【今日のご相談】BtoBの技術系企業：展示会で集めた見込み客へのメールを、配信停止を恐れずに届けたい

ご相談の内容：展示会で集めた見込み客が、メールを送っても動かない

ご相談いただいたのは、展示会や業界向けのサイトを通じて見込み客（リード）を集めているBtoBの会社です。扱っている製品は技術的な内容のものと見られますが、業種の詳細はここでは伏せます。

この会社では、展示会で集めた見込み客を、外部の会社に任せて育てて（ナーチャリングして）いました。ナーチャリングとは、すぐには買わない見込み客に、メールなどで情報を届け続け、買う気持ちが高まったところで商談につなげる取り組みのことです。

打ち合わせで伺った悩みは次のとおりです。

• 展示会で集めた見込み客が数千件規模で手元にあり、そこに毎年まとまった数が加わる
• メールの内容を相手ごとに変えにくく、どの相手にも似た文面になってしまう。その結果、開封も商談化も少ない
• 送る回数を増やすと配信停止が増えるのではないかと心配で、送信に慎重になっている
• 新しい取り組みを社内で通すには、数字で費用対効果を示す必要がある
• 改善のたびに外部へ依頼するのではなく、自社で回せるようにしたい

AIでやりたいこと：文面の作り分け・部署での絞り込み・ツール連携・内製化

ご相談の中で挙がった「AIでやりたいこと」は次の4つです。

1. 見込み客へのメールの中身を強くする：展示会で集めたリストと、毎年増える分の見込み客に、相手に合った内容を届けて反応を上げる
2. 部署や役職で相手を絞り込む：会社単位ではなく、「開発部門の人か、設計の人か、工場の現場の人か」といった職種や立場で分けて、内容を変えたい
3. 今使っているツールとAIをつなぐ：社内ではすでに、MAツール（見込み客の管理とメール配信の仕組み）と、名刺管理のツールを使っている。これらとAIをつなぎ、社内の作業を自動で進めたい
4. 自社で改善を回せる体制をつくる：外部に毎回頼むのではなく、社内で試して直すことを繰り返せるようにしたい（内製化）

この4つは別々の話に見えますが、つながっています。文面を相手ごとに変えるには、相手の情報が要ります。相手の情報は、MAツールや名刺管理のツールの中にあります。そして、送った結果を見て文面を直し続けるには、社内でそれを回せる人と仕組みが要ります。つまり「メールの反応を上げたい」というひとつの悩みを、中身・相手の情報・ツール・体制の4つの面から解こうとしている、というのが今回のご相談の全体像です。

「会社」ではなく「人」で分けたいという考え方

技術系の製品では、同じ会社の中でも、開発・設計・工場の現場で関心がまったく違います。開発の人は新しい技術に、設計の人は仕様や組み込みやすさに、現場の人は使いやすさや手間の少なさに目が向きます。会社単位で同じメールを送ると、どの人にとっても少しずつ的外れな内容になりやすい、というのが先方の問題意識でした。

外部に任せたままにしたくない理由

見込み客を育てる作業を外部に任せていると、文面を少し変えたい、送る相手を入れ替えたいと思うたびに依頼が必要になります。依頼して、待って、結果を見て、また依頼する。この繰り返しでは、改善の回数がどうしても少なくなります。先方が内製化を望まれたのは、こうした「直したいときにすぐ直せない」状態を変えたいという思いからでした。

当社の回答：文面の作り分けとツール連携はできる。絞り込みと内製化は条件つき

ご相談の内容に対する当社の判定は次のとおりです。

今回の打ち合わせの範囲では、「難しい・できない」と判断できる材料はありませんでした。×に当たるものは出ていない、というのが正直なところです。ただし、それは「全部すぐできる」という意味ではありません。△の2つは、先方のリストの中身や体制によって結果が変わるため、そのことをはっきりお伝えしています。

部署・役職での絞り込みが「条件つき」になる理由

AIは、リストに書かれていない情報を正確に補うことはできません。名刺から取り込んだ情報に部署名や役職が入っていれば、それを手がかりに「開発」「設計」「現場」に分けて文面を変えることはできます。一方で、会社名とメールアドレスだけのリストでは、相手がどの立場の人かを確かめる手段がありません。まずは手元のリストに、どの程度の情報が入っているかを確かめるところからになります。

ツールとAIをつなぐと何が変わるか

MAツールや名刺管理のツールにAPIがあると、AIがそこから見込み客の情報を読み取ったり、作った文面や結果を書き戻したりできるようになります。人がツールの画面を開いて、一覧を書き出し、別の場所で文面を作り、また貼り付ける、という手作業を減らせるのが大きな違いです。今回は、両方のツールにAPIがあることを確かめたうえで、つないだときの使い道を資料にまとめてお渡しする形にしました。どの作業から自動にするかは、先方の社内の流れを伺いながら決めていくことになります。

進め方の提案：デモで確かめ、費用対効果を1枚にし、社内で回せる研修へ

当社からは、次の順番で進めることをご提案しました。いきなり仕組みを作るのではなく、社内で判断できる材料をそろえるところから始めるのが特徴です。

1. 文面の作り分けをデモで確かめる：1社ごとに事業内容を読み取り、件名と本文を作り分ける当社の営業ツールを実際にお見せし、「相手に合わせた文面」がどんな仕上がりになるかを見ていただく
2. ツールとのつなぎ方を整理する：今お使いのMAツールと名刺管理のツールにAPIがあることを確認したうえで、つないだときに何ができるかを使い道ごとに資料にまとめる
3. 費用対効果の試算を1枚にまとめる：見込み客の数、これまでの成約の割合、1件あたりの取引額を伺い、それをもとに「どれくらいの効果が見込めるか」を1枚の資料にする。社内の承認を通すための材料として使っていただく
4. 社内で改善を回せる研修を組む：自社で回せるようにすることが目的なら、研修の中で「試す・結果を見る・直す」を何度も繰り返せる、時間の長いコースをおすすめした

研修を長めのコースにすすめた理由

メールの文面や絞り込みの条件は、一度作って終わりではありません。送ってみて、開かれたか、返事が来たか、配信停止が出たかを見ながら直していくものです。ITに慣れていないメンバーが多い場合は特に、研修の中でこの繰り返しを何度か体験しておくと、研修が終わったあとも社内で回しやすくなります。短い研修で作り方だけを学んでも、直し方が身につかないと、結局また外部に頼むことになりがちです。

同じ悩みを持つ会社へ：送る回数より先に、リストの中身と文面を見直す

展示会で集めた見込み客が眠っている、メールを送ると配信停止が怖い、という悩みは、多くのBtoBの会社に共通しています。今回のご相談から言えることは次のとおりです。

• 配信停止が怖いときは、送る回数を減らす前に、相手に合った中身になっているかを見直す
• 相手の会社の事業内容を読み取って文面を作り分けることは、AIで仕組みにできる
• 部署や役職で分けたいなら、まずリストにその情報が入っているかを確かめる
• MAツールや名刺管理のツールにAPIがあれば、AIとつないで作業を自動にできる
• 社内の承認には、自社の数字で計算した費用対効果の試算が役に立つ
• 内製化をめざすなら、研修の中で「試す・直す」を繰り返す時間を取る

外部に任せるか、自社で回すかの考え方

どちらが正しいということはありません。見込み客の数が多く、毎年増えていく会社ほど、改善の回数が成果に効いてくるため、自社で回す価値が大きくなります。

営業メールの作り方については営業メールをAIで作成・効率化する方法でもくわしく紹介していますので、自社の場合はどうなるかを相談したい場合は月5万円のAI社員のページからお気軽にご相談ください。