AI導入の目的とゴールはどう決めればよいか——「何をもって成功とするか」を導入前に決める方法と、悪い目標・よい目標の比較

目的とゴールを決めずにAIを入れると、成功したかどうかを誰も判断できない

AI導入の目的とゴールを決めずに始めた会社では、次のようなことが起きやすくなります。

• 入れる業務が決まらない：「何でもできそう」に見えるため、あれもこれもと対象が広がり、どれも中途半端になる
• 社内の受け止め方がばらばらになる：経営者は人手不足の解消を期待し、現場は作業が楽になることを期待し、話がかみ合わない
• 効果があったのかわからない：「便利になった気がする」という感想だけが残り、続けるかやめるかを決められない
• 費用の判断ができない：何がどれだけよくなったかが数字でわからないため、払っている費用に見合っているかを説明できない

AIは、それ自体を入れることが目的になりやすい道具です。しかし本来、AIは会社の困りごとを解決するための手段の一つにすぎません。「AIを入れること」ではなく「AIで何を変えるか」をゴールにすることが、導入を成功させるための出発点です。

そして、その目的とゴールを決めるのは、現場の担当者ではなく経営者の役割です。どの困りごとを優先して解決するか、浮いた時間や人手を何に振り向けるかは、会社の方針そのものだからです。

目的は「どの業務の、どんな困りごとを、何のために変えるか」を1文で書く

目的を決めるときは、次の型に当てはめて1文で書いてみるのがおすすめです。

たとえば、次のように書きます。

• 「受注書の入力で、事務担当が毎日長い時間を取られているので、入力を確認するだけの作業にして、浮いた時間を納期の調整やお客様対応に回す」
• 「問い合わせへの返信で、担当が外出していると返事が翌日になることがあるので、すぐに一次返信できるようにして、取りこぼしていた商談を拾う」
• 「毎月のシフト作成で、管理者が何日も机に向かっているので、下書きをAIに任せて、管理者が現場の職員と話す時間を増やす」

この型で大切なのは、最後の「浮いた時間を何に使うか」まで書くことです。ここが抜けていると、作業時間が減っても、会社として何がよくなったのかが見えません。反対にここまで書いておけば、AI導入の目的が「人手不足を補う」「売上につながる仕事を増やす」「残業を減らす」といった経営の課題と結びつきます。

目的を書くときの注意点

• 業務は1つに絞る：最初から複数の業務を1文に入れると、何を測ればよいかがぼやける
• 「効率化」「DX」など広い言葉だけで終わらせない：何がどう変わるのかが具体的にわかる言葉にする
• 現場の担当者に読んでもらう：経営者の思い込みで書いた困りごとが、現場の実感と合っているかを確かめる

目的が決まらないときの考え方

「困りごとはたくさんあるが、どれを目的にすればよいか決められない」という場合は、次の3つの問いを順番に考えてみてください。

1. 今いちばん困っているのは、人が足りないことか、時間が足りないことか、質がそろわないことか：人手不足なら件数、残業なら時間、お客様の不満なら返信までの時間、手戻りならミスが、のちに測る指標の候補になる
2. その困りごとが続くと、半年後・1年後に何が起きるか：取引先を失う、社員が辞める、売上の機会を逃すなど、経営への影響が大きいものを優先する
3. その業務は手順がある程度決まっていて、結果を人が確かめられるか：判断が難しい仕事より、下書きや入力のように確かめやすい仕事のほうが、最初の目的として効果を確かめやすい

この3つの問いに答えていくと、目的の1文に入れるべき業務と困りごとが自然と絞られていきます。

測る指標は「時間・件数・返信までの時間・ミス」から1〜2つ選ぶ

目的を1文で書けたら、次はそれを数字に置きかえます。AI導入の効果を測る指標は、中小企業の業務であれば、多くの場合次の4つのどれかで表せます。

指標は、中心にする指標を1つ、補う指標を1つの合計1〜2つに絞るのがおすすめです。たくさん並べると、測る手間が増えて続かず、どれがよくなったのかも判断しにくくなります。

補う指標には、中心の指標と逆に動きやすいものを選ぶと安心です。たとえば作業時間を中心にした場合、速くなった代わりにミスが増えていないかを見るために、ミスの件数を補う指標にします。速さだけを追って質が落ちていた、という事態を防げます。

今の数字を測ってから、目標値と期限を決める

指標を選んだら、AIを入れる前の今の数字を測ります。今の数字がわからないまま「半分にする」と決めても、何の半分なのかがわからず、導入後に比べることができません。目標値と期限は、次の順番で決めていきます。

1. 今の数字を2週間ほど記録する：担当者に、作業の開始と終了の時刻、その日の件数、やり直しの有無を1行ずつ書いてもらう。細かく測りすぎると続かないため、この程度で十分
2. 記録から「ふだんの数字」を出す：たまたま多かった日や少なかった日に引きずられないよう、平均やよくある値を見る
3. 目標値を置く：今の数字をもとに「どこまで変われば、目的の1文が実現したと言えるか」を決める。外部の依頼先に、同じような業務での変わり方を聞いて参考にする
4. 期限を決める：「いつまでに、その数字になっているか」を日付で決める。仕組みづくりの期間と、使い慣れるまでの期間を見込んでおく
5. 目的・指標・目標値・期限を1枚にまとめて共有する：経営者、担当者、外部の依頼先が同じ紙を見て話せるようにする

目標値の参考として、当社の導入事例では、製造業（従業員30名規模）の事務担当の受注書入力が1日2時間から15分に、不動産（従業員15名規模）の問い合わせ担当の初回返信が半日から10分に、介護（職員50名規模）の事務担当の毎月のシフト作成が2日から半日になりました。ただし、どこまで変わるかは業務の中身や今のやり方によって違います。他社の数字をそのまま目標にするのではなく、自社の今の数字から決めることが大切です。

期限の考え方

当社のAI社員の場合、構築期間はジュニアで2週間程度、ミドルで1か月程度が目安で、最短2週間で稼働します。そこから担当者が使い慣れて数字が安定するまでには、さらに時間がかかるのがふつうです。期限は「稼働した日」ではなく、「稼働してから使い慣れたあと」に置くと、無理のない目標になります。

悪い目標とよい目標の違いは「業務・数字・期限」が入っているか

ここまでの考え方をもとに、よくある悪い目標と、それを直したよい目標を比べてみます。

よい目標にはどれも、対象の業務、今の数字と比べた目標値、期限、そして浮いた時間の使い道が入っています。この形になっていれば、導入後に「達成できたか、できなかったか」をはっきり判断できます。

なお、「人を減らす」ことを目標の前面に出すと、現場が「自分の仕事がなくなる」と受け止め、協力を得にくくなることがあります。経営として人件費を見直す必要がある場合でも、社員に伝える目標は「作業を減らし、その時間を何に使うか」の形にするほうが、導入はうまく進みやすくなります。

見直しのタイミングは「1か月・3か月・契約の更新前」の3回を先に決める

目標は一度決めたら終わりではありません。実際に使い始めると、想定していなかった例外が出てきたり、思った以上に効果が出たりします。そこで、導入前の段階で見直しの時期も決めておきます。

見直しの場では、数字が目標に届いていないことを責めるのではなく、「なぜ届かないのか」を担当者と外部の依頼先と一緒に確かめることが大切です。指示の出し方や確認の手順を直すだけで数字が変わることも多く、すぐにやめる判断をするのはもったいない場合があります。反対に、目標を達成できた業務は、その進め方を次の業務の目標づくりにも使えます。

当社自身も、社内の業務にAIを使いながら対象を少しずつ広げ、月 約480時間の作業時間の削減につなげてきました。業務ごとに目的と数字を決めて確かめてきたからこそ、どこに効果があったのかを説明できる形になっています。

当社のAI社員は、初期費用＋月5万円で、月額に保守・相談・メンテナンスが無制限で含まれており、導入後の見直しの場にも一緒に加わります（初期費用はヒアリング後にお見積もり）。「AIで何を目指せばよいのかを整理したい」という段階からでも、目的の1文づくりや今の数字の測り方を含めて、お気軽に当社へご相談ください。