スカウト文面・候補者への個別メッセージをAIで作るには？——求人の魅力と経歴の接点を拾って書き分け、人が確かめて送る方法

スカウトに返信が来ないのは「なぜ自分に送られたのか」が伝わらないから

スカウトの返信が少ないとき、多くの採用担当者は「送る数が足りない」と考えて、さらに多くの候補者に同じ文面を送ります。しかし、候補者の側から見ると、問題は数ではないことが多いのです。

候補者がスカウトを読んで最初に感じるのは、「これは自分に向けて書かれたものか、それとも大勢に送られたものか」です。次のような文面は、大勢に送られたものだとすぐにわかってしまいます。

• 「あなたのご経歴を拝見し、ぜひお話ししたいと思いました」とあるが、経歴のどこを見たのかが書かれていない
• 会社の紹介と求人の条件が長く続き、候補者についての話がほとんどない
• 候補者の経験と関係のない仕事内容が並んでいる

反対に、「前職で〇〇の立ち上げを担当されていた経験が、当社で今まさに必要としている△△の仕事に生かせると考えました」のように、候補者の経歴の具体的な点と、自社の仕事のつながりが書かれていると、「ちゃんと読んでくれた」と感じてもらいやすくなります。

ただ、これを人手だけで続けるのは大変です。1人の経歴を読み、自社の求人のどこと重なるかを考え、文章にまとめる作業は、慣れた担当者でも1通に時間がかかります。採用担当が1〜2人の会社では、ほかの業務と並行して毎日続けるのは現実的ではありません。AIが役に立つのは、この「読む・つなげる・書く」の部分です。

AIに渡すのは「求人の魅力の材料」と「候補者の経歴」の2つ

AIで書き分けたスカウトを作るには、AIに2種類の材料を渡します。1つは自社の求人についての材料、もう1つは候補者の経歴です。AIはこの2つを並べて読み、重なる点を探します。

大切なのは、求人の魅力の材料を「求人票の文章だけ」にしないことです。求人票には条件は書かれていても、「この仕事のどこが面白いのか」「どんな経験が生きるのか」までは書かれていないことがよくあります。現場の責任者に聞いた生の言葉を材料に入れておくと、AIが拾える接点の幅が広がります。求人票そのものの作り方は「求人票・求人原稿の作成をAIで効率化するには？」の記事で説明しています。

求人の魅力と経歴の接点を拾う3つの見方

AIに「接点を探して」とだけ指示すると、「営業経験がある方なので営業職に合う」のような、ありきたりなつながりしか出てこないことがあります。接点を拾う見方を具体的に決めて指示しておくと、候補者が「よく読んでくれている」と感じる文面に近づきます。

1. 経験の重なり：候補者がこれまでやってきた仕事と、自社で任せたい仕事が重なる点。「法人向けの提案営業」「小さなチームでの立ち上げ」「現場とお客様の間に立つ調整」など、職種名より一段具体的なところで重なりを探させる
2. 次にやりたいことの重なり：候補者のプロフィールにある希望や志向と、自社の仕事で得られる経験が重なる点。「マネジメントに挑戦したい」「地元で働きたい」「専門性を深めたい」など
3. 環境の重なり：候補者がこれまで働いてきた会社の規模や業界と、自社の環境の近さ・違い。「大きな会社で一部を担当してきた人に、小さな会社で全体を任せられる」といった、違いが魅力になる点も含める

AIには、見つけた接点ごとに「経歴のどこから読み取ったか」を短く書き添えさせます。こうしておくと、担当者が下書きを確かめるときに、接点が本当にプロフィールに書かれていることかどうかをすぐに見分けられます。

接点が見つからない候補者には送らない

AIに接点を探させると、無理にこじつけたつながりを作ってしまうことがあります。そこで「はっきりした接点が見つからない場合は、見つからないと答える」と指示しておきます。接点が見つからない候補者は、そもそもスカウトを送る相手として合っていない可能性があります。送る相手を絞ることも、返信の少なさを改善する大切な手立てです。

1通ずつ書き分けるスカウト文面の型

AIに下書きを書かせるときは、文面の型を決めておくと、1通ごとの出来のばらつきを抑えられます。採用担当者が使いやすい型は、次の5つの部分でできています。

書き分けるのは1と2だけで、3〜5は求人ごとに用意した共通の文章を使います。こうすると、AIが書く部分が短くなり、担当者が確かめる量も減ります。共通の部分は、会社として伝えてよい内容だけで固めておけるので、間違った条件を書いてしまう心配も少なくなります。

文面の長さと言葉づかい

スカウトは、長すぎると最後まで読まれません。AIには「書き分ける部分は数文に収める」「専門用語を並べすぎない」「候補者をほめすぎない」といった指示を入れておきます。経歴を大げさにほめる文面は、かえって大勢に送った文面のように見えてしまうためです。

一度送ったスカウトに返信がなかった候補者へ、少し時間をおいて送り直すメッセージも、同じ型で書き分けられます。その場合は、前回と同じ文面にならないよう、別の接点や新しい情報（募集の背景、チームの近況など）を入れさせます。返信があった後の日程調整や応募者対応は「採用の応募者対応と面接の日程調整をAIで効率化する方法」の記事で説明しています。

送る前に人が確かめることと、個人情報の扱いで気をつけること

AIが書いた下書きは、そのまま送らず、必ず採用担当者が確かめてから送ります。スカウトは会社の名前で候補者に届く最初の連絡です。間違いや失礼な表現があると、その候補者だけでなく、会社の評判にも響きます。

個人情報の扱いで気をつけること

候補者の経歴は個人情報です。AIで扱うときは、次の点に気をつけてください。

• サービスの規約を守る：スカウトサービスで見られる候補者の情報を、別の場所に書き写したりAIの仕組みへ取り込んだりしてよいかは、サービスの利用規約で決まっていることがあります。事前に確認し、規約の範囲で使いましょう
• 渡す情報を必要な分に絞る：AIに渡すのは、接点を探すのに必要な職歴やスキルに限り、連絡先などは渡さないようにします
• 学習に使われない仕組みを選ぶ：入力した内容がAIの学習に使われない設定や契約になっているかを確かめます
• 使い終わった情報を残さない：下書きの作成に使った経歴のデータを、いつ消すかを決めておきます

また、採用では、本人の適性や能力に関係のない事柄で判断しないことが求められています。スカウトの文面で、性別、年齢、家族構成、出身地などに触れないことはもちろん、AIに送る相手を選ばせる場合にも、こうした事柄を手がかりにしないよう指示してください。個人情報や公正な採用選考の考え方は法令や行政の指針にかかわるため、扱い方に迷う場合は厚生労働省などの公式の情報で最新の内容を確認してください。

AIでスカウト文面づくりを始める手順と、人とAIの役割分担

スカウト文面づくりにAIを取り入れるときは、次の順番で進めると無理がありません。

1. 求人を1つ選ぶ：いま一番人が足りず、スカウトを多く送っている求人から始める
2. 求人の魅力の材料をまとめる：求人票に加えて、現場の責任者に任せたい仕事や来てほしい人の像を聞き、メモにする
3. 文面の型と、書いてはいけないことを決める：書き分ける部分と共通の部分を分け、約束できない条件や触れてはいけない事柄を指示に入れる
4. 少ない人数で試す：10人ほどの候補者で下書きを作らせ、接点の拾い方や文面を担当者が確かめて、指示を直す
5. 返信の様子を見て見直す：どんな接点を書いたスカウトに返信があったかを記録し、材料や型を少しずつ直していく

役割を分けると、次のようになります。

この分担にすると、採用担当者の仕事は「ゼロから書く」から「確かめて直す」に変わります。人が足りない中でも、1通ずつ書き分けたスカウトを続けやすくなり、空いた時間を面接や候補者との対話に回せます。

当社のAI社員は、今お使いの求人の情報や作業の流れに合わせて、求人の魅力の材料づくりから、接点を拾った下書き、送る前の確認の流れまでをまとめてつくることができます。料金は初期費用＋月5万円で、運用を始めてからの文面の型や指示の見直しにも回数の制限なく対応しています。「まずは1つの求人で試してみたい」という段階からでも、お気軽にご相談ください。