ChatGPTの法人プランを配るか、業務に合わせたAIを作るか——向く会社・業務と費用の考え方、併用のしかた

法人向けプランは「社員が使う道具」、業務に合わせたAIは「仕事が進む仕組み」

ChatGPTなどの対話型AI（話しかけるように質問や依頼を書くと、文章で答えてくれるAI）には、会社で使うための法人向けプランがあります。社員ごとにアカウントを配り、管理者がまとめて管理できるもので、入力した内容の扱いや管理の機能が個人向けより整えられているのが一般的です。

一方、業務に合わせたAIの仕組みとは、特定の業務の流れにAIを組み込んだものです。たとえば「届いた注文書のPDFをAIが読み取り、受注の表に入力し、担当者は確認だけする」「問い合わせメールが届くと、AIが社内の資料をもとに返信の下書きを作る」といった形で、人が毎回AIに頼まなくても仕事が進みます。

つまり、両者は「同じ目的のための別の選択肢」ではなく、「助ける相手が違うもの」と考えると分かりやすくなります。法人向けプランは社員一人ひとりを助け、業務に合わせたAIは業務そのものを引き受けます。

法人向けプランが向いているのは、社員ごとに仕事の中身が違う会社・業務

法人向けプランの強みは、どんな仕事にも使える幅の広さです。決まった手順がなく、人によって中身が違う仕事ほど、配る効果が出やすくなります。

向いている業務の例

• 文章の下書き：お礼のメール、社内向けのお知らせ、提案書のたたき台
• 要約と整理：長い資料の要点をまとめる、会議のメモを読みやすく整える
• 調べものと考えの整理：初めて担当する分野の基本を確かめる、企画のアイデアを出す
• 表計算の手助け：表計算ソフトの関数の書き方を聞く、集計の手順を相談する

向いている会社の特徴

最後の項目は見落とされがちですが大切です。会社が使える道具を用意しないと、社員が個人のアカウントで業務の情報を入力してしまうことがあります。法人向けプランを配り、何を入力してよいかのルールと合わせて伝えることは、こうした無断の利用を防ぐ手段にもなります。

業務に合わせたAIが向いているのは、件数が多く手順が決まった仕事

業務に合わせたAIの強みは、人が毎回AIに頼まなくても仕事が進むことです。件数が多く、毎回ほぼ同じ手順でくり返す仕事ほど、効果が大きくなります。

向いている業務の例

• 書類の読み取りと入力：注文書・請求書・申込書の内容を読み取り、決まった表やシステムに入力する
• 問い合わせへの返信の下書き：社内の資料やよくある質問をもとに、返信の下書きを作って担当者に回す
• 集計と報告：日報や実績の表を集め、決まった形の報告にまとめる
• シフトや日程の調整：決まったルールにそって、案を作る

こうした仕事を法人向けプランで行うこともできなくはありません。しかし、毎回社員が書類を開いて内容を貼り付け、依頼を書き、結果を表に写す、という手間が残ります。件数が多い仕事では、この手間そのものが大きな負担です。業務に合わせたAIなら、書類が届いた時点でAIが動き、担当者は結果を確認するだけになります。

当社の導入事例でも、効果が大きかったのはこうした業務でした。

費用の考え方：法人向けプランは「人数×月額」、業務に合わせたAIは「業務ごとの効果」で比べる

両者は費用のかかり方が違うため、金額だけを並べても比べられません。何に対して払っているのかを分けて考えます。

法人向けプランの料金はサービスやプランによって違い、変わることもあるため、最新の金額は各サービスの公式サイトで確認してください。考え方として大切なのは、「全員に配る前に、誰が何に使うのか」を決めておくことです。使わない人の分まで払い続けることが、法人向けプランでいちばん多いむだになります。

業務に合わせたAIの費用は、「その業務にかかっている時間が、どれだけ減るか」で比べます。たとえば、事務担当が受注書の入力に毎日2時間かけているなら、1か月でおよそ40時間です。その時間が大きく減り、担当者がほかの仕事に回れるなら、その分の人件費と比べて判断できます。

当社のAI社員の費用

当社のAI社員は、初期費用＋月5万円（契約12か月、税別）です。月5万円には保守・相談・メンテナンスが回数の制限なく含まれ、AIの利用料は実費でいただきます。初期費用は業務の内容によって変わるため、ヒアリング後にお見積もりします。構築期間はジュニアで2週間程度、ミドルで1か月程度で、最短2週間で稼働できます。

おすすめは併用：法人向けプランでAIに慣れ、定型業務は仕組みにする

多くの中小企業では、どちらか一方より、役割を分けて併用するのが現実的です。当社にご相談いただいた約90社（建設・設備、医療・介護、製造、教育、物流、食品、不動産、出版・印刷、人材、士業・会計）でも、「社員が個別に使うAI」と「業務として回すAI」を分けて考えると、話が整理しやすくなることがよくありました。

併用の進め方

1. 使ってよい情報のルールを決める：お客様の個人情報や社外秘の情報を入力してよいか、どの範囲までかを決める
2. 法人向けプランを、使う人を決めて配る：全員でなくてもよいので、文章を書く仕事が多い人や、試してみたい人から配る
3. 社員がAIで何をしているかを集める：月に一度など、使い方の例を共有してもらう
4. くり返し出てくる使い方を見つける：「毎日同じ依頼を書いて、結果を表に写している」といった作業は、仕組みにする候補になる
5. 件数の多い業務から、業務に合わせたAIを作る：1つの業務で効果を確かめてから、次の業務に広げる

この順番には利点があります。社員が法人向けプランでAIに慣れておくと、AIが得意なこと・苦手なことを肌で知っているため、業務に合わせたAIを作るときに「どこを任せて、どこを人が確認するか」の話し合いが進みやすくなります。また、社員の使い方の中から、仕組みにする価値のある業務が見つかります。

役割の分け方の例

どちらから始めるか迷ったときの判断チェックリスト

最後に、自社がどちらから始めるとよいかを確かめるためのチェックリストをまとめます。当てはまる項目が多いほうから始めるのがおすすめです。

両方に当てはまる場合は、困っている業務の仕組み化を先に進め、並行して一部の社員に法人向けプランを配る形もとれます。大切なのは、「AIを入れること」を目的にせず、「どの業務の、誰の時間を減らしたいのか」から考えることです。

当社自身も、業務に合わせたAIを社内で使い、月 約480時間の作業を減らしました。社員3名分（月給33万円）にあたる、月 約100万円の人件費が浮いた計算です。当社のAI社員は、AIを作れる人がいない会社に代わって、業務の整理から構築、運用・保守までを初期費用＋月5万円でお引き受けしています。法人向けプランとの使い分けも含めてご相談いただけますので、まずは困っている業務をお聞かせください。