介護事業所のシフト作成をAIで効率化する方法——管理者の負担を減らす進め方

介護のシフト作成が難しい理由

介護事業所のシフトは、一般的な店舗やオフィスのシフトより考える条件が多くなります。

• 条件の多さ：職員ごとの希望休、保有資格、夜勤の回数、連続勤務の上限、相性など、同時に満たすべき条件が多い
• 人員配置の基準：事業所の種類ごとに定められた人員配置の基準を、時間帯ごとに満たしているかを確認する必要がある
• 急な欠員：体調不良などで欠員が出るたびに、代わりに入れる職員を探して組み直す必要がある

これらを管理者が手作業で行うと、毎月まとまった時間がかかるうえ、確認漏れが起きやすくなります。

AIに任せられる3つの仕事

シフト作成でAIに任せられる仕事は、次の3つです。

1. 条件の収集・整理：職員の希望休・資格・勤務条件を、フォームで集めて一覧に整理する
2. シフト案の作成：人員配置の基準を満たすシフト案を、自動で作成する
3. 欠員時の候補提示：欠員が出たときに、代わりに入れる職員の候補を条件に合わせて提示する

最終的なシフトの決定は管理者が行います。職員の事情や体調、チームの状況など、データに表れない判断は人が担うほうが安全だからです。

導入事例：介護（職員50名規模）でシフト作成が2日から半日に

当社が支援した介護事業所（職員50名規模）では、毎月のシフト作成に管理者が丸2日かかりきりになっていました。職員の希望休・資格・夜勤の回数など考える条件が多いこと、人員配置の基準を毎回手作業で確認していたこと、急な欠勤のたびに組み直しが必要なことが課題でした。

AI社員（事務担当）を導入し、上の3つの仕事を任せた結果、毎月のシフト作成が2日から半日になりました。管理者はAIが作ったシフト案を確認・調整して確定するだけになり、空いた時間を現場や職員との面談に充てられるようになっています。

導入前に整理しておくこと

ルールが管理者の頭の中にしかない状態では、AIは正しいシフト案を作れません。導入の過程でルールを書き出すこと自体が、属人化の解消にもつながります。

運用で気をつけること

人員配置の基準は人の目でも確認する

AIは条件に沿ってシフト案を作りますが、基準の解釈や制度の変更に対応しきれない場合があります。最終確認は管理者が行い、制度の変更があったときは条件を見直します。

職員への説明を丁寧に行う

シフトの作り方が変わることを職員に説明し、希望の出し方や締め切りを共有しておくと、導入後の混乱を防げます。

個人情報の扱いを決める

勤務条件や事情には個人的な情報が含まれます。入力したデータがAIの学習に使われないサービスや設定を選び、閲覧できる人を限定しておきます。