AI-OCRとは？ 従来のOCRとの違い、得意・不得意と受注書・請求書の入力での使い方
結論
AI-OCRとは、AIの技術を使って、紙の書類や画像に書かれた文字を読み取り、パソコンで扱えるデータに変える仕組みです。従来のOCRより手書き文字や書式の違う書類に強いのが特徴で、受注書や請求書の入力では、読み取った内容を項目ごとに整理して入力し、自信のない項目だけを人が確認する使い方が向いています。
株式会社MEDISITE 執行役員・AI事業責任者の吉村聡一郎が、AI-OCRとは何か、従来のOCRとの違いと使い方について解説します。FAXやPDFで届く受注書・請求書を手で入力している会社では、「OCRを使えば楽になるのでは」と考えたことがあるかもしれません。最近は「AI-OCR」という言葉もよく聞くようになりましたが、従来のOCRと何が違うのか、どんな書類なら使えるのかはわかりにくいところです。この記事では、AI-OCRの基本と、従来のOCRとの違い、得意・不得意、受注書や請求書の入力での使い方を説明します。
AI-OCRとは：AIで文字を読み取りデータにする仕組み
OCR（光学文字認識）とは、紙や画像に書かれた文字を読み取り、パソコンで編集や検索ができる文字データに変える技術のことです。AI-OCRは、このOCRにAIの技術を組み合わせたものです。
AIは、大量の文字や書類の例から、文字の形や書類の構成のパターンを学んでいます。そのため、AI-OCRには次のような特徴があります。
- 手書きの文字も、ある程度のくせがあっても読み取りやすい
- 書式が違う書類でも、「どこに何が書いてあるか」を推測しやすい
- 前後の文脈から、かすれた文字や判別しにくい文字を補いやすい
最近では、文字を読み取るだけでなく、読み取った内容から「取引先名」「品番」「数量」「金額」などの項目を判断して整理するところまで、AIで行えるようになってきています。
従来のOCRとAI-OCRの違い
従来のOCRとAI-OCRの違いを表にまとめると、次のようになります。
| 項目 | 従来のOCR | AI-OCR |
|---|---|---|
| 得意な文字 | きれいに印刷された文字 | 印刷された文字に加え、手書きの文字にも比較的強い |
| 書式の違い | 読み取る位置をあらかじめ細かく決めておく必要がある | 書式が違っても、項目の位置を推測して読み取りやすい |
| 読み取った後 | 文字のまま出てくることが多く、項目への整理は人や別の仕組みが行う | 項目ごとに整理したり、確認が必要な箇所を示したりまでできるものがある |
| 準備の手間 | 書式ごとに読み取りの設定が必要 | 設定が少なくて済む場合が多い |
| 向いている書類 | 書式が決まっていて、ずっと変わらない書類 | 取引先ごとに書式が違う書類、手書きが混ざる書類 |
一番大きな違いは、書式が違う書類への対応のしやすさです。従来のOCRでは、取引先ごとに「この位置に品番がある」と設定する必要があり、取引先が多い会社では設定の手間が大きくなっていました。AI-OCRは、この手間を減らせる点が特徴です。
AI-OCRの得意なこと・苦手なこと
AI-OCRは便利ですが、どんな書類でも完璧に読み取れるわけではありません。得意・不得意を知っておくと、導入後のずれを防げます。
得意なこと
- 取引先ごとに書式が違う受注書・請求書・納品書の読み取り
- ある程度きれいに書かれた手書きの数字や文字
- 表の形になっている明細の読み取り
- 読み取った内容を、決まった項目に整理すること
苦手なこと・注意が必要なこと
- かすれ・にじみ・傾きが大きいFAXや、解像度の低い画像
- 崩れた手書き文字や、枠からはみ出した書き込み
- 訂正線や、あとから書き足された数字
- 読み取りの誤りに、AI自身が気づけない場合があること
ポイント
AI-OCRは「すべてを正しく読む道具」ではなく、「大部分を自動で読み、怪しい部分を人に知らせる道具」と考えると、うまく使えます。金額や数量など間違いが許されない項目は、人が確認する工程を残しておきましょう。
受注書・請求書の入力でAI-OCRを使う流れ
受注書や請求書の入力にAI-OCRを使う場合、文字を読み取るだけでなく、前後の作業もつなげることで効果が大きくなります。一般的には次のような流れになります。
- 取り込み：FAXやメールで届いた書類を、自動で画像やPDFとして取り込みます
- 読み取り：AI-OCRで書類の文字を読み取ります
- 項目への整理：取引先名・日付・品番・数量・金額などを、決まった項目に分けます
- 照らし合わせ：取引先の名前や品番を、自社のマスタ（取引先や商品の一覧）と照らし合わせて置き換えます
- 入力：販売管理のシステムやシートに入力します
- 確認：読み取りに自信がない項目や、マスタにない品番などを担当者に知らせ、確認してもらいます
当社が支援した製造業（従業員30名規模）の事例では、こうした流れをAI社員として仕組みにし、事務担当の受注書の入力が1日2時間から15分になりました。人が一から入力する作業が、AIの結果を確認する作業に変わったことが、時間が減った理由です。
受注書の入力の自動化の具体的な手順については、別の記事「FAX・PDFで届く受注書の入力をAIで自動化する方法」でも詳しく説明しています。
AI-OCRを導入する前に確認したいこと
AI-OCRを導入する前に、次の点を確認しておくと、導入後に「思っていたのと違う」となるのを防げます。
導入前のチェックリスト
- 読み取りたい書類の種類と、1日あたりのおおよその枚数
- 取引先ごとの書式の種類と、手書きが混ざるかどうか
- 読み取った後に入力する先（システムやシート）
- 取引先名や品番の置き換えに使うマスタがあるか
- 人が確認する項目と、確認する担当者
- 書類に含まれる個人情報や取引情報の扱い方
- 実際の書類を数枚使って試せるか
特に大切なのは、実際の書類で試すことです。読み取りのしやすさは、書類の状態や書式によって大きく変わります。サンプルの書類ではなく、ふだん届いている書類で試して、自社の業務で使えるかを確かめてください。
また、AI-OCRの読み取りの部分だけを導入しても、その後の整理や入力を人が行うのであれば、効果は限られます。取り込みから入力、確認までの流れ全体で、どこまでを自動にするかを考えることが大切です。
請求書の処理でAI-OCRを使うときのポイント
取引先から受け取る請求書の処理も、AI-OCRが役立つ業務の一つです。請求書は取引先ごとに書式が違い、紙・PDF・メール本文などで届くため、受注書と同じように手入力の手間がかかっています。
請求書の処理でAI-OCRを使う場合は、読み取りに加えて、次のような確認の作業も組み合わせると効果的です。
- 発注や納品の記録との照らし合わせ：請求された品目や数量、金額が、自社の発注や納品の記録と合っているかを確かめ、違いがあるものを担当者に知らせます
- 合計金額の計算の確認：明細の合計と請求金額が合っているかを確かめます
- 支払期日の整理：読み取った支払期日を一覧にし、支払いの漏れを防ぎます
- 記載項目の確認：会社で決めている請求書の必要項目がそろっているかを確かめます
ただし、支払いの承認や、会計上・税務上の判断は、AI-OCRの結果だけで決めず、担当者が確認して行ってください。請求書の記載項目や保存の方法については、税制などのルールが関係する場合があります。最新の情報は国税庁などの公式サイトで確認し、必要に応じて税理士などの専門家に相談することをおすすめします。
ポイント
AI-OCRは「読み取る」ところ、AIの仕組みは「照らし合わせて知らせる」ところ、人は「判断して承認する」ところ、と役割を分けると、請求書の処理を安全に効率化できます。
よくある質問
AI-OCRと従来のOCRは、どちらを選べばよいですか？
書式が1種類に決まっていて変わらない書類なら、従来のOCRでも十分な場合があります。取引先ごとに書式が違う、手書きが混ざるといった書類なら、AI-OCRのほうが向いています。
AI-OCRなら手書きの注文書も正しく読み取れますか？
ある程度のくせ字なら読み取れることが多いですが、崩れた文字やかすれた文字は誤ることがあります。そのため、自信のない項目を人に知らせる仕組みと組み合わせて使うのが一般的です。
AI-OCRを使えば、人の確認は不要になりますか？
不要にはなりません。人が一から入力する作業は大きく減りますが、金額や数量など重要な項目と、読み取りに自信がない項目は、人が確認する工程を残すことをおすすめします。
FAXで届く書類にもAI-OCRは使えますか？
使えます。FAXを画像やPDFとして取り込めれば読み取りできます。ただし、FAXは画質が落ちやすいため、実際に届いている書類で読み取りの具合を試してから導入するのがおすすめです。
