業務自動化ツールにはどんな種類がある？——RPA・ノーコード連携・マクロ・AI業務効率化ツールの比較表と、業務の性質から選ぶ手順

業務自動化ツールは大きく5種類——「手順をくり返す道具」と「読んで判断する道具」に分かれる

業務自動化ツールとは、人がパソコンで行っている作業の一部または全部を、ソフトに代わりにやらせるための道具の総称です。名前はさまざまですが、中小企業でよく検討されるものは、次の5種類に整理できます。

この5種類は、大きく2つのグループに分かれます。①〜③は「決められた手順をくり返す道具」で、人が手順を細かく決めれば、そのとおりに速く正確に動きます。④と⑤は「文章や書類を読んで、分けたり下書きしたりする道具」で、形がそろっていない情報を扱えるのが強みです。

「業務自動化ツール」で調べると①〜③の製品が、「AI 業務効率化ツール」で調べると④の製品が多く出てきます。どちらも自動化の道具ですが、得意な作業がまったく違うため、同じ表の中で価格や機能を比べても判断がつきません。まず種類の違いをつかむことが、選び方の第一歩です。

5種類の比較表：得意な作業・苦手な作業・作る人・止まりやすい場面

5種類の違いを、管理職の方が判断に使いやすい観点で比べると、次のようになります。

この表からわかるのは、どの種類にも「止まりやすい場面」があるということです。手順をくり返す道具は、手順の前提（画面や表の形）が変わると止まります。AIの道具は、自社の業務の流れとの「つなぎ目」に手作業が残りがちです。費用や機能だけでなく、止まったときに誰が直すかまで考えて選ぶことが大切です。

「AIエージェント」はどこに入るのか

最近よく聞くAIエージェント（目的を渡すと、手順を自分で考えながら作業を進めるAI）は、④の既製のツールとして提供されるものもあれば、⑤のように業務に合わせて組み込まれるものもあります。新しい名前が出てきても、「手順をくり返す道具か、読んで判断する道具か」「既製か、業務に合わせて作るか」の2つの軸で置き場所を考えると、整理しやすくなります。

選ぶ前に、業務の性質を4つの質問で整理する

ツールの種類を決める前に、自動化したい業務を次の4つの質問で整理します。答えを書き出すだけで、候補になる種類が自然にしぼれます。

1. 決まった手順か：誰がやっても同じ順番・同じ操作で終わる作業か。それとも、担当者によってやり方が違う作業か
2. 読み取りや判断を含むか：メールの文章、PDFやFAXの書類、手書きのメモなど、形がそろっていない情報を読んで、中身に応じて分けたり書き換えたりする作業が入っているか
3. 量はどのくらいか：1日・1か月に何件あり、1件あたり何分かかっているか。担当者の時間がどれだけ取られているか
4. 例外はどのくらいあるか：いつもの形に当てはまらない件（記入漏れ、特別な取引先、イレギュラーな依頼など）が、全体のどのくらいを占めるか

上の2つに当てはまり、下の4つに当てはまらない業務は、①〜③の「手順をくり返す道具」が向いています。3つ目・4つ目に当てはまる業務は、④か⑤のAIの道具を検討します。件数が多く例外も多い業務は、手順をくり返す道具だけでは例外のたびに止まってしまうため、AIと組み合わせる設計が必要になります。

業務の性質からツールの種類を選ぶ手順と早見表

4つの質問の答えをもとに、次の手順で種類を選びます。

1. 業務を作業に分ける：「受注処理」のような大きなくくりではなく、「メールを開く」「注文書を読む」「販売管理に入力する」「確認の返信を送る」のように、作業を1つずつ書き出す
2. 作業ごとに4つの質問に答える：決まった手順か、読み取り・判断を含むか、量、例外の多さを、作業ごとに記入する
3. 下の早見表で種類を当てはめる：作業ごとに向く種類を決める。1つの業務の中で、種類が混ざってもかまわない
4. すでにある道具で足りるか確かめる：社内のExcel、契約中のクラウドサービスに付いている自動化の機能、契約中の既製のAIツールで済む作業は、まずそれを使う
5. 残った作業をどうするか決める：つなぎ目に手作業が残る、例外が多くて止まる、といった作業は、業務に合わせたAIで一続きにするか、人の作業として残すかを決める

業務の性質から見る早見表

早見表は目安です。実際には、注文書を読む部分はAI、販売管理への入力はRPA、通知は連携ツール、のように種類を組み合わせることが少なくありません。RPAとAIをどう組み合わせるかは「RPAとAIはどう使い分ける？」の記事でくわしく説明しています。

AI業務効率化ツールを選ぶときは「既製で足りるか」「業務に合わせるか」を分けて考える

読み取りや文章作成を含む業務では、④既製のAIツールと⑤業務に合わせたAIのどちらにするかで迷うことが多くなります。違いは、AIの賢さよりも「自社の業務の流れのどこまでを任せられるか」にあります。

既製のAIツールは、社員一人ひとりの作業を速くする道具として優れています。一方で、「ツールに貼り付けて、結果をコピーして、別のシステムに入力する」という作業が残ると、担当者の手は思ったほど空きません。担当者がツールを開かなくても、仕事が流れてくる形にしたい場合は、業務に合わせたAIを検討する段階です。

どの種類でも確かめたい3つのこと

• 止まったときに誰が直すか：作った人しかわからない状態にしない。社内の担当者か、相談できる外部の窓口を決めておく
• 社内の情報をどう扱うか：AIのツールに顧客情報や社外秘の情報を入れる場合は、入力内容が学習に使われない設定や契約になっているかを確かめる
• 例外をどこで人に戻すか：自動で処理できなかった件が、黙って抜け落ちず、担当者に届く流れになっているかを確かめる

特定の製品の機能や料金は変わることが多いため、検討の時点で各社の公式サイトで最新の情報を確認してください。生成AIのサービス自体の選び方は「仕事に使うAIのおすすめは？」、開発会社・既製ツール・業務に合わせたAIの費用や期間の比べ方は「システム開発会社・既製のAIツール・業務に合わせたAIの違いと選び方」の記事でも紹介しています。

まずは1つの業務で試し、種類を組み合わせて広げていく

業務自動化ツールは、一度にすべての業務へ入れるより、1つの業務で効果を確かめてから広げるほうがうまくいきます。管理職の方が進めるときの流れは、次のとおりです。

1. 候補の業務を3つほど挙げる：担当者の時間を多く取っている、件数が多い、ミスが起きやすい業務を選ぶ
2. 4つの質問で性質を整理する：3章のチェックリストを使い、作業ごとに向く種類を当てはめる
3. すでにある道具で試す：マクロ・連携ツール・既製のAIツールで済む作業は、まず小さく試す
4. つなぎ目と例外の多い作業を見極める：試してみて手作業が残る部分、例外で止まる部分を洗い出す
5. 残った部分の作り方を決める：社内で作り続けられるか、外部に任せるかを、保守まで含めて判断する

当社自身も、社内の業務にAIを組み込み、月 約480時間の作業を減らしてきました。その経験からお伝えできるのは、効果が大きいのは「読む・分ける・写す・知らせる」がつながっている業務だということです。たとえば、製造業（従業員30名規模）の事務担当の方の受注書入力は、AIが注文書を読み取って入力する仕組みにしたことで、1日2時間から15分になりました。

当社の「月5万円のAI社員」は、⑤の業務に合わせたAIを、お客様の業務の流れ・書類・お使いのシステムに合わせて組み立て、その後の保守まで行うサービスです。手順をくり返す作業は既存のマクロや連携ツールを生かし、読み取りや判断を含む部分をAIで補う、という組み合わせの設計もご提案します。料金は初期費用＋月5万円（保守・相談・メンテナンス無制限、契約12か月、税別、AI利用料は実費）で、初期費用はヒアリング後にお見積もりします。最短2週間で稼働できます。「業務自動化ツールを調べたけれど、どの種類が自社に合うかわからない」という段階でも、業務を作業に分けて性質を整理するところから一緒に進めますので、お気軽にご相談ください。