生成AI利用規程のひな形（Word）を無料ダウンロード——中小企業がそのまま使える13条と別表の書き換え方

生成AI利用規程のひな形（Word）は、ここから無料でダウンロードできます

生成AI利用規程とは、社員が仕事で生成AI（文章や画像などを自動で作るAI）を使うときに、守ること・してはいけないこと・困ったときの対応をまとめた社内の決まりです。

このページで配っているひな形は、従業員数十名までの会社が最初の1本として使うことを想定して作りました。会員登録やメールアドレスの入力は必要ありません。

ファイルの構成は次のとおりです。

ひな形の13条は「使ってよい範囲」「入れてはいけない情報」「確認の仕方」「困ったとき」の4つでできている

13条と聞くと多く感じますが、中身は大きく4つのまとまりに分かれます。それぞれが、社員がよく迷う場面に答える形になっています。

なかでも大切なのは、第5条と第6条です。「どのサービスを使ってよいか」と「何を入力してはいけないか」の2つが決まっていれば、社員の迷いの多くはなくなります。この2つは条文ではなく別表に書く形にしてあるので、サービスを入れ替えたときも、規程本文を直さずに別表だけ更新できます。

書き換えるのは【 】の部分と別表だけ。所要時間は1〜2時間が目安

ひな形の中で、会社ごとに書き換えが必要な場所には【 】を付けています。次の手順で進めると、1〜2時間ほどでたたき台ができます。

1. 【 】を検索する：Wordの検索で「【」を探すと、書き換える場所を順に確認できます
2. 会社名と管理責任者を決める：第1条の【会社名】、第4条の【役職名】を入れます。管理責任者は、社長や総務の責任者など、判断ができる立場の人にします
3. 別表1を埋める：会社として契約している、またはこれから契約する生成AIサービスを書きます（次の章で説明します）
4. 別表2を自社の言葉にする：「入力禁止」「条件付き」の例を、自社でよく扱う書類の名前に置き換えます
5. 確認者と見直しの間隔を決める：第7条の【上長／担当者】、第13条の【6か月】を決めます
6. 1ページ目を削除する：「このひな形の使い方」のページを消して、制定日と施行日を入れます

なお、第12条（違反した場合の措置）は「就業規則に基づき対応することがある」とだけ書いています。就業規則の懲戒の規定とつながるため、必要に応じて社会保険労務士などの専門家に確認してください。

別表2「入力してよい情報・いけない情報」は、自社の書類の名前で書くと伝わる

別表2は、このひな形でいちばん社員に読まれる部分です。情報を「入力禁止」「条件付き」「入力してよい」の3つに分けています。

ここで大切なのは、「機密情報」「個人情報」のような抽象的な言葉だけで終わらせないことです。たとえば建設業なら「見積書の金額」「施主様の住所」、介護なら「利用者様の介護記録」のように、社員が毎日触っている書類の名前で書くと、迷わず判断できるようになります。

別表1の「必須の設定」の欄には、入力した情報をAIの学習に使わない設定（オプトアウト）を有効にすることを書いておきます。法人向けのプランでは、最初から学習に使わない扱いになっているサービスも多くあります。設定の名前や内容はサービスごとに違い、変わることもあるため、最新の情報は各サービスの公式サイトで確認してください。

作った規程を社内に定着させる5つのコツ

規程は、作っただけでは読まれません。ご相談を受ける中でも、「作ったが誰も覚えていない」という声は少なくありません。次の5つを意識すると、守られるルールになりやすくなります。

1. 別表2だけを1枚にして配る：本文より、「入れてよい・いけない」の表を手元に置いてもらう方が伝わります
2. 説明会は15分で終える：全文を読み上げるより、よくある迷いの例を3つ紹介する方が記憶に残ります
3. 「迷ったら聞く」の窓口をはっきりさせる：管理責任者の名前と連絡方法を、別表2の紙の下に書いておきます
4. 間違えて入力したときに責めない：報告した人を責めると、次から隠されます。早く報告してくれたことを評価する姿勢を示します
5. 半年後に見直す日をカレンダーに入れる：新しいサービスが増えたり、社員から質問が多かった点を反映したりして、別表を更新します

ひな形を使うときの注意点と、ルール作りから任せたい場合

このひな形は、多くの中小企業に共通する一般的な内容をまとめたたたき台です。法的な助言ではないため、次の点に注意して使ってください。

• 業種のルールを確認する：医療・介護、金融、士業など、業界の指針や法令で情報の扱いが決まっている業種では、それに合わせて別表2を厳しめにします
• 個人情報の扱いは慎重に：お客様の個人情報をAIで扱う場合の考え方は、個人情報保護委員会などが情報を出しています。最新の情報は公式サイトで確認し、迷う場合は専門家に相談してください
• 就業規則とのつながりを確かめる：第12条の違反時の措置は、就業規則の懲戒の定めとつながります
• 使いながら育てる：最初から完璧を目指さず、社員から出た質問を別表に足していく方が、実際に使えるルールになります

当社は、中小企業の業務にAIを組み込む「AI社員」を、月5万円（初期費用は別途。ヒアリング後にお見積もり）で提供しています。AIの仕組みを作る際には、この規程のような使い方のルール作りや、社員の方への説明もあわせてお手伝いしています。「規程は作ったが、実際の業務でどう使えばよいかわからない」という場合も、お気軽にご相談ください。

規程に入れる項目の考え方をさらに詳しく知りたい方は、同じカテゴリの「AIの社内ルール（利用規定・ガイドライン）の作り方」もあわせてご覧ください。