スライド作成をAIで効率化するには？——構成案・1枚ごとの文言・図表から社内テンプレートへの流し込みまでの分担と手順

スライド作成に時間がかかるのは、中身を考えるより「形にする作業」が多いから

スライド作成の時間を工程ごとに分けてみると、言いたいことを考える時間よりも、それをスライドの形に直す時間のほうが長いことがほとんどです。文章で書けば数行で済む内容でも、スライドにするには「1枚に1つのメッセージに分ける」「箇条書きを短くする」「数字をグラフにする」「テンプレートの位置に収める」といった作業が必要になります。

表のうち、AIが得意なのは「構成を決める」「1枚ごとの文言」「図表の案」「テンプレートに合わせる」の部分です。いずれも、材料と決まりごとがあれば、ある程度の型どおりに作れる作業だからです。反対に「誰に向けて、何を決めてもらう資料か」を決めることや、数字が正しいかを確かめることは、人にしかできません。この切り分けを最初にしておくと、AIに任せたのに結局作り直す、ということが減ります。

スライド作成AIに任せる工程と、人が決める工程を分ける

スライド作成にAIを使うときは、工程ごとに「AIが案を出す」「人が決める・確かめる」を分けておきます。次の表がその目安です。

ポイントは、AIに「完成品」を求めず、各工程の「たたき台」を出させることです。構成案の段階で人が一度確かめてから文言に進む、というように工程ごとに区切ると、後から大きく作り直すことがなくなります。

AIでスライドを作る手順——目的の1行から構成案、1枚ごとの文言、図表まで

AIを使ったスライド作成は、次の6つの手順で進めると、手戻りが少なくなります。

1. 目的を1行で書く：「部長会で、来期の採用人数を2名増やす承認をもらう」のように、聞き手と決めてほしいことを書く
2. 材料を渡す：議事録、メモ、Excelの集計、過去の同じ種類の資料など、スライドの元になるものをAIに渡す
3. 構成案を出させる：「全8枚以内で、結論を2枚目に置く構成案を、各スライドの見出しつきで」と頼み、人が順番を直す
4. 1枚ごとの文言を作らせる：決めた構成にそって「見出しは結論を言い切る1行、本文は箇条書き3〜5行、1行30字以内」のように条件をつけて書かせる
5. 図表の案を出させる：数字のあるスライドは「どのグラフが伝わりやすいか」と、グラフ用に整理した表を出させる
6. テンプレートに流し込み、人が仕上げる：社内のテンプレートに当てはめ、数字の確認と、強調したいスライドの見せ方を人が整える

指示文（プロンプト）に入れておきたい条件

AIへの指示の文章（プロンプト）に、毎回同じ条件を入れておくと、出来上がりがそろいます。部署で共通の指示文を1つ作っておくのがおすすめです。

• 聞き手（役員・現場・お客様など）と、資料の目的
• 枚数の上限と、結論を何枚目に置くか
• 見出しは「結論を言い切る1行」にすること
• 1枚あたりの箇条書きの行数と、1行の文字数の上限
• 社内でよく使う言葉・使わない言葉（略語や言い換えの決まり）
• 渡した材料にない数字や事実は書かず、「要確認」と残すこと

最後の条件は特に大切です。材料が足りないときにAIが数字を作らず「要確認」と残すようにしておけば、人が確かめるべき箇所がひと目でわかります。

社内テンプレートへの流し込みと、元データ（Excel・議事録）からの自動作成

スライド作成の手間をさらに減らせるのが、毎回同じ形で作る資料です。月次の報告、週次の営業会議、定例の進捗会議などは、テンプレートも載せる項目もほぼ決まっています。こうした資料は、AIに毎回一から作らせるのではなく、「元データから社内テンプレートに流し込む」仕組みにすると効果が大きくなります。

元データからスライドができるまでの流れ

1. Excelの集計表、売上や案件の一覧、会議の議事録などの元データを決まった場所に置く
2. AIが元データを読み、数字を集計し、前回との違いや目立つ変化を拾い出す
3. 拾い出した内容をもとに、各スライドの見出しとコメントの案を書く
4. 社内テンプレートの決まった位置に、数字・グラフ・コメントを流し込む
5. 担当者が数字とコメントを確かめ、必要なところだけ直して完成させる

この形にすると、担当者の仕事は「作る」から「確かめて直す」に変わります。数字は元データから直接入るため、手で写すときの転記ミスも減らせます。

元データの形が毎回ばらばらだと、AIが読み違える原因になります。流し込みを始める前に、まず元データの形をそろえることが、遠回りに見えていちばんの近道です。経営会議向けの月次報告の中身（売上・粗利・資金繰りのコメント）の作り方は、「月次の経営会議資料をAIで作るには？」の記事でくわしく説明しています。

社内会議・営業・報告——資料の種類ごとにAIの使い方を変える

同じスライドでも、資料の種類によってAIに任せやすい部分は変わります。次の表を目安に、使い方を変えてみてください。

営業資料は「中身」と「スライドにする作業」を分けて考える

営業の提案では、お客様ごとの課題や提案内容、価格をどう決めるかといった「中身」が大切です。中身の考え方は「営業の提案書・企画書をAIで作るには？」の記事で説明しています。この記事で扱うのは、決まった中身を、見やすいスライドに直す作業です。たとえば、提案書の文章をもとに「10枚以内のスライドに分け、各スライドの見出しを結論の1行にする」とAIに頼めば、文章の提案書とスライドの説明資料を別々に作る手間が減ります。

社内会議の資料は「短く」が効く

社内会議の資料は、枚数が多いほど議論がぼやけます。AIに「5枚以内で」「決めてほしいことを1枚目に」と条件をつけると、作る側の時間も、読む側の時間も短くなります。管理職が部下の資料を見るときも、AIに「この資料の結論と、足りない情報を3つ挙げて」と聞けば、確認の時間を減らせます。

スライド作成AIを業務で使う前に確認したいことと、始め方

スライド作成にAIを使うときは、次の点を先に決めておくと安心です。

画像を生成するAIで作った図やイラストを社外向けの資料に使う場合は、既存の作品に似ていないかなど、権利の面にも注意が必要です。社内の取り扱いが決まっていない場合は、まず社内向けの資料から使い始めるとよいでしょう。

始める順番

1. 毎月・毎週作っている資料を1つ選ぶ：形が決まっていて、作る回数が多いものほど効果が出やすい
2. 今かかっている時間を測る：構成・文言・図表・体裁のどこに時間がかかっているかを書き出す
3. 指示文とテンプレートをそろえる：部署で共通の指示文を1つ作り、テンプレートを決める
4. 2〜3回試して直す：AIの出した案と、人が直した箇所を見比べ、指示文に反映する
5. 元データからの流し込みに広げる：形が安定したら、元データからテンプレートへ自動で流し込む仕組みにする

汎用のスライド作成AIでも、構成案や文言づくりは十分に速くなります。一方で、社内テンプレートにきっちり合わせたい、Excelや社内のシステムから数字を直接取り込みたい、という段階になると、自社の業務に合わせた仕組みが必要になります。当社のAI社員は、お使いのテンプレートや元データの形に合わせて、毎月の報告資料を自動で下書きする仕組みづくりから、運用しながらの調整までをお引き受けしています。料金は初期費用＋月5万円で、初期費用はヒアリング後にお見積もりします。「毎月の資料づくりに半日かかっている」という管理職の方は、まずどの資料から始めるかを一緒に整理するところからご相談ください。