仕事に使うAIのおすすめは？——中小企業が生成AIを選ぶ基準と、汎用チャット型・業務に組み込む型・専用ツールの比較

AIのおすすめは「ツール名」ではなく「任せたい業務」で決まる

仕事に使うAIを選ぶとき、最初に決めるべきなのはツールではなく業務です。同じAIでも、使う業務によって「とても役立つ」場合と「ほとんど使われない」場合があるからです。

たとえば、文章を自由に作れる生成AI（指示に合わせて文章や画像を新しく作るAI）は、メールの下書きや企画のアイデア出しには便利です。しかし、毎朝届くFAXの注文書を読み取って受注表に入れる、といった決まった作業では、社員が毎回AIの画面を開いて指示を書き、結果を貼り付けなければなりません。これでは手間があまり減らず、忙しい日ほど使われなくなります。

反対に、受注書の入力のように流れが決まっている業務なら、AIを業務の流れの中に組み込んで「届いたら自動で読み取り、人は確認するだけ」にしたほうが効果が出ます。つまり、生成AIのおすすめを考えるときは、次の順番で考えるのが近道です。

1. 減らしたい手間がある業務を1つ決める
2. その業務が「人がその都度考える仕事」か「決まった流れで繰り返す仕事」かを見る
3. 業務の性質に合ったAIの種類を選ぶ
4. その種類の中から、データの扱いや使う人に合う製品やサービスを選ぶ

業務用AIの3つの種類——汎用チャット型・業務に組み込む型・特定業務の専用ツールの比較

仕事に使うAIは、大きく次の3つの種類に分けると選びやすくなります。製品名は種類をイメージしやすくするための例で、どれがよい・悪いということではありません。

3つの種類は、どれか1つを選ぶものではありません。社員が日々の文章作成に汎用チャット型を使いながら、件数の多い定型業務には業務に組み込む型を使う、という組み合わせもよくあります。

なお、汎用チャット型の法人向けプランを社員に配るか、業務に合わせたAIを作るかの判断は「ChatGPTの法人プランを配るか、業務に合わせたAIを作るか」の記事で、依頼先（システム開発会社・既製のAIツール・業務に合わせたAI）の比べ方は「システム開発会社・既製のAIツール・業務に合わせたAIの違いと選び方」の記事でくわしく説明しています。この記事では、その手前の「業務からどの種類を選ぶか」に絞ってお伝えします。

各製品の機能や料金は頻繁に変わります。具体的な製品を比べるときは、最新の情報を各社の公式サイトで確認してください。

業務の性質別に見る、生成AIのおすすめの種類

では、自社の業務にはどの種類が向くのでしょうか。中小企業でAIを使うことが多い業務を例に、向いている種類をまとめました。

迷ったときの見分け方

どの種類にするか迷ったら、次の2つの問いで考えるとわかりやすくなります。

• その業務は、毎週ほぼ同じ手順で繰り返しているか：繰り返しているなら、業務に組み込む型か専用ツールが向いています。人が毎回AIに指示を書く形だと、手間が残ります
• AIが答えるために、社内の情報（顧客、在庫、規程、過去の書類など）が必要か：必要なら、汎用チャット型に毎回貼り付けるより、社内の情報を参照できる仕組みにしたほうが正確で安全です

どちらも「いいえ」なら、まずは汎用チャット型で十分なことが多いです。社員が自分の仕事に合わせて使い方を工夫できるため、少ない費用で試せます。

業務用のAIを選ぶ前に確認する基準——データの扱い・社内ルール・誰が使うか

種類が決まったら、具体的な製品やサービスを選びます。このとき、機能の多さや評判よりも先に確認してほしいのが、データの扱い・社内ルール・誰が使うかの3点です。ここを見落とすと、便利でも使えない、または使ってはいけないAIを選んでしまうことがあります。

特に「誰が使うか」は見落とされがちです。パソコンに慣れた一部の社員だけが使いこなし、ほかの社員は使わないまま、という状態はよくあります。使う人がAIの画面を開かなくても済む形（業務に組み込む型）を選ぶか、使い方を社内で共有する工夫が必要です。

個人情報の扱いは、法令や各サービスの規約によって条件が変わる場合があります。判断に迷うときは、最新の情報を公式サイトで確認し、必要に応じて専門家に相談してください。

ランキングで選ぶと失敗しやすい理由と、失敗しない試し方の手順

「AI おすすめ」のランキングは、多くの人に向けて一般的な使いやすさや機能の多さで比べたものです。参考にはなりますが、自社の業務・データ・使う人までは考えられていません。ランキングだけで選ぶと、次のような失敗が起きやすくなります。

• 機能は多いが、使いたい業務に合わない：たくさんの機能のうち、実際に使うのは一部だけになる
• 社員が使い方を覚えきれない：入れた直後は使われても、数か月で使う人が減る
• 社内のデータとつながらない：お客様情報や在庫表を毎回コピーして貼り付ける手間が残る
• データの扱いを確認しないまま使い始める：後から社内ルールに合わないことがわかり、使うのをやめることになる

失敗しない試し方の手順

1. 業務を1つに絞る：手間が大きく、件数が多い業務を1つ選ぶ。いきなり全社で使い始めない
2. 今の手間を測っておく：その業務に1日・1か月でどのくらいの時間がかかっているかを記録する
3. 種類を決め、候補を2〜3に絞る：この記事の表とチェックリストで、合う種類と確認すべき点を整理する
4. 実際の業務で試す：見本のデータではなく、実際の書類やメール（個人情報は伏せたもの）で試し、使う社員にも触ってもらう
5. 効果と続けやすさで決める：減った時間だけでなく、「忙しい日でも使い続けられるか」を担当者に聞いて判断する

試す期間の決め方や、本格導入するかどうかの判断基準は「AI導入の試運転（パイロット）はどう進めるか」の記事でくわしく説明しています。

「何を入れるか」より「どの業務から変えるか」を先に決める

ここまでの内容をまとめると、中小企業が仕事に使うAIを選ぶ流れは次のようになります。

社員が文章作成や調べものに使うだけなら、汎用チャット型から始めるのが手軽です。一方で、受注入力、問い合わせへの返信、集計や書類チェックなど、毎日繰り返す業務の手間を減らしたいなら、業務に組み込む型のほうが効果が出やすくなります。ただ、業務に組み込む型は「どの業務の流れに、どうAIを入れるか」を設計する必要があり、社内に作れる人がいない会社では、ここで止まってしまうことが少なくありません。

当社のAI社員は、この「業務に組み込む型」のAIを、今お使いのメールや表計算、社内のシステムに合わせて作り、運用まで支える仕組みです。料金は初期費用＋月5万円で、初期費用はヒアリング後にお見積もりします。当社はこれまで約90社からAI活用のご相談をいただいており、「どのAIを入れればよいかわからない」という段階のご相談も多くあります。汎用チャット型で十分な業務であれば、そのようにお伝えしますので、まずは手間を減らしたい業務を1つ教えていただくところからお気軽にご相談ください。