AI導入のキックオフ会議で決めること——90分の議題テンプレートと準備・議事メモのチェックリスト

キックオフ会議のゴールは「誰が・何を・いつまでに」を決めて帰ること

AI導入のキックオフ会議とは、AIを作る側（外部の会社）と使う側（自社）が初めてそろい、目的・範囲・役割・日程を決める会議です。契約の前に開く場合も、契約の直後に開く場合もありますが、どちらでもやることは同じです。

この会議のゴールは、説明を聞くことではありません。会議が終わったときに、「誰が・何を・いつまでにやるか」が全員の手元に残っている状態をつくることです。そのために、話し合う議題と決める項目を、あらかじめ決めておきます。

キックオフ会議には、外部の会社と開くものと、社内だけで開くものがあります。中小企業では、外部との会議の前に社内で30分ほど顔合わせをしておくと、当日の話がぶれません。

社内の顔合わせでは、現場の担当者に「なぜこの業務からAIを入れるのか」を経営者から直接伝えることも大切です。理由が分かっていると、担当者は当日、自分の業務の事情を進んで話してくれます。

そのまま使える議題テンプレート（90分の時間配分つき）

外部の会社とのキックオフ会議は、次の順番で進めると、決めるべきことを漏らさずに終えられます。時間は90分の場合の目安です。

60分で行う場合は、3の業務説明を事前に資料で送っておき、当日は質問だけにします。これで15分ほど短くなります。ほかの議題も少しずつ縮めますが、最後の「読み上げ」だけは削らないでください。会議の中で決まったつもりのことが、読み上げてみると人によって違っていた、ということはよく起きます。

社内の顔合わせ（30分）の議題

外部との会議の前に開く社内の顔合わせは、次の4つの議題で足ります。

1. なぜこの業務からAIを入れるのか（5分）：経営者から目的を伝える
2. 社内の役割（5分）：窓口の担当者、決裁者、AIの結果を確認する人を仮に決める
3. 依頼先に渡してよい情報（10分）：見本書類や業務データのうち、渡せるもの・塗りつぶすもの・渡さないものを分ける
4. 当日に聞きたいこと（10分）：現場の不安や疑問を出し合い、質問のメモにまとめる

ここで決めたことは、当日の議題1・4・5の答えの下書きになります。社内で答えがそろった状態で外部との会議に臨めるため、当日の持ち帰りが大きく減ります。

会議で決める8項目と、決まっていないと起きること

キックオフ会議で決める項目は、次の8つです。すべてをその場で細かく決めきる必要はありませんが、少なくとも「誰が・いつまでに決めるか」は決めて帰ります。

1の目的とゴールの立て方はAI導入の目的とゴールの決め方、7の試運転の終わりに何を基準に判断するかはパイロット（試運転）の終わりに決めることで詳しく解説しています。キックオフ会議では、これらの記事で決めた内容を依頼先と共有し、合意する場だと考えてください。

担当者と決裁者は、別の人でもよいが必ず名前で決める

8項目の中で、中小企業でいちばん決まらないまま進みやすいのが3の担当者と決裁者です。「総務のみんなで」「何かあれば私に」では、依頼先は誰に質問すればいいか迷います。窓口の担当者を1名、費用や範囲の変更を決める人を1名、名前で決めます。2人が同じ人でもかまいません。担当者が忙しくて返事が遅れそうな場合は、代わりの人も決めておきます。

データと権限は「渡すもの」より先に「渡さないもの」を決める

5のデータと権限は、専門的に見えて後回しにされがちですが、あとから変えると作り直しが大きくなる項目です。決めるときは、まず「依頼先に渡さないデータ」「AIに読ませないデータ」をはっきりさせると話が早く進みます。そのうえで、次の点を確かめます。

• 見本や試運転で使うデータに、お客様や社員の個人情報が含まれるか
• データを置く場所（自社のクラウド、依頼先の環境など）と、置いておく期間
• 依頼先の誰がデータを見られるか、試運転が終わったらデータをどうするか
• AIが使うソフトやサービスのアカウントを、自社と依頼先のどちらの名義で持つか

個人情報の扱いについては、業種や取引先との契約によって守るべき決まりが違う場合があります。判断に迷うときは、最新の情報を公的機関の公式サイトで確認したうえで決めてください。

事前に用意するもののチェックリスト

キックオフ会議で8項目を決めきれるかどうかは、事前の準備でほぼ決まります。特に次の3つがそろっていると、依頼先はその場で「どこが難しいか」「どれくらいかかるか」を具体的に答えられます。

1. 業務の見本書類：AIに読ませたい書類やメールの実物を2〜3件。個人情報は塗りつぶしてかまいません
2. 件数と時間の記録：1日・1か月に何件あり、1件に何分かかっているか。1〜2週間分のおおよその記録で十分です
3. 依頼書：対象業務・いまの手順・例外・人が確認するところなどをA4で1〜2枚にまとめたもの

依頼書の項目と書き方はAI導入の依頼書（要件メモ）の書き方にテンプレートと記入例があります。依頼書がまだ半分しか埋まっていなくても、会議の場で一緒に埋めれば問題ありません。

最後の「聞きたいこと」は、現場の担当者から集めておくのがおすすめです。「AIが間違えたら誰の責任か」「いまのやり方と並行してやる期間はあるか」といった、現場ならではの不安が出てきます。会議の場で依頼先に答えてもらうと、担当者の安心につながります。

準備物は、会議の3日前までに議題表と一緒に依頼先へ送っておくのが理想です。依頼先が事前に見本書類へ目を通せるので、当日は「この手書きの欄は読めそうか」「この例外は人に回すか」といった具体的な話から始められます。送る前に、個人情報の塗りつぶし漏れがないかを担当者以外の人がもう一度確かめておくと安心です。

会議後に配る議事メモの項目と、配るタイミング

キックオフ会議は、議事メモ（話し合いの記録）を配るまでが1つの仕事です。会議の当日中、遅くとも翌営業日までに、出席者全員と、出席できなかった関係者に配ります。時間がたつほど、決まったことの記憶が人によってずれていきます。

議事メモは長い文章にする必要はありません。次の項目を箇条書きで埋めれば十分です。

議事メモは、依頼先と自社のどちらが書くかもキックオフ会議で決めておきます。依頼先が書く場合も、自社の担当者が読んで「自分たちの理解と合っているか」を確かめ、違う点があればすぐに返します。小さな食い違いも、この段階で直しておけば手間はかかりません。

キックオフ会議でよくある失敗と、その防ぎ方

キックオフ会議がうまくいかない会社には、いくつかの共通点があります。事前に知っておけば、多くは防げます。

中でも見落とされがちなのが、現場の担当者の参加です。経営者と依頼先だけで話を進めると、「月末だけ書式が変わる」「この取引先だけは電話で確認している」といった、担当者しか知らない事情が抜け落ちます。こうした事情は、あとから見つかるほど直す手間が大きくなります。キックオフ会議の時間の一部だけでも、担当者に出てもらうことをおすすめします。

当社のキックオフ会議の進め方

当社では、ヒアリングの段階で依頼書の項目を一緒に埋め、キックオフ会議ではこの記事で紹介した8項目を1回で決めきることを目指しています。構築期間はジュニアで2週間程度、ミドルで1か月程度で、最短2週間で稼働できるため、キックオフ会議の場で試運転の開始日と判断の日まで決めてしまうことが多いです。動かし始めたあとは、月5万円の中で保守・相談・メンテナンスを回数の制限なくお受けしており、キックオフ会議で決めた範囲や確認の手順も、試運転の結果を見ながら一緒に見直せます。初期費用はヒアリング後にお見積もりします。「何を準備すればいいか分からない」という段階でもかまいませんので、AI社員の詳細とご相談はこちらからお気軽にお問い合わせください。