AIで作った文書を社外に出す前のチェックリスト——確認する12項目と、文書の種類別の確認表
結論
AIで作った文書を社外に出す前は、「事実・数字」「情報の漏れ」「権利」「約束・表現」の4つの面から12項目を確認し、確認した人の名前を残すのが基本です。
- 数字・日付・名前・金額は、AIの文章ではなく元の資料と1つずつ照らし合わせます。
- お客様の名前や社外秘が、別の文書から混ざっていないかを必ず見ます。
- 広告や値段・納期の約束が入る文書は、作った人とは別の人が確認します。
株式会社MEDISITE 執行役員・AI事業責任者の吉村聡一郎が、生成AIで作った文章・資料をお客様や取引先に出す前に、社内で確認する項目と手順について解説します。社内ルールでは「AIで作ったものは人が確認すること」と決めた。けれど、何をどこまで確認すればよいのかが書かれていないため、結局は担当者がざっと読んで終わっている。生成AIの社内ルールを作った会社から、こうした声をよく聞きます。AIは、もっともらしい文章の中に、間違った数字や、ほかのお客様の名前を混ぜてしまうことがあります。読みやすい文章ほど、見落としも起きやすくなります。当社はAIを業務に組み込む「AI社員」を提供しており、自社の業務でも、AIが下書きした文書を毎日人が確認してから外に出しています。この記事では、その経験をもとに、社外に出す前に確認する12項目のチェックリストと、文書の種類ごとの確認表、確認の分担のしかたを紹介します。
AIで作った文書は「4つの面・12項目」で確認する——そのまま使えるチェックリスト
確認するところは、大きく「事実・数字」「情報の漏れ」「権利」「約束・表現」の4つの面に分けられます。それぞれ3項目ずつ、合わせて12項目にまとめました。社内でそのまま印刷して使えるように、短い言葉にしています。
AIで作った文書を社外に出す前のチェックリスト（12項目）
- 【事実・数字】1. 数字・金額・日付・数量を、元の資料（見積書・受注書・メールなど）と1つずつ照らし合わせた
- 2. 会社名・人名・商品名・型番の表記が正しい（漢字・英字・株式会社の位置まで）
- 3. 法令・制度・他社の情報など、AIが書いた「事実」に、確かめられる元がある
- 【情報の漏れ】4. ほかのお客様の名前・数字・やり取りが混ざっていない
- 5. 社内向けのメモ（原価・値引きの考え方・社内の人の評価など）が残っていない
- 6. AIへの指示文や「以下は案です」などの、AIの返事の一部が残っていない
- 【権利】7. AIが作った文章や画像が、特定の文章・作品・ロゴにそっくりになっていない
- 8. 他社の資料やWebの文章をそのまま貼り付けてAIに書き直させたものではない
- 9. 写真や画像を使う場合、使ってよいものか（自社で撮影・利用許諾あり）を確かめた
- 【約束・表現】10. 値段・納期・保証など、会社として約束できない内容が書かれていない
- 11. 「必ず」「絶対」「業界一」など、根拠のない言い切りがない
- 12. 相手に失礼な言い回しや、自社の言葉づかいと違う表現がない
12項目すべてを毎回同じ重さで見る必要はありません。文書の種類によって、特に気をつける項目が変わります（3章で表にしています）。ただし、1と4の「数字」と「ほかのお客様の情報」は、どの文書でも必ず確認します。この2つは、間違えたときに取り返しがつきにくいからです。
AIの文書で特に起きやすい間違いは、「数字のずれ」と「情報の混ざり」
人が書いた文書とAIが書いた文書では、間違いの起き方が違います。AIの文書でよく起きる間違いを知っておくと、どこを重点的に見ればよいかがわかります。
| 起きやすい間違い | 例 | 見つけ方 |
|---|---|---|
| 数字のずれ | 見積の合計金額が、明細の合計と合っていない。納期の日付と曜日が合っていない | 元の資料と1つずつ照らし合わせる。合計は電卓かExcelで計算し直す |
| もっともらしい作り話 | ない制度や、存在しない数字を、それらしく書く（ハルシネーションと呼ばれます） | 「どこに書いてあったか」を言えない事実は使わない |
| 情報の混ざり | 前に作ったA社向けのメールの一部が、B社向けのメールに残る | 文書の中のすべての会社名・人名を探して、宛先と合っているか見る |
| AIの返事の残り | 「以下は修正案です」「必要に応じて調整してください」が本文に残る | 最初と最後の数行を必ず読む |
| 言い過ぎ | 「必ず効果が出ます」「どこよりも安い」などと書いてしまう | 言い切りの言葉を探して、根拠があるか確かめる |
AIの文章は、文の流れが自然なため、読み流すと間違いに気づきにくいのが特徴です。「読む」のではなく「照らし合わせる」つもりで確認すると、見落としが減ります。AIがもっともらしい間違いを書く理由は、ハルシネーションとは？でくわしく解説しています。
文書の種類別の確認表——メール・見積・提案書・広告文・SNSで見るところが違う
同じ12項目でも、文書の種類によって重点が変わります。よく使う文書ごとに、必ず見る項目と、確認する人の目安をまとめました。
| 文書 | 必ず見る項目 | 特に気をつけること | 確認する人の目安 |
|---|---|---|---|
| お客様へのメール・返信 | 1・2・4・6・12 | 宛名と本文の会社名が合っているか。前のメールの内容が混ざっていないか | 作った本人（大事な連絡は上司も） |
| 見積書・請求書の添え状 | 1・2・5・10 | 金額・数量・納期。原価や値引きの社内メモが残っていないか | 作った人とは別の人 |
| 提案書・企画書 | 1・3・5・8・10 | 実績や数字に根拠があるか。他社の資料の言い回しをそのまま使っていないか | 作った人とは別の人 |
| 広告文・チラシ・Webページ | 3・7・9・10・11 | 根拠のない言い切り、画像の権利、効果の約束 | 作った人とは別の人＋責任者 |
| SNSの投稿 | 4・7・9・11・12 | お客様の情報や写真が写り込んでいないか。言い過ぎや失礼な表現がないか | 作った本人＋もう1人 |
| 求人票 | 1・3・10・11 | 給与・勤務時間・休日が実際の条件と合っているか | 採用担当＋上司 |
広告文やWebページは、多くの人の目に触れるうえ、表現によっては法律の決まりにかかわる場合があります。迷う表現があるときは、出す前に専門家や公的機関の情報で確認してください。AIで作ったことを表示するかどうかの考え方は、生成AIで作った画像・文章に「AIで作成」の注意書きは必要かで、権利の考え方は生成AIの著作権で解説しています。
確認は「作った人」と「別の人」で分ける——分担と記録のしかた
確認を形だけにしないためには、だれが・どこまで確認するかを決めておくことが大切です。おすすめは、文書の影響の大きさに合わせて、確認を2段階に分ける方法です。
- 1段目：作った人が12項目を見る：AIに下書きさせた人が、チェックリストを使って自分で確認します。特に数字の照らし合わせは、作った人がいちばん早くできます
- 2段目：影響の大きい文書だけ、別の人が見る：見積・提案書・広告など、間違えたときの影響が大きい文書は、作った人とは別の人が確認します。同じ人が何度読んでも、思い込みで見落とすことがあるためです
- 確認した人の名前と日付を残す：メールの下書きに「確認：山田 11/12」と書く、共有フォルダの一覧に確認者の欄を作るなど、簡単な方法で構いません
- 見つかった間違いを記録する：どんな間違いが多かったかを月に1回見返し、AIへの指示文や確認の手順を直します
| 記録の欄 | 書くこと |
|---|---|
| 文書名・宛先 | 例：B社向け見積の添え状 |
| AIを使った部分 | 下書き全体／文章の手直しだけ／要約だけ など |
| 確認した人・日付 | 1段目と2段目の両方 |
| 見つかった間違い | 例：納期の日付が1日ずれていた |
ポイント
間違いの記録は、だれかを責めるためのものではありません。「AIは見積の合計を間違えやすい」「前のお客様の名前が残りやすい」とわかれば、指示文や手順を直して、同じ間違いを減らせます。
確認の手間を減らすには、AIに渡す情報と指示文を整える
確認の項目が多いと、「AIを使っても結局時間がかかる」と感じるかもしれません。確認の手間は、AIに頼む段階の工夫で減らせます。
| 工夫 | 減る確認 | やり方 |
|---|---|---|
| 元の資料を一緒に渡す | 数字のずれ・作り話 | 「この見積書の数字だけを使って書いてください。書かれていない数字は使わないでください」と指示する |
| 1件ごとに新しく始める | ほかのお客様の情報の混ざり | お客様が変わったら、AIとの会話を新しくする |
| 使ってはいけない言葉を伝える | 言い過ぎ・約束 | 「必ず・絶対・業界一は使わない。納期や値段は書かず、空欄にする」と指示する |
| わからない所に印を付けさせる | 作り話 | 「確かめられないことは【要確認】と書いてください」と指示する |
| 型を決めておく | 表現のばらつき | よく使うメールや添え状の型を作り、AIには空欄を埋めてもらう |
特に「確かめられないことは【要確認】と書く」という指示は効果があります。確認する人は【要確認】の箇所を重点的に見ればよくなり、見落としも減ります。また、顧客情報や社外秘をAIに入れてよいかは、使っているサービスの設定と社内ルールによって変わります。入力してよい情報の決め方は、AIに顧客情報・個人情報を入力するときの注意点と社内ルールをご覧ください。
チェックリストを社内ルールに組み込み、定着させる手順
チェックリストは、作っただけでは使われなくなります。次の手順で、社内の決まりとして定着させます。
- 社内ルールに1行足す：「AIで作った文書を社外に出すときは、チェックリストで確認し、確認者の名前を残す」と、生成AIの利用規程に書き足します
- 文書の種類ごとに、2段目の確認が必要なものを決める：3章の表をもとに、自社でよく出す文書を当てはめます
- チェックリストを使う場所に置く：共有フォルダの見やすい場所や、メールの下書きのテンプレートに入れておきます
- 1か月後に見直す：記録した間違いを見て、項目を足したり減らしたりします
社内ルールそのものの作り方はAI利用規定・社内ルールの作り方で、AIの間違いが起きたときの責任の考え方はAIのミスの責任は誰にある？で解説しています。
当社の「AI社員」は、文書の下書きをAIに任せる仕組みを作るとき、最初から「人が確認する工程」と「確認しやすい形での出力」を組み込んでいます。月5万円の「AI社員の月給（運用費）」で、間違いが多い箇所の指示文の見直しや精度の改善、使い方の相談まで続けてお受けしています（初期費用はヒアリング後にお見積もり）。「AIを使いたいが、外に出す文書の確認が不安」という段階でも、AI社員のページからお気軽にご相談ください。
よくある質問
AIで作った文書は、必ず人が確認しなければいけませんか？
社外に出す文書は、必ず人が確認することをおすすめします。AIは数字やほかのお客様の情報を取り違えることがあり、出したあとでは取り返しがつきにくいからです。
AIの文章のチェックでは、何を一番に見ればよいですか？
数字・日付・名前・金額を元の資料と照らし合わせることと、ほかのお客様の情報が混ざっていないかを見ることの2つです。この2つはどの文書でも必ず確認します。
AIで作った文書のダブルチェックは、すべての文書に必要ですか？
すべての文書に必要というわけではありません。見積・提案書・広告など、間違えたときの影響が大きい文書だけ、作った人とは別の人が確認する形にすると、手間をおさえられます。
AIの文章チェックリストは、社内ルールに入れたほうがよいですか？
はい、生成AIの利用規程に「社外に出す前にチェックリストで確認し、確認者を残す」と1行入れておくと、確認が形だけになりにくくなります。項目は1か月ほど使ってから自社に合わせて見直します。
