【今日のご相談】介護事業者：訪問時の録音からケアプランの下書きをAIで作りたい

ご相談の内容：訪問後の記録と書類の手入力に時間がかかっている

ご相談いただいたのは、介護（居宅介護支援・訪問看護）を中心に、受発注の書類を扱う部署も持つ事業者です。規模は伺っていませんが、複数の事業・部署にまたがるご相談でした。

現在の業務では、次のような手作業が負担になっていました。

• ケアプランの作成：訪問で聞き取った内容を、事務所に戻ってから介護ソフトの様式に手入力している
• 訪問看護の報告書：訪問のあとに事務所で記録をまとめる時間が長く、そのぶん訪問件数を増やしにくい
• 受発注書類の入力：取引先ごとに書類の様式が違い、略語や表記のゆれも多い
• 社内のファイル管理：社内に置いたサーバーで管理しており、ファイルの保存をきっかけにした自動化がしにくい

また、AIを外部に作ってもらって終わりではなく、社員が自分たちでAIを使い続けられる状態を作りたい、という点も重視されていました。

AIでやりたいこと：録音からの下書き、報告書の自動作成、書類の読み取り

ご相談の中で挙がった「AIでやりたいこと」は次の4つです。

1. 訪問時に会話を録音し、事務所に戻ったときにはケアプランの下書きができていて、人は確認・修正するだけにしたい
2. 訪問看護の報告書を外回りの合間に自動で作り、帰社後の記録時間を減らして訪問件数を増やしたい
3. 取引先ごとに様式が違う受発注書類を、AI-OCR（画像の文字を読み取る仕組み）で読み取りたい
4. 社内でファイルを保存したら、それをきっかけに後続の処理が自動で動くようにしたい

当社の回答：できること・工夫が要ること・難しいこと

当社の判断は次のとおりです。今回のご相談の中で「技術的にできない」と判断したものはありませんが、条件や工夫が必要なものが多くありました。

もう1点、正直にお伝えしたことがあります。ケアマネジャーの担当件数には制度上の上限が定められているため、記録の時間を減らしても、そのまま売上の増加にはつながりにくい場合があります。効率化の効果は「残業の削減」や「記録の質の安定」など、売上以外の面で見ておくのが現実的です。

進め方の提案：まず1人の成功例を作ってから広げる

当社からは、次の順番で進めることをご提案しました。

1. 業務課題の整理：研修の前に社員へのインタビューを行い、どの業務から手をつけるかを整理する
2. 小さく試す：録音の許諾が得やすい場面や、協力的な担当者1人から始め、下書き作成の流れを試す
3. 1人の成功例を作る：実際に記録時間が減ったことを社内で見える形にする
4. 研修で社内に広げる：書類の読み取りなど、社員が自分で作れる仕組みは研修の中で一緒に作る
5. 環境を整える：ファイルの置き場をクラウドに移し、保存をきっかけにした自動化を加えていく

打ち合わせでは、ケアプラン作成の支援や訪問看護の報告書づくりのデモもお見せしました。ただ、デモがうまく動くことと、現場で使われることは別の話です。現場の流れを変える部分にいちばん時間をかけるべきだとお伝えしています。

研修寄りの進め方を選んだ理由

今回のご相談では、単発でシステムを作って納めるより、社員が継続的にAIを使える状態を作りたいというご希望がありました。介護の現場では、事業所や担当者ごとに記録の書き方や仕事の進め方が少しずつ違います。外から1つの仕組みを持ち込むだけでは、そうした違いに合わず、使われなくなってしまうことがあります。

そこで、書類の読み取りのように社員が自分で作れる仕組みは研修の中で一緒に作り、現場の声を聞きながら直していける状態をめざす形をご提案しました。録音からの下書きのように影響の大きい仕組みは、まず1人で試して効果と課題を確かめてから広げます。

同じ悩みを持つ会社へ：壁は技術より「許諾」と「現場の流れ」

介護や訪問系のサービスで「録音から記録を作りたい」というご相談は増えています。今回のご相談から言えることは次のとおりです。

• 録音から下書きを作る技術そのものは、すでに実用的な段階にある
• 一方で、利用者やご家族への説明と許諾、録音データの保存場所と保存期間など、運用のルールづくりが欠かせない
• 介護の記録には、健康状態などの特に慎重に扱うべき個人情報が含まれるため、入力したデータが学習に使われない法人向けのサービスを選ぶ必要がある
• 効率化の効果は売上だけでなく、残業や記録の質など複数の面で見る

個人情報や記録の扱いに関する制度は変わることがあります。最新の情報は所管の行政機関の公式情報などで確認してください。