会議や商談の録音にAIで質問して振り返るには？——根拠の発言と時刻を確かめる方法と、言っていないことを答えさせない設定

録音にAIで質問すると、答えと一緒に根拠の発言と時刻を確かめられる

会議や商談の録音にAIで質問して、答えの根拠となった発言と時刻を確かめることはできます。そのためには、録音をそのまま置いておくのではなく、次のような形に整えて保存しておくことが前提になります。

1. 文字起こしに時刻と話者をつける：録音を文字に起こすときに、発言ごとに「何分何秒ごろ」「誰が話したか」を残す
2. 会議の情報をつけて保存する：日付、会議や商談の名前、参加者、お客様名などを、文字起こしと一緒に決まった場所へ保存する
3. 質問すると、関係する発言を探してから答える：AIは質問に関係しそうな発言を文字起こしの中から探し出し、その発言だけをもとに答えを組み立てる
4. 答えに根拠の発言と時刻を添える：どの会議の、何分ごろの、誰の発言をもとにしたかを、答えの下に並べて示す

3つ目の「関係する部分を探してから答える」仕組みは、RAG（検索拡張生成。手元の資料を検索して、その内容をもとにAIに答えさせる仕組み）と呼ばれる考え方と同じです。社内の資料をもとに答えさせる仕組みは「RAG（検索拡張生成）とは？」の記事でも説明しています。

大切なのは4つ目です。AIの答えだけを見て判断するのではなく、根拠として示された発言と時刻をたどり、必要なら録音のその場面を聞き直して確かめられるようにしておきます。こうしておけば、AIが話を取り違えていても、人がすぐに気づけます。

議事録の要約と、録音への質問は役割が違う

会議の録音をAIで扱う方法としては、議事録の要約がよく知られています。議事録づくりのAI活用は「議事録をAIで効率化するには？」の記事でも説明していますが、要約と、録音に後から質問する使い方は、役に立つ場面が違います。

要約は、短くまとめるために、どうしても話の一部を落とします。たとえば商談で、お客様が「来月なら導入できるが、予算は上の承認しだい」と話していても、要約では「来月導入の方向」とだけ残ることがあります。後から「承認の話は出ていたか」を確かめたくなったとき、要約しか残っていなければ答えは見つかりません。

録音への質問は、こうした要約からこぼれた発言を後から拾い直すための使い方です。両方を組み合わせて、ふだんは要約で全体をつかみ、気になったときに質問で細かい発言まで確かめる、という使い分けがおすすめです。

根拠の発言と時刻を添えさせる回答の型と、確かめ方

AIの答えを確かめやすくするには、答え方の「型」を決めて、AIの仕組みに指示として組み込んでおきます。管理職が振り返りに使うなら、次の4つを必ず出させる形が使いやすいです。

1. 答え：質問への答えを、2〜3文で短く言い切る
2. 根拠の発言：答えのもとになった発言を、言い換えずにそのまま引用する
3. 出どころ：会議や商談の名前、日付、何分何秒ごろ、話した人
4. 確からしさの注記：発言がはっきりしない、聞き取りが怪しい、別の発言と食い違うなどの注意点

たとえば「A社との商談で、納期についてお客様は何と言っていたか」と質問すると、答えの下に「10月の第2回商談・32分ごろ・A社の担当者の発言」として、その発言がそのまま引用される形です。引用が言い換えられていると、元の発言と照らし合わせにくくなるため、根拠の発言は必ずそのまま出させるようにします。

確かめるときの手順

答えを受け取ったら、次の順番で確かめます。

• 引用された発言が、質問にきちんと答えているかを読む
• 前後の発言も表示させ、話の流れの中で意味が変わっていないかを見る
• 数字・日付・金額・約束にかかわる答えなら、示された時刻の録音を聞き直す

文字起こしには聞き違いがつきものです。「13日」と「30日」、「千」と「選」のような取り違えは珍しくありません。大事な判断に使う答えほど、最後は録音そのものを聞いて確かめる、という線を引いておくと安心です。時刻が示されていれば、長い録音を頭から聞き直す必要はなく、その前後の数十秒を聞けば済みます。

言っていないことを答えさせないための設定

録音への質問で一番困るのは、AIが会議で誰も言っていないことを、もっともらしく答えてしまうことです。AIが事実と違うことを自然な文章で答えてしまう現象はハルシネーションと呼ばれ、「ハルシネーションとは？」の記事でも説明しています。録音の振り返りでこれが起きると、「お客様はこう約束した」といった誤った前提で仕事が進んでしまうため、仕組みの段階で防ぎます。

中でも効果が大きいのは、「記録にはありません」と答えてよいと明確に伝えることです。AIは質問されると何かしら答えようとする性質があるため、答えがない場合の答え方を決めておかないと、近い発言を無理につなぎ合わせて答えを作ってしまうことがあります。

また、質問のしかたにも気をつけます。「お客様は値引きに同意していましたよね？」のように答えを決めつけた聞き方をすると、AIがそれに合わせた答えを返しやすくなります。「値引きについて、お客様は何と言っていましたか」のように、答えを決めつけない聞き方を社内でそろえておくと、答えの偏りを減らせます。

複数回の会議や商談を横断して質問するコツ

録音への質問がいちばん役に立つのは、1回の会議よりも、何回分もの会議や商談をまたいで確かめたいときです。たとえば、次のような質問ができるようになります。

• 「この3か月の定例会議で、採用の話はどう変わってきたか」
• 「A社との商談で、お客様が気にしていた点を回ごとに並べて」
• 「新しい料金表について、営業の各メンバーはお客様にどう説明しているか」
• 「前回の会議で後回しにした議題は、その後どこかで話し合われたか」

こうした横断の質問をうまく行うには、保存のしかたをそろえておくことが欠かせません。

会議の情報を必ずつけて保存する

日付、会議や商談の名前、参加者、お客様名、案件名などを、文字起こしと一緒に決まった形で保存します。これがそろっていれば、「A社の商談だけ」「先月以降の定例会議だけ」のように範囲を絞って質問でき、関係のない会議の発言が混ざるのを防げます。

発言は日付の順に並べさせる

話は会議を重ねるうちに変わっていきます。最初の商談では「来月導入」と言っていたお客様が、3回目には「来期に延期」と言っているかもしれません。横断の質問では、根拠の発言を日付の順に並べさせ、古い発言と新しい発言が食い違っている場合はそのことを注記させるようにします。こうすると、最新の状況を取り違えずにすみ、話がどう変わったかの経緯も一度に確かめられます。

見てよい人の範囲を決める

何回分もの録音をまとめて質問できるということは、それだけ多くの情報に一度に触れられるということでもあります。役員会議や人事の面談など、見てよい人が限られる録音は、質問できる人の範囲を分けて保存しておきましょう。

始める手順と、録音の同意・保存で気をつけること

録音にAIで質問する仕組みは、次の順番で始めるとスムーズです。

1. 対象を決める：毎週の定例会議や、同じお客様と何度も行う商談など、後から振り返る機会が多いものから始める
2. 録音と保存のルールを決める：録音の方法、文字起こしにつける情報（日付・会議名・参加者）、保存場所、保存期間を決める
3. 回答の型を決める：答え・根拠の発言・出どころ・注記の4つを必ず出す形にし、「記録にはありません」と答えるルールを入れる
4. 試して確かめる：実際の質問を何問か試し、示された時刻の録音を聞き直して、答えが正しいかを確かめる
5. 使う人と範囲を広げる：うまく使えることを確かめてから、ほかの会議や部署に広げる

録音の同意をとる

会議や商談を録音するときは、参加者に録音することと、その目的を伝えて了承をもらいましょう。特にお客様や取引先との商談では、「振り返りと社内共有のために録音します」と最初に伝えることが大切です。録音やAIでの処理について、取引先との契約や社内の規程で決まりがある場合もありますので、あらかじめ確認してください。

保存と消去のルールを決める

録音や文字起こしには、お客様の名前や連絡先、社員の評価にかかわる話など、個人情報や機密が含まれることがあります。どのAIの仕組みにデータを渡すのか、どこに保存し、誰が見られ、いつ消すのかを社内ルールとして決めておきましょう。個人情報の扱いは法令にかかわるため、扱い方に迷う場合は専門家や公式の情報で最新の内容を確認してください。人事の面談など、録音に向かない会議は対象から外す判断も必要です。

当社のAI社員は、今お使いの会議ツールや保存場所に合わせて、録音の文字起こしから、根拠の発言と時刻つきで答える質問の仕組み、見てよい人の範囲の設定までを一続きでつくることができます。料金は初期費用＋月5万円で、運用後の調整や相談にも回数の制限なく対応していますので、「まずは定例会議1つで試したい」という段階からお気軽にご相談ください。