1本の記事をSNS・メルマガ・チラシに転用するには？——AIで媒体ごとに書き分ける型と、事実の食い違いを防ぐ手順

記事の転用は、AIに任せやすい「書き換え」の仕事

記事の転用とは、1本の記事や資料の中身を生かして、SNS投稿・メルマガ・チラシ・社内報など、別の媒体に合う形に書き換えて使い回すことです。新しいことを考える仕事ではなく、すでにある内容を、読む人と媒体に合わせて言い換える仕事です。

この書き換えは、AIが得意とするところです。理由は次の3つです。

• 中身はすでに決まっている：伝えたい事実や主張は元の記事にあるため、AIは新しい情報を考える必要がない
• 媒体ごとの書き方は型にできる：「SNSは短く、最初の1行で引きつける」「チラシは見出しと要点だけ」といった書き方の違いは、ルールとして決めておける
• 何本も同時に作れる：同じ元記事から、SNS用・メルマガ用・チラシ用の下書きを一度にそろえられる

一方で、ゼロからSNS投稿やブログ記事を書かせる場合は、ネタ選びや内容の正しさの確認に人の手間がかかります。ゼロからの下書きづくりは「SNS投稿・ブログ記事の下書きをAIで作る方法」の記事でも説明していますが、転用は、社内で一度確認した記事を土台にできる分、確認の手間が少なく、内容のぶれも起きにくいのが特長です。

媒体ごとの書き分けの型を先に決めておく

AIにうまく転用させるには、「この媒体なら、誰に向けて、どのくらいの長さで、何を入れて書くか」という型を先に決めておくことが大切です。型がないまま「SNS用にして」と頼むと、毎回仕上がりがばらつき、直す手間が増えます。中小企業でよく使う媒体なら、次の型が出発点になります。

表の「長さの目安」や「書き方の型」は、自社の媒体に合わせて調整してください。大切なのは、一度決めた型をAIの仕組みに指示として組み込み、毎回同じ型で下書きさせることです。型がそろっていれば、確認する人も読み慣れて、早く確認できるようになります。

自社の言葉づかいもあわせて決める

型と一緒に、自社らしい言葉づかいも決めておきます。「お客様」か「お客さま」か、商品名の正式な書き方、使わない言い回しなどを一覧にしてAIに渡しておくと、媒体が変わっても会社としての文章の印象がそろいます。

記事を転用する5つの手順

記事や資料の転用は、次の順番で進めると、手戻りが少なくなります。

1. 元にする記事を決める：社内で内容の確認が終わっている記事や資料を選ぶ。公開前で内容が変わる可能性があるものは、確定してから転用する
2. 事実と要点を抜き出す：AIに元の記事から「数字・日付・料金・条件・固有名詞」と「伝えたい要点」を一覧にして抜き出させ、人がその一覧を確認する
3. 媒体ごとの型で下書きさせる：確認した一覧と、媒体ごとの型をAIに渡し、SNS用・メルマガ用・チラシ用などの下書きをまとめて作らせる
4. 元の記事と照らし合わせる：下書きに出てくる数字や条件が、抜き出した一覧と一致しているかを確かめる。AIにも照合させ、食い違いの候補を出させる
5. 人が仕上げて公開する：言葉の調子や画像の組み合わせを整え、担当者が最終確認してから公開・配信する

1回の依頼で作る量の目安

最初から1本の記事で10種類の下書きを作らせると、確認する人が追いつかず、照合が雑になりがちです。はじめは1本の記事からSNS投稿を2〜3案、メルマガを1案のように、確認できる量に絞りましょう。SNS投稿は、同じ要点でも切り口を変えた複数の案を出させ、その中から選ぶ形にすると、言葉選びに悩む時間が減ります。社内報のように社員向けの媒体は、社外向けの下書きとは別に作らせ、「社員にしてほしいこと」をはっきり入れるよう指示しておくと、ただの記事の焼き直しになりません。

この手順の要は、2つ目の「事実と要点を抜き出す」工程です。いきなり元の記事を丸ごと渡して「チラシにして」と頼むより、先に事実の一覧を作って人が確かめておくほうが、どの媒体に書き換えても事実がぶれにくくなります。一覧は、そのまま後の照合の基準にもなります。

反応を記録して型を直していく

公開した後は、どの媒体で反応がよかったかを簡単に記録しておきます。たとえば「SNSでは数字を入れた1行目のほうが反応がよい」「メルマガは件名に地域名を入れると開かれやすい」といった気づきを型に反映していくと、転用の質が少しずつ上がります。

元の記事との事実の食い違いを防ぐ確認のしかた

転用で一番気をつけたいのは、書き換えの途中で、元の記事と違う内容が紛れ込むことです。AIは文章を短くしたり、読みやすく言い換えたりする中で、条件を落としたり、数字を丸めたり、元の記事にない言葉を足したりすることがあります。特に起きやすいのは次のような食い違いです。

この確認は、人がすべてを目で追うより、AIにも手伝わせると効率的です。下書きと元の記事を並べて渡し、「元の記事と食い違う数字・日付・条件・表現を一覧にして」と指示すると、確認すべき箇所の候補を出してくれます。ただし、AIの照合にも見落としはあるため、最後は人が確かめます。

AIが事実と違うことを自然な文章で書いてしまう現象はハルシネーションと呼ばれ、「ハルシネーションとは？」の記事でも説明しています。転用では、元の記事という確かな基準があるため、それと照らし合わせる工程を必ず入れておくことが一番の対策になります。

転用してよい素材かどうかと、社外に出す前の決めごと

転用の土台にするのは、原則として自社で作った記事や資料です。他社や他人が書いた記事をもとにSNS投稿やチラシを作ると、言い換えていても著作権の問題になる場合があります。他人の記事を参考にするときの注意点は、「生成AIで作った文章・画像を業務で使うときの著作権の注意点」の記事を確認してください。

自社の記事であっても、転用する前に次の点を決めておくと安心です。

• 転用してよい記事の範囲：社外向けに公開済みの記事は転用してよいが、社内資料や商談資料のうち、お客様名や取引条件が入っているものは社外向けに転用しない、といった線を決める
• 承認する人：媒体ごとに、最後に公開を判断する人を決めておく。チラシや営業資料のように後から直しにくいものは、特に確認を手厚くする
• 情報が古くなったときの扱い：元の記事の料金や条件が変わったら、転用したSNS投稿やチラシも見直す。どの記事からどの媒体に転用したかを記録しておくと、見直しが楽になる

特に3つ目は見落としがちです。転用で発信の数が増えるほど、古い情報が残ったままになる危険も増えます。「元の記事」と「転用先」をひもづけて記録しておけば、元の記事を更新したときに、どの投稿や資料を直せばよいかがすぐにわかります。

経営者が決めることは「どの記事を、どの媒体に、誰の確認で」の3つ

記事の転用をAIで効率化するとき、経営者が決めておくことは多くありません。次の3つが決まれば、あとは型と手順に沿って回せます。

• どの記事を転用するか：反応がよかった記事、問い合わせにつながった記事、お客様によく聞かれる内容の記事など、もう一度届けたい記事から選ぶ
• どの媒体に広げるか：すべての媒体に同時に広げる必要はない。SNSとメルマガなど、すでに運用している媒体から始める
• 誰が確認して公開するか：媒体ごとに確認する人を決め、事実の照合を省かない流れを守る

はじめは、1本の記事から2〜3種類の媒体に転用することを数回くり返し、型と確認の手順を固めるのがおすすめです。慣れてくると、記事を1本書くたびに、SNS投稿・メルマガ・社内報の下書きが自動的にそろう状態をつくれます。発信のための時間を増やさずに、お客様や社員に届く回数を増やせることが、転用をAIに任せる一番の効果です。

当社のAI社員は、自社の記事や資料から事実と要点を抜き出し、媒体ごとの型で下書きを作り、元の記事との食い違いを一覧にするところまでを、今お使いの媒体や確認の流れに合わせて仕組みにできます。料金は初期費用＋月5万円で、型の調整や媒体の追加にも回数の制限なく対応していますので、「まずはブログとメルマガの2つから」といったご相談もお気軽にお寄せください。