してしまえば、目的やよくあるミスは担当者に聞きながら埋められます。

読みやすい手順書にする書き方のコツ：1行1動作・ボタン名は［ ］・理由は別の列

同じ内容でも、書き方しだいで読みやすさは大きく変わります。テンプレートの記入例にも使っている、書き方のコツを表にまとめました。

もう1つ大事なのが、「迷ったら止めて相談する」と書いておくことです。マニュアルにすべての場面を書くことはできません。書かれていない場面で、読む人が自分の判断で進めてしまうと、ミスが大きくなります。テンプレートの「困ったときの連絡先」は、そのための欄です。

画面や写真の貼り方

手順の表の右の欄に、その手順の画面の写真を貼ります。パソコンの画面は、Windowsなら［Windowsキー］＋［Shift］＋［S］で一部分を切り取れます。Wordに貼ったら、欄の幅に合わせて小さくし、押す場所を赤い四角で囲むと、ひと目でわかるようになります。写真は1手順に1枚までにすると、ページが長くなりすぎません。

下書きはAIに任せられる：テンプレート最後の指示文の使い方

マニュアル作りでいちばん時間がかかるのは、ステップ3〜4の「書き出して、1行1動作に整える」作業です。この部分は、AIに下書きを作らせることができます。テンプレートの最後のページには、そのための指示文（プロンプト＝AIへのお願いの文章）を、コピーして使える形で載せています。

1. 担当者に作業をしてもらい、話しながら作業する様子を録画・録音する（または、ベテランにやり方をメモで書いてもらう）
2. 録画・録音を文字にする（文字起こしのツールを使う）
3. テンプレートの指示文の【材料】の所に、その文字を貼り、社内で使ってよいと決めた生成AIに渡す
4. AIが出した下書きを、担当者が読み、実際に作業して確かめてから、テンプレートの「2. 手順」に写す

指示文には、「材料に書かれていないことは想像で補わない」「わからない所は【要確認】と書いて残す」というルールを入れています。AIはもっともらしく手順を作ってしまうことがあるため、わからない所を目に見える形で残させるのが安全です。最後に「担当者へ聞きたい質問」も出させるので、確認の聞き取りもスムーズになります。

録画から下書きを作るところから、手順が変わったときの更新まで、AIを使ってマニュアル作りを効率化する方法は、別の記事でくわしく説明しています。

マニュアルがそろってきたら、次は「マニュアルに書いてあることを、何度も人に聞かれる」問題を減らせます。マニュアルや社内の規程をAIに読み込ませて、社員の質問に答えさせる仕組みです。

マニュアルを配る前のチェックリストと、ご相談について

マニュアルを作ってみると、「この手順は毎回同じなので、そもそも人がやらなくてよいのでは」と気づくことがよくあります。手順がはっきり書けた業務は、AIに任せやすい業務でもあります。当社の導入事例でも、製造業（従業員30名規模）の受注書の入力が、1日2時間から15分になりました。

当社は、中小企業の業務にAIを組み込む「AI社員」を、月5万円（初期費用はヒアリング後にお見積もり）で提供しています。マニュアルの下書きをAIで作る仕組みづくりや、マニュアルにした業務そのものをAIに任せる進め方のご相談も承っています。「どの業務からマニュアルにすればよいかわからない」という段階でも、お気軽にご相談ください。