新しい取引先の下調べをAIで効率化するには？——公開情報を一覧にまとめる流れと、AIだけで決めてはいけない確認

取引先の下調べに時間がかかるのは「調べる場所がばらばら」で「項目が決まっていない」から

取引先の下調べは、1か所を見れば終わる作業ではありません。会社の基本情報、事業内容、最近の動き、評判は、それぞれ別の場所に載っています。次の表は、調べる項目と、主に見る公開情報の例です。

これらを毎回、担当者が一つずつ検索し、ブラウザのタブを行き来しながらメモにまとめていると、1社に思った以上の時間がかかります。さらに、担当者によって「見る項目」と「まとめ方」が違うと、上司が判断するときに比べられません。下調べを効率化する第一歩は、AIを使う前に「何を調べて、どの形でまとめるか」を決めることです。

AIに任せるのは「集める・まとめる・印をつける」、人が受け持つのは「確かめる・決める」

取引先の下調べでAIが得意なのは、あちこちの公開情報を読み、決まった項目に沿って短くまとめる作業です。一方、その情報が正しいかを元の情報で確かめることと、取引してよいかを決めることは、人が受け持ちます。

大切なのは、AIに「この会社は大丈夫か」と判断させないことです。AIにできるのは、公開されている情報を集めて整理し、気になる点を目に見える形にするところまでです。AIが「問題は見つかりませんでした」と答えても、それは「AIが読んだ範囲では見つからなかった」という意味にすぎません。

公開情報から取引先の一覧（会社カード）を作る流れ

下調べの結果は、1社ごとに同じ形の「会社カード」にまとめると、比べやすく、後から見返すときも便利です。次の手順で進めます。

1. 会社名と分かっている情報を入れる：会社名、ホームページのアドレス、担当者からもらった名刺の情報など、手元にある情報をAIに渡す
2. 会社を特定する：同じ名前や似た名前の会社が多いため、所在地や法人番号（国が会社ごとにつけている13けたの番号）で、調べる会社を1社に決める
3. 決めた情報源から集める：公式サイト、法人番号公表サイト、会社のお知らせ、ニュースなど、社内で決めた情報源をAIが読む
4. 会社カードにまとめる：項目ごとに要点を書き、それぞれに情報源のページと、情報の日付を添える
5. 気になる点に印をつける：食い違いや、確かめが必要な点をまとめて書き出す
6. 担当者が確かめて仕上げる：印のついた点を一次情報で確かめ、商談や社内の承認に使う

会社カードの項目の例

「情報源と調べた日」の欄は省かないでください。どこから取った情報かが分かれば、担当者は元のページを開いてすぐに確かめられます。また、会社の情報は変わるため、いつ調べたものかが分からないカードは、時間がたつと使えなくなります。

営業先の候補を条件で集めて並べる作業は「営業リストの作成をAIで効率化する方法」の記事で、相手企業に合わせて営業メールを書く作業は「企業ごとに内容を変えた営業メールをAIで作る方法」の記事で説明しています。会社カードは、そうした営業活動の土台としても使えます。

AIが調べた内容は、必ず一次情報で確かめる

AIは、読んだ情報を上手にまとめる一方で、次のような間違いを起こすことがあります。会社カードをそのまま信じず、ここに挙げた点を一次情報（登記や会社自身の発表など、情報のおおもと）で確かめてください。

AIに指示するときに「情報源のページにない内容は書かない」「見つからない項目は空欄にして『未確認』と書く」と決めておくと、それらしい補いを減らせます。それでも間違いはゼロにはならないため、確かめる作業は残ります。AIで減らすのは「探す・まとめる」時間で、「確かめる」責任は人に残る、と考えてください。

与信判断と反社会的勢力の確認は、AIの調べだけで決めない

取引先の下調べの中でも、次の2つは会社として大きな責任がともなうため、AIの調べだけで決めてはいけません。

与信判断（代金を払ってもらえるかの見極め）

掛け売り（後払い）で取引する場合や、大きな金額の取引をする場合は、相手が代金を払えるかを見極める必要があります。これを与信判断といいます。公式サイトやニュースからは、会社の支払い能力までは分かりません。AIが「業績は好調のようです」とまとめても、それは公開されている明るい話題を拾っただけかもしれません。与信判断には、信用調査の専門会社の調査、決算書の確認、社内で決めた取引の上限や承認の手順を使ってください。

反社会的勢力かどうかの確認

取引を始める前に、相手が反社会的勢力（暴力団など）と関係がないかを確認することは、多くの会社で手順として定められています。各都道府県の条例などで、契約時の確認や契約書への条項（反社会的勢力ではないことを約束する条項）が求められる場合もあります。この確認は、ネット検索やAIのまとめだけでは十分ではありません。専門の調査サービスやデータベース、業界団体や警察への相談窓口など、社内で決めた手順に沿って行ってください。具体的な義務や手順は地域や業種によって異なる場合があるため、最新の情報は公式サイトや専門家に確認してください。

取引先の下調べをAIで効率化する始め方

営業・総務の責任者が最初に決めておくと、部署全体で同じ質の下調べができるようになります。

1. 下調べの目的ごとに項目を決める：商談前、取引開始前、大きな金額の取引前で、調べる項目と深さを分ける
2. 使ってよい情報源を決める：公式サイト、法人番号公表サイト、ニュースなど、AIに読ませる情報源と、使わない情報源（利用規約で禁止されているサイトなど）を決める
3. 会社カードの形と指示文を作る：項目、情報源と日付の書き方、「見つからない項目は未確認と書く」などの決まりを指示文にする
4. 数社で試して、人が直した点を反映する：AIのまとめと、担当者が確かめて直した箇所を見比べ、指示文を直す
5. 確認と承認の手順につなげる：与信や反社会的勢力の確認など、AIのまとめの後に必ず通す手順を決めておく

汎用のAIでも、1社ずつ会社名を入れて調べさせることはできます。一方で、「問い合わせが来たら自動で会社カードを作りたい」「顧客台帳や案件一覧に会社カードをつなげたい」「定期的に取引先の最近の動きを確かめたい」という段階になると、自社の業務に合わせた仕組みが必要になります。当社のAI社員は、社内で決めた項目と情報源に沿って会社カードの下書きを作り、確かめが必要な点に印をつける仕組みづくりから、運用しながらの調整までをお引き受けしています。料金は初期費用＋月5万円で、初期費用はヒアリング後にお見積もりします。与信や反社会的勢力の確認の手順そのものを置き換えるものではなく、その前の「調べてまとめる」時間を減らすための仕組みとしてご相談ください。