【今日のご相談】複数の部署をもつ会社：「AIとは連携できない」と言われた売上データを、AIで集計・分析したい

ご相談の内容：AIの使い方が部署・個人ごとにばらばらで、仕組みになっていない

ご相談いただいたのは、本社と複数の部署をもつ会社です。会社の人数は、ご相談の中では詳しく伺っていません。売上・人件費・原価、シフト、原価のロス（使われずに捨てた材料など）といった数字を、日々管理されている会社です。

この会社では、AIはすでに使われていました。ただ、その使い方は部署や個人ごとにばらばらで、次のような状態でした。

• AIに詳しい人は自分の仕事で便利に使っているが、ほかの人には広がっていない
• 経理の担当の方は、請求書の集計を半分ほど自動化したが、そこから先で止まっている
• 売上やシフト、原価のデータはシステムにあるが、分析は人が手作業で行っている

ご相談の目的は、こうしたばらばらの使い方を、会社としての仕組みにまとめることでした。効率化だけでなく、AIを使いこなせる人を社内で育てることも、あわせて考えたいというお話でした。そのため、ご相談の種類は「AIの研修」です。

AIでやりたいこと：請求書の集計と、部門別の売上・人件費・原価の分析

ご相談の中で挙がった「AIでやりたいこと」は、次の3つです。

1. 請求書の自動集計と見落とし防止（経理）：メールに添付されて届くもの、取引先のサイトからダウンロードするものなど、いろいろな形で届く請求書を自動で集計し、見落としをなくしたい
2. 部門別の売上分析（売上管理）：売上管理のシステムからデータを取り出し、部門ごとに売上・人件費・原価を分析して、対策まで出す仕組みを作りたい
3. データを自動で拾って整理・分析する環境：売上・シフト・原価のロスなどのデータを、AIが自動で集めて整理し、分析できる状態にしたい

「AIとは連携できない」と言われていた

2つ目と3つ目には、気になる点がありました。売上管理のシステムについて、システム会社に問い合わせたところ「AIとは連携できない」と言われていたのです。この言葉をそのまま受け取ると、売上データをAIで分析するのはあきらめるしかないように思えます。ご相談の大事な論点は、ここにありました。

当社の回答：売上データの取得・分析は〇、請求書の集計は取り込み方の整理が必要で△

ご相談の内容に対する当社の判定は次のとおりです。

「AIとは連携できない」は、多くの場合「別の話」

当社からお伝えしたのは、システム会社の「AIとは連携できない」という回答は、AIと直接つなぐための新しい接続の規格に対応していない、という意味だろうということです。これは、次の2つの方法とは別の話です。

• API（エーピーアイ）を使う方法：APIは、システムが外のプログラムにデータを渡すための出口のようなものです。出口が公開されていれば、そこから売上データを取り出し、AIに渡して分析できます
• ブラウザ操作を自動化する方法：APIがない場合でも、人が画面でボタンを押してCSVをダウンロードする操作を、プログラムに代わりにやらせることができます。取り出したCSVをAIに渡せば、分析までつなげられます

つまり「AIと直接つながる機能がない」ことと、「データをAIで分析できない」ことは、同じではありません。

請求書の集計は、取り込み方の整理が先

請求書については、届き方がばらばらなことが壁になっていました。メールの添付、サイトからのダウンロードなど、取り込む入口がいくつもあると、どこか1つの入口を見落とすだけで集計が合わなくなります。AIに読ませる前に、入口を一覧にし、それぞれをどう集めるかを決めることが先だとお伝えしました。

進め方の提案：基礎の説明は省き、動くひな形を直しながら覚える研修に

今回はAIの研修としてのご相談だったため、当社からは次のような研修の形をご提案しました。

1. 事前のヒアリングで題材を絞る：限られた研修時間に業務を詰め込みすぎないよう、扱う業務と範囲を先に決める
2. AIの基礎の説明は省く：すでに社内でAIが使われているため、一般的な使い方の説明には時間を使わない
3. 動くプログラムのひな形を渡す：一から作るのではなく、実際に動くひな形を用意し、それを直したり広げたりする方法を教える
4. 時間の配分を決める：途中まで進んでいる請求書の自動化に約2割、残りを売上管理の仕組みづくりにあてる

なぜ「ひな形を直す」形にするのか

研修でよくあるのは、その場では作れたのに、職場に戻ると自分では直せない、というつまずきです。動くひな形を手元に持ち、自社のデータに合わせて直す練習をしておくと、研修のあとも自分たちで手を入れ続けられます。請求書の集計が途中で止まっていたのも、この「直し方・広げ方」がわからなかったことが一因だと考えられます。

同じ悩みを持つ会社へ：「連携できない」と言われても、すぐにあきらめない

「使っているシステムがAIと連携できないと言われた」「誰かが途中まで自動化したが止まっている」というお悩みは、多くの会社に共通します。今回のご相談から見えたポイントは次のとおりです。

• 「AIとは連携できない」は、AIと直接つなぐ機能がないという意味であることが多く、データを取り出す方法は別にある
• データの出口（API）が公開されているかどうかを、まず確かめる
• APIがなくても、画面操作を自動化してCSVを取り出す方法がある
• いろいろな形で届く書類は、AIに読ませる前に入口を整理する
• 研修は、動くひな形を自社に合わせて直す練習にすると、研修後も続けやすい

当社では、システムのデータの取り出し方の確認から、分析の仕組みづくり、社員が自分で直せるようになるまでを一緒に進めています。「AIとは連携できない」と言われてお困りの方も、お気軽にご相談ください。