AI導入前の社内アンケートの作り方——そのまま使える質問15問と、結果から最初の業務を選ぶ手順

AI導入前のアンケートで聞くのは「作業」と「時間」と「困りごと」

AI導入前のアンケートでよくある失敗は、AIへの気持ちばかりを聞いてしまうことです。「AIに興味がありますか」「AIを使ってみたいですか」という質問では、どの業務にAIを使えばよいかは分かりません。また、AIをよく知らない社員は答えにくく、回答が集まりません。

聞くべきなのは、次の3つです。

AIという言葉を使わなくても、作業と時間と困りごとが分かれば、AIに任せる候補は見つかります。むしろ、アンケートの中ではAIの話を少なくしたほうが、社員が身構えずに本音を書いてくれます。

そのまま使えるAI導入前アンケートの質問15問

次の15問は、社員10〜50名ほどの会社で、部署を問わず使えるようにした質問です。Googleフォームなどのアンケート作成ツールにそのまま写して使えます。回答時間は10分以内を目安にしています。

A．あなたの仕事について（3問）

1. 所属している部署・担当を選んでください（選択式）
2. 1週間の仕事のうち、パソコンに向かっている時間はおよそ何割ですか（1割〜10割から選択）
3. 1週間の仕事のうち、お客様や取引先と話している時間はおよそ何割ですか（1割〜10割から選択）

B．くり返している作業について（6問）

4. 毎日・毎週くり返している作業を3つまで書いてください（例：FAXの注文を入力する、日報をまとめる）
5. その3つの作業に、それぞれ1週間で何時間かかっていますか（だいたいで構いません）
6. その作業は、手順が決まっていますか（決まっている／人によって違う／毎回考える）
7. その作業の元になる資料は何ですか（紙・FAX・メール・PDF・Excel・社内システム・電話 など複数選択）
8. その作業で、ミスややり直しが起きることはありますか（よくある／ときどき／ほとんどない）
9. 月末・月初など、特に忙しくなる時期とその理由を書いてください

C．困っていること（3問）

10. 「この作業がなくなれば、本来の仕事にもっと時間を使える」と思う作業を1つ書いてください
11. 同じ質問を何度も受けたり、何度も同じ説明をしたりしている作業はありますか
12. あなたしかやり方を知らない作業はありますか（休むと止まる作業）

D．AIについて（3問）

13. 仕事でAI（ChatGPTなど）を使ったことはありますか（よく使う／ときどき／使ったことがない）
14. AIを仕事に使うとしたら、心配なことはありますか（間違い・情報の漏れ・仕事が減る・使い方が分からない・特にない など複数選択）
15. そのほか、業務を楽にするためのアイデアや要望があれば自由に書いてください

回答を集める前に決めておくこと

アンケートは、配り方を間違えると本音が集まりません。配る前に、次の点を決めて社員に伝えます。

特に、「仕事を奪われるのでは」という不安への説明は大切です。アンケートの前に、社長から朝礼などで一言伝えるだけでも、回答の数と中身が変わります。伝え方はAI導入を社員にどう説明すればよいかでくわしく紹介しています。

部署ごとに足すとよい質問の例

2章の15問は、どの部署でも使える共通の質問です。部署ごとの困りごとをもっと細かく知りたい場合は、共通の質問に2〜3問だけ足します。足しすぎると回答時間が延びるので、1部署3問までにしてください。

選択式と記述式の使い分け

回答のしやすさと、集計のしやすさは両立しにくいものです。次のように使い分けると、両方のバランスが取れます。

• 選択式にする質問：部署、AIを使った経験、手順が決まっているか、ミスの多さなど、あとで数を数えたい質問
• 記述式にする質問：くり返している作業の名前、困っていることなど、選択肢を用意すると本音が消えてしまう質問
• 数字で答えてもらう質問：作業にかかる時間。「だいたいで構いません」と添えると、答えてもらいやすくなります

記述式の答えは、件数が多いと読むだけで時間がかかります。回答が集まったら、記述式の答えをAIに読ませて「似た作業ごとにまとめる」「作業の名前をそろえる」ところまで任せると、4章の集計表を早く作れます。ただし、社員の名前やお客様の情報が入っている場合は、会社で使ってよいと決めたAIだけで扱ってください。

集計のしかたと、結果から最初の業務を選ぶ手順

回答が集まったら、4〜8問目を1つの表にまとめます。1行に1つの作業を書き、同じような作業はまとめます。

※上の表は書き方の例で、数字は架空のものです。

表ができたら、次の手順で最初にAIに任せる業務を選びます。

1. 週の合計時間が多い順に並べる：会社全体で時間がかかっている作業ほど、減らしたときの効果が大きい
2. 手順が「決まっている」ものに印をつける：手順が決まっている作業は、AIに任せやすい
3. 元の資料がデータで手に入るかを見る：メール・PDF・Excelは扱いやすい。紙やFAXは読み取りの手間が1段階増える
4. ミスが多い作業を少し上に上げる：ミスが減ると、時間以上に現場の負担が軽くなる
5. 上位3つから1つを選ぶ：最初は1つに絞り、効果が出たら次へ広げる

12問目の「あなたしか知らない作業」は、AIに任せるかどうかに関わらず、手順を残しておくべき作業の一覧になります。退職や休みで止まる心配がある作業として、別に記録しておきます。業務の書き出しをさらに細かくするときは、業務棚卸しシート（Excel）も使えます。

アンケートの結果は社員に返して、次の一歩につなげる

アンケートで一番もったいないのは、集めたまま何も返さないことです。回答した社員は「書いても何も変わらない」と感じ、次からは協力してくれなくなります。回答の締め切りから2週間以内を目安に、次の3点を返します。

1. 集計の結果：どの作業に、会社全体で週何時間かかっていたか（上位5つほど）
2. 最初に取り組む業務：選んだ1つの業務と、選んだ理由
3. 心配への答え：14問目で多かった心配（間違い・情報の漏れなど）に、会社としてどう備えるか

14問目の「心配なこと」は、社内ルールづくりの材料にもなります。情報の漏れを心配する声が多ければ、AIに入れてよい情報と入れてはいけない情報を先に決めます（AI利用規定・社内ルールの作り方）。

選んだ業務を外部に頼む場合は、アンケートの集計表がそのまま依頼の材料になります。作業の時間・手順・元の資料が分かっていると、依頼先との話が早く進みます（AI導入の依頼書の書き方）。

当社のAI社員では、アンケートの結果をもとにした業務の整理からご相談をお受けしています。初期費用＋月5万円で、月5万円は「AI社員の月給（運用費）」として、止まったときの修正・精度の改善・ご相談を回数の制限なくお受けします。初期費用はヒアリング後にお見積もりします。集計表をお持ちいただければ、無料相談で最初の1業務を一緒に選びます。