採用の歩留まり（応募から入社までの数字）をAIで集計・分析するには？——媒体別・段階別にどこで減るかを見える化する

歩留まりとは、採用の各段階で次の段階に進んだ人の割合のこと

採用の歩留まり（ぶどまり）とは、応募、書類選考、面接、内定、入社といった採用の各段階で、次の段階に進んだ人の割合のことです。たとえば、応募が20人あって書類選考を通過した人が10人なら、書類選考の通過率は50%です。

採用は、段階を進むごとに人数が減っていきます。応募が少ないのか、面接に来ない人が多いのか、内定を出しても辞退されるのか。どこで減っているかによって、やるべきことはまったく違います。ところが、多くの中小企業では次のような理由で、この数字が把握できていません。

• 応募者の情報が、求人媒体ごとの管理画面やメール、表計算ソフトにばらばらに残っている
• 選考の結果を記録する欄や書き方が決まっておらず、あとから数えられない
• 採用担当が日々の対応に追われ、集計する時間が取れない
• 集計しても、数字から何を読み取ればよいか分からない

ここでAIが役立ちます。ばらばらの一覧を同じ形にそろえる、段階ごとに人数を数える、通過率を計算する、前の月や媒体どうしで比べて目立つ点を文章にする。こうした作業はAIが得意とするところです。採用担当は、AIがまとめた結果を読み、打ち手を考えることに時間を使えるようになります。

AIに渡すデータ：応募者ごとに「媒体」と「到達した段階」がわかる一覧

歩留まりを集計するために、特別なシステムは必要ありません。応募者1人につき1行の一覧があれば始められます。最低限、次の項目がそろっていれば集計できます。

大切なのは、「到達した段階」と「離脱の理由」の書き方を、選択肢として決めておくことです。人によって「面接キャンセル」「辞退」「来なかった」とばらばらに書くと、正しく数えられません。すでにばらばらに書かれている過去の記録がある場合は、AIに「この選択肢のどれに当たるか」を当てはめさせて、書き方をそろえることもできます。

集計の型：媒体別・段階別の人数と通過率を1枚の表にする

一覧がそろったら、AIに次のような表を作らせます。行に媒体、列に段階を並べ、それぞれの人数と、前の段階からの通過率を書きます。

表の数字は説明のための架空の例で、一般的な相場を示すものではありません。この例では、求人サイトAは応募が多い一方で、書類通過と面接に来る割合、内定の承諾率が低く、最終的に承諾した人数は求人サイトBより少なくなっています。応募の数だけで媒体を評価すると、こうした違いを見落とします。

AIには、表とあわせて次のような指示を出し、所見を短い文章で書かせます。

1. 媒体ごとに、応募から承諾までで最も通過率が低い段階を挙げる
2. 前の月や、同じ時期の前回の募集と比べて、大きく変わった段階を挙げる
3. 離脱の理由で最も多いものを、段階ごとに挙げる
4. 人数が少なく、割合だけでは判断しにくいところには、その旨を書き添える

4番目はとても大切です。応募が数人しかない媒体では、1人の違いで通過率が大きく動きます。AIに「人数が少ない場合は注意書きを付けて」と指示しておくと、数字を読み違えにくくなります。

減っている段階ごとに、考えられる原因と打ち手を整理する

どの段階で減っているかが分かったら、次は原因と打ち手を考えます。段階ごとに、よく考えられる原因と打ち手の候補を整理すると、次のようになります。

AIには、集計の結果と離脱の理由、各段階の日付をあわせて渡し、「どの原因が当てはまりそうか、その根拠は何か」を書かせると、考えるための材料がそろいます。たとえば「面接辞退が多い媒体では、応募から初回連絡までの日数が長い傾向がある」といった気づきは、日付の記録があればAIが一覧から拾い出せます。

ただし、AIが出すのはあくまで原因の「候補」です。実際には、応募者に聞いた辞退の理由や、面接官の感想、その時期の採用市場の様子など、一覧には残っていない事情もあります。打ち手を決めるときは、数字と現場の声をあわせて、採用担当と責任者が判断してください。

打ち手そのものにもAIは使えます。求人原稿の書き直し、応募者への返信や日程調整、面接の質問づくりは、それぞれ別の記事で詳しく説明しています。歩留まりの分析で「どこを直すか」を決め、それぞれの作業にAIを使う、という順番にすると、限られた時間を効き目のある場所に使えます。

振り返りを続けるコツ：月1回、同じ型で集計して比べる

歩留まりの分析は、一度やって終わりではなく、続けることで役に立ちます。打ち手の効果は、次の集計で数字が変わったかどうかで確かめるからです。人手が足りない中でも続けるために、次のような形にしておくと負担が小さくなります。

• 集計の日を決める：毎月の初めなど、決まった日に前の月の一覧をAIに渡す
• 同じ指示文を使う：集計の表と所見の書き方を指示文として保存し、毎回同じ形で出させる
• 前回の結果と並べる：前の月の表もあわせて渡し、変わった点を書かせる
• 打ち手を記録する：何をいつ変えたかを一覧に残し、次の集計で効果を確かめる
• 経営者への報告もAIに下書きさせる：表と所見から、短い報告文を作らせる

同じ型で続けると、たとえば「原稿を直した翌月から応募が増えた」「初回連絡を早めてから面接に来る人の割合が上がった」といった変化を、数字で示せるようになります。経営者から「求人にお金をかける価値があるのか」と聞かれたときも、媒体別の承諾人数や、1人の採用にかかった掲載費用をもとに説明できます。

始める手順と注意点：過去3か月分の一覧から始める

歩留まりの分析は、次の手順で始めると、今ある記録を生かしながら小さく始められます。

1. 過去3か月分の応募者を1つの一覧に集める：媒体の管理画面やメールから、応募者ごとに1行で書き出す
2. 段階と離脱の理由の選択肢を決める：自社の選考の流れに合わせて決め、AIに過去の記録の書き方をそろえさせる
3. 名前を番号に置き換える：分析に要らない個人情報は外す
4. AIに集計表と所見を作らせる：媒体別・段階別の表と、減っている段階の所見を出させる
5. 打ち手を1つ決めて試す：最も減っている段階に絞って、打ち手を1つ実行する
6. 翌月から同じ型で集計を続ける：前の月と比べて効果を確かめる

応募者の個人情報の扱いについては、職業安定法や個人情報保護法などで求められることがあり、利用の目的や管理の方法に注意が必要な場合があります。最新の情報は厚生労働省や個人情報保護委員会の公式サイトで確認してください。

当社が提供する「AI社員」では、ばらばらの応募者の記録を1つの一覧にまとめる作業から、月ごとの集計表と所見の作成、経営者向けの報告文の下書きまでを、毎月決まった日に回す形で組み立てられます。応募者への返信や日程調整とつなげて任せることもできます。人が採れるまでのあいだ、採用担当が振り返りと打ち手に時間を使えるようにしたい会社に向いています。料金は初期費用＋月5万円で、初期費用はヒアリング後にお見積もりします。