月次の経営会議資料（売上・粗利・資金繰りの報告）をAIで作るには？——集計・前月比のコメント案・気になる変化の指摘まで任せる方法

月次資料づくりで時間がかかるのは「集める・そろえる・説明する」作業

月次の経営会議資料づくりは、次のような作業の積み重ねです。

• 集める：会計の仕組みから売上や費用を、販売や受注の表から得意先別・商品別の数字を、銀行の明細から入出金を取り出す
• そろえる：取り出した数字を、毎月同じ形の表に貼り付け、部門や得意先の名前の表記をそろえ、前月・前年同月の数字と並べる
• 説明する：「売上が前月より減ったのは、〇〇の得意先の注文が来月にずれたため」のように、数字の動きの理由を文章にする
• 見つける：粗利率が下がった商品、支払いが遅れている得意先、予定より出ていく資金など、経営者に伝えるべき変化を拾い出す

このうち「集める」「そろえる」は、毎月同じ手順の繰り返しです。「説明する」「見つける」も、決まった観点で数字を比べ、目立つ動きを言葉にする作業で、下書きまではAIに任せられます。

一方で、「なぜ数字が動いたのか」の本当の理由は、現場や営業の事情を知っている人にしか分からないこともあります。AIの下書きを、人が確かめて直し、経営者が判断する。この分担にすると、資料づくりにかかる時間を減らしながら、資料の中身も濃くできます。

AIに任せられる作業と、人が確かめること

経営会議資料でAIに任せられる作業と、人が持つ作業は、次のように分けられます。

作り方の手順：資料の型を決め、データの出し方をそろえる

月次の経営会議資料をAIで作るときは、次の順番で進めます。

1. 今の資料の型を決める：今使っている会議資料をもとに、毎月載せる表とグラフ、コメントの欄を決めます。資料の型が毎月変わると、AIに任せにくくなります
2. データの出し方をそろえる：会計の仕組み、販売や受注の表、銀行の明細から、毎月同じ形でデータを取り出せるようにします。自動で取り出せない場合は、担当者が月初に決まった場所に置く運用から始めます
3. 名前の表記をそろえる表を作る：得意先や商品、部門の名前が仕組みごとに違う場合は、名前を対応させる表を作ります。これがあると、AIの集計がずれにくくなります
4. 気になる変化の基準を決める：「得意先の売上が前月より何割以上減ったら挙げる」「粗利率が何ポイント以上動いたら挙げる」「支払期日を過ぎた入金があれば挙げる」など、拾う基準を決めます
5. AIに資料の下書きを作らせる：表、グラフ、コメント案、気になる変化の一覧を作らせます
6. 人が確かめて仕上げる：担当者が、合計の数字を会計の数字と照らし合わせ、コメントに現場の事情を足して仕上げます

最初の2〜3か月は、今までの方法で作った資料とAIで作った資料を見比べ、数字やコメントにずれがないかを確かめます。ずれがなくなってきたら、AIの資料を確かめて仕上げる形に切り替えます。

数字は必ず元のデータと照らし合わせる

AIは、文章を書くことは得意ですが、データの取り込み方や表の読み方を誤ると、もっともらしい数字を出してしまうことがあります。とくに経営会議の資料は、判断のもとになるものです。売上合計、粗利合計、月末の預金残高など、要となる数字は必ず会計の仕組みや銀行の残高と照らし合わせてください。集計そのものは計算の仕組みに任せ、AIには集計結果を読んで文章にする役割を持たせると、数字の誤りを防ぎやすくなります。

AIの指摘を経営の議論に生かす使い方

AIで資料を作る一番の価値は、作業時間が減ることだけではありません。資料が早くできれば、経営者が会議の前に数字を読み、気になる点を考えておく時間が生まれます。

AIによる気になる変化の指摘は、次のように使うと議論に生かしやすくなります。

• 会議の議題の候補にする：AIが挙げた変化の中から、経営者が「今月話し合うこと」を選びます。毎月同じ報告を聞くだけの会議から、変化について話し合う会議に変わります
• 幹部に事前に理由を聞く：売上が大きく減った得意先があれば、担当の営業責任者に会議の前に理由を確かめておきます
• 資金繰りの先読みに使う：入金と支払いの予定から、数か月先の預金残高の見込みを並べておくと、借入や支払い条件の相談を早めに始められます
• 前月の打ち手の結果を確かめる：前月の会議で決めたことが数字にどう表れたかを、翌月の資料で確かめる流れを作ります

会議の進め方まで変える必要はありませんが、「資料を読む時間」と「話し合う時間」が増えることは、多くの経営者が実感しやすい変化です。

導入前と導入後で、月初の流れはこう変わる

経営会議資料の作成をAIに任せると、月初の流れは次のように変わります。経理・管理部門の担当者と経営者のそれぞれの動きを、導入前と導入後で比べます。

担当者にとっては、数字を集めて貼り付ける作業が減り、数字の意味を確かめる作業に時間を使えるようになります。経営者にとっては、資料を読む時間と、変化について考える時間が増えます。

よくあるつまずきと対策

1. データの形が毎月変わる：取り出すデータの列の並びや名前が月ごとに違うと、AIの集計がずれます。データを取り出す手順を決めて、毎月同じ形にそろえます
2. 気になる変化が多すぎる：基準を厳しくしすぎると、毎月たくさんの変化が挙がり、結局どれも見なくなります。数か月の結果を見て、本当に話し合うべきものだけが挙がるように基準を調整します
3. コメントの推測をそのまま載せてしまう：AIのコメントの中で、理由を推測している部分は必ず人が確かめます。確かめられなかったものは「確認中」として載せ、会議で担当者に聞くようにします

どれも、最初の数か月で手順と基準を整えれば防げるものです。資料の型とデータの出し方が決まれば、その後は毎月ほとんど同じ手間で資料ができあがるようになります。

注意点と、始める前のチェックリスト

経営会議の資料には、売上や利益、資金の状況など、社外に出してはいけない情報が多く含まれます。AIで扱うときは、次の点に気をつけます。

• 外部のAIサービスを使う場合は、入力した内容が学習に使われない設定や契約になっているかを確かめる
• AIが作った資料を見られる人を、会議の出席者と担当者に限る
• 役員報酬や個人の給与など、会議資料に不要な情報はAIに渡さない
• 会計や税務の判断（計上の時期、税金の扱いなど）はAIに任せず、税理士などの専門家と相談する

当社自身も、社内の業務をAIの仕組みに置き換え、月に約480時間の作業を減らしてきました。毎月決まって発生する資料づくりは、置き換えの効果が見えやすい業務です。自社の経営会議資料をどこまでAIで作れるか知りたい経営者の方は、月5万円のAI社員の無料相談でお気軽にご相談ください。