API連携とは？——AIと社内システムを自動でつなぐ仕組みをわかりやすく解説（連携できないときの代わりの方法も）

APIとは、ソフト同士がデータをやり取りするための「決まった窓口」

API（エーピーアイ）とは、あるソフトが、別のソフトにデータを渡したり、頼みごとをしたりするための決まった窓口のことです。英語の「Application Programming Interface」の頭文字で、日本語にすると「ソフトとソフトをつなぐための取り決め」といった意味になります。そして、このAPIを使って2つ以上のシステムをつなぎ、データを自動でやり取りさせることを「API連携」と呼びます。

お店の注文窓口にたとえると

APIは、飲食店の注文窓口にたとえるとわかりやすくなります。お客様は厨房に入って自分で料理を作ることはできませんが、注文窓口で「メニューの3番を1つ」と決まった言い方で頼めば、料理が出てきます。厨房の中がどうなっているかを知らなくても、窓口のルールさえ守れば、欲しいものが手に入るわけです。

システムも同じです。販売管理システムの中身（データベース）を外のソフトが直接いじることはできませんが、そのシステムがAPIという窓口を用意していれば、「今月の売上データをください」「この注文を登録してください」と決まった形で頼むことで、データを受け取ったり書き込んだりできます。

API連携でAIができること——社内システムのデータを読む・書き込む

AIはそれだけでは、社内のどのシステムにどんなデータがあるかを知りません。AIと社内のシステムをAPIでつなぐと、AIが必要なデータを自分で取りにいき、結果をシステムに戻せるようになります。大きく分けると「読む」と「書き込む」の2つです。

たとえば、お客様から「この商品の在庫はありますか」とメールが届いたとき、API連携がなければ、担当者が販売管理システムを開いて在庫を調べ、メールに書き写して返信します。API連携があれば、AIがメールの内容を読み、販売管理システムに在庫を問い合わせ、在庫数を入れた返信の下書きを作るところまでを自動で進められます。人は下書きを確認して送るだけになります。

このように、API連携の価値は「人がシステムとシステムの間でデータを写し替える作業」をなくすことにあります。AIの判断や文章作成の力と組み合わせると、読み取り・確認・登録・通知までを一続きの流れにできます。

なお、書き込みまで任せる場合は、いきなり本番のデータを書き換えさせるのではなく、「AIが作った登録内容を人が確認してから反映する」段階から始めるのが安全です。

APIがない・公開されていないときの代わりの方法を比較表で整理する

社内で使っているシステムにAPIがない、あるいはAPIはあっても外部に公開されていない、追加の契約が必要で使えない、ということはよくあります。そのとき「連携できません」で終わらせる必要はありません。多くの場合、次のような代わりの方法でデータをやり取りできます。

RPA（アールピーエー）とは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、画面上の決まった操作を自動で繰り返させる仕組みのことです。APIのない古いシステムでも使える反面、システムの画面が更新されるたびに設定の見直しが必要になる点に注意が必要です。

どの方法が合うかは、どのくらいの頻度でデータを動かしたいかと、どこまで人の操作が残ってもよいかで決まります。たとえば月に一度の集計であれば、CSVの書き出しと取り込みで十分なことも多く、無理にAPI連携にこだわる必要はありません。反対に、問い合わせのたびに在庫を確かめたいような場面では、API連携のほうが向いています。

API連携の注意点——権限・費用・仕様変更・セキュリティ・利用規約

API連携は便利ですが、つなげば終わりではありません。導入の前に、次の5つの点を確認しておきましょう。

1. 権限：AIにどこまで触らせるか

APIで連携すると、AIはシステムのデータを読んだり書き換えたりできるようになります。読むだけでよいのか、書き込みも許すのか、どのデータまで見せるのかを決め、必要な範囲だけの権限を与えます。全部のデータを触れる強い権限を与えると、誤った処理が起きたときの影響が大きくなります。

2. 費用：APIの利用に追加料金がかかることがある

システムによっては、APIを使うために上位のプランへの切り替えや、別料金の契約が必要な場合があります。また、一定の回数を超えると追加料金がかかるものもあります。連携の仕組みを作る費用とは別に、システム側の利用料が発生するかを確かめておきます。

3. 仕様変更：APIの取り決めが変わることがある

システムの提供会社がAPIの仕様を変えたり、古い版の提供を終えたりすると、連携が止まることがあります。連携を作ったあとも、変更の知らせに気づき、直せる体制が必要です。

4. セキュリティ：鍵の管理を厳しくする

APIを使うには、多くの場合「APIキー」と呼ばれる合言葉や、ログインのような認証が必要です。これが外に漏れると、第三者に社内のデータを読まれたり書き換えられたりするおそれがあります。キーを社員同士でメールに貼って共有しない、使わなくなったキーは止める、といった管理が大切です。

5. 利用規約：つないでよい使い方かを確かめる

システムの利用規約で、外部のサービスとの連携や、データを別のサービスに送ることについて条件が決められている場合があります。また、顧客や従業員の個人情報をAIのサービスに送る場合は、社内ルールや法令に沿った扱いが必要です。規約や法令の解釈は変わることがあるため、最新の情報は各社の公式サイトや専門家に確認してください。

API連携を依頼する前に確認すること

システム会社やAIの会社に「うちのシステムとAIをつなぎたい」と相談するときは、次のことを先に整理しておくと、話が早く進み、見積もりの食い違いも減ります。

このうち、最初の3つはシステムの提供会社に問い合わせればわかることがほとんどです。「APIはありますか」「CSVで書き出せますか」と聞くだけでも、どの方法でつなげそうかの見当がつきます。

また、「何のためにつなぐのか」をはっきりさせておくことも大切です。「受注の入力をなくしたい」「問い合わせの返信を早くしたい」といった目的が決まっていれば、必要なデータも、APIにこだわるべきかどうかも、自然と決まってきます。

「連携できない」と言われたら、目的とデータの流れから相談を

APIがない、公開されていないと言われると、AIの活用そのものをあきらめてしまう会社もあります。しかし実際には、CSVやファイル、メール、画面操作の自動化を組み合わせることで、目的の業務を自動にできる場合が多くあります。大切なのは「どのシステムとつなぐか」より、どの業務のどの手間をなくしたいかから考えることです。

当社の「AI社員」は、会社ごとの業務に合わせてAIの仕組みを作り、運用まで支える月額のサービスです。お使いのシステムにAPIがあればAPIで、なければCSVやメールなど使える方法を組み合わせて、AIと社内のシステム・ツールをつなぎます。連携が止まったときの対応や、システム側の変更への追随も、保守として継続して行います。料金は初期費用＋月5万円で、保守・相談・メンテナンスは回数の制限なくご利用いただけます。初期費用は業務の内容をお聞きしたうえでお見積もりします。なお、AIの利用料は実費となります。構築期間は内容によって2週間程度から1か月程度で、最短2週間で稼働できます。

当社にはこれまで、製造、物流、建設・設備、医療・介護、士業・会計など、約90社からご相談をいただいてきました。たとえば従業員30名規模の製造業では、受注書の入力にかかっていた時間が1日2時間から15分になった事例があります。「うちのシステムとつながるのか」「連携できないと言われたがほかに方法はないか」とお悩みでしたら、お使いのシステムの名前と、なくしたい作業を教えていただければ、どの方法でつなげそうかを一緒に確かめることができます。お気軽にご相談ください。