経費精算のルールを何度説明しても同じ質問が来るのをAIで減らすには？——規程に基づいて答え、判断が分かれるものは担当者へ回す仕組み

同じ質問が繰り返されるのは、説明不足ではなく「聞くタイミングに答えがない」から

経費精算のルールについて同じ質問が繰り返されるのは、社員の理解が足りないからでも、説明が下手だからでもないことがほとんどです。原因は、社員が困った「そのとき」に、すぐ答えが見つからないことにあります。

説明会で聞いた内容は、実際に出張したり取引先と食事をしたりする数か月後には忘れてしまいます。経費規程は社内の共有フォルダにあっても、何十ページもある文書の中から自分のケースに当てはまる条文を探すのは手間がかかります。結果として「経理の人に聞いたほうが早い」となり、同じ質問が経理・総務に集まります。

経理・総務に届く質問は、だいたい次の5つの種類に分けられます。

表のとおり、質問の多くは規程を読めば答えられるものです。毎回、経理の担当者が規程を開いて同じ答えを返しているなら、その部分はAIに任せられます。一方で、例外や困りごとは規程だけでは決められないため、人が判断する必要があります。この「規程で答えられるもの」と「人が判断するもの」を分けることが、仕組みづくりの出発点です。

仕組み：AIが規程の該当箇所を示して答え、判断が分かれるものは担当者へ回す

経費規程の質問に答えるAIは、次のような流れで動きます。

1. 社員が質問する：社内チャットや申請画面の横にある質問欄に、「来週の大阪出張で、前泊のホテル代は精算できますか」のように書き込む
2. AIが規程の関係する箇所を探す：経費規程、旅費規程、科目の対応表、社内のよくある質問などから、質問に関係する部分を探し出す
3. 規程にもとづいて答える：「落ちる・落ちない」「科目の候補」「必要な書類」「期限」を、規程の該当箇所（何条・どの表か）と一緒に示す
4. 判断が分かれるものは担当者へ回す：規程に書かれていない、例外にあたる、金額が大きいなどの場合は、AIが答えを出さずに担当者へ質問を回し、社員には「担当者に確認しています」と伝える
5. 担当者の回答を記録する：担当者が答えた内容を残し、同じ質問が次に来たときの参考にする

手元の資料を探してから答えさせるこの仕組みは、RAG（検索拡張生成。手元の資料を検索し、その内容をもとにAIに答えさせる仕組み）と呼ばれる考え方を使っています。社内の質問全般に答える仕組みは「社内の質問にAIで答える仕組みの作り方」の記事で説明していますので、ここでは経費規程ならではの工夫に絞ります。

AIが答える範囲を3段階に分けておく

「条件つきで答える」段階を作っておくのがコツです。たとえば取引先との飲食は、規程で人数や金額によって扱いを分けている会社が多いため、AIが「参加者は何名で、1人あたりおよそいくらですか」と聞き返してから答えるようにします。これだけで、あいまいなまま申請されて後から差し戻す、というやりとりを減らせます。

AIに読ませる前に、経費規程を「答えられる形」に整える

AIの答えの正しさは、元になる規程の書き方で大きく変わります。人が読めば前後の流れから察しがつく書き方でも、AIは取り違えることがあります。AIに読ませる前に、次の点を確かめて規程を整えましょう。

特に見落としやすいのが、最後の項目です。「今年からオンライン会議用の機材は事前申請が必要」のように、規程の改定ではなくメールや朝礼で伝えたルールは、AIが知る手段がありません。規程の補足資料として一か所にまとめておくと、AIも正しく答えられるようになります。

「よくある質問と答え」を一緒に読ませる

規程に加えて、これまで経理・総務が答えてきた質問と答えを整理して読ませると、答えの質が上がります。チャットやメールの過去のやりとりから、よく聞かれる質問を20〜30問ほど拾い出し、「質問・答え・根拠の条文」の形でまとめておくのがおすすめです。過去のやりとりを拾い出して整理する作業は、それ自体をAIに下書きさせることもできます。

整える作業をしていると、「この経費は担当者によって答えが違っていた」という食い違いが見つかることがあります。AIを入れる前に答えをそろえておけば、社員にとっても不公平がなくなり、経理・総務の負担も減ります。

申請する前に聞ける場所に置くと、差し戻しが減る

質問に答えるAIは、置く場所によって効果が変わります。経理への問い合わせ窓口の代わりに置くだけでなく、社員が経費を使う前や申請書を書いている最中に聞ける場所に置くと、差し戻しそのものを減らせます。

使う前・申請する前・申請した後の3つの場面

1. 使う前：「出張でレンタカーを使ってもよいか」「この備品は自分で買って精算してよいか」を事前に確かめられる。使ってから精算できないとわかる、という事態を防ぐ
2. 申請する前：申請内容を書き込むと、AIが「この経費には参加者の名前が必要です」「科目は会議費ではなく交際費の可能性があります」と、不足や誤りを申請前に知らせる
3. 申請した後：差し戻された理由がわからないとき、どの規程に当たるのかをAIに聞いて確かめられる

2つ目の「申請前のチェック」は、差し戻しを減らすうえで特に効果があります。経理・総務が申請を受け取ってから不足に気づき、社員に連絡し、社員が書類をそろえて出し直す、という往復がなくなるからです。

なお、領収書の読み取りや金額・日付の入力、仕訳の作成をAIで効率化する方法は「経費精算・領収書の入力をAIで効率化する方法」の記事で説明しています。この記事で扱う「ルールの質問への回答」と組み合わせると、申請する側と確認する側の両方の手間を減らせます。

担当者へ回す基準を決め、回ってきた質問で規程を直していく

AIに任せる仕組みでいちばん大切なのは、「どこから先は人が判断するか」をはっきり決めておくことです。次のような質問は、AIに答えを出させず、担当者へ回すように設定しましょう。

税金や会計の扱いは、会社の規程だけでなく法令や制度にもかかわります。交際費の扱いや、インボイス制度・電子帳簿保存法に関係する保存のしかたなどは、改正されることもあります。AIには規程の範囲で答えさせ、法令の解釈が必要なものは担当者や顧問の税理士に確認する流れにしてください。最新の取り扱いは、国税庁などの公式の情報で確認することをおすすめします。

回ってきた質問は「規程の直しどころ」の一覧になる

担当者へ回った質問を記録しておくと、それがそのまま規程を直すための材料になります。月に1回、回ってきた質問を見返して、次のように手を入れていきます。

1. 同じ質問が何度も回ってきているものを探す
2. 担当者の答えがいつも同じなら、規程か補足資料にその答えを書き足す
3. 書き足した内容をAIに読ませ、次からはAIが答えられるようにする
4. 規程そのものがわかりにくい場合は、書き方を改める

こうして続けていくと、AIが答えられる範囲が少しずつ広がり、担当者に回る質問は「本当に人の判断が必要なもの」に絞られていきます。社員への説明を増やすのではなく、答えが見つかる場所と規程の書き方を直していくことが、同じ質問を減らす近道です。

始める手順と、導入するときに気をつけること

経費規程の質問に答えるAIは、次の順番で始めるとスムーズです。

1. よく来る質問を集める：過去数か月のチャットやメールから、経費についての質問と差し戻しの理由を拾い出す
2. 規程を整える：最新版の規程、科目の対応表、必要書類の一覧、補足のルールを一か所にまとめる
3. 答える範囲と回す基準を決める：「AIが答えてよい」「条件つきで答える」「担当者へ回す」の3段階を決める
4. 経理・総務の中で試す：集めた質問をAIに聞いてみて、答えと根拠の条文が正しいかを担当者が確かめる
5. 一部の部署から使い始める：出張や接待の多い営業部門など、質問が多い部署から始め、答えの質を見ながら広げる

気をつけたいこと

• 最終の判断は人が行う：AIの答えは「規程ではこうなっています」という案内であり、精算を認めるかどうかを決めるのは承認者と経理です。社員にもそのことを伝えておきます
• 規程を改めたら、すぐにAIにも反映する：古い規程のまま答え続けると、かえって混乱を招きます。規程を改める手順の中に「AIの資料を差し替える」を入れておきましょう
• 個人の情報を必要以上に入れさせない：質問には経費の中身だけを書いてもらい、取引先の担当者名や社員の個人的な事情などは、必要がなければ書かないよう案内します

当社のAI社員は、今お使いの経費精算の仕組みや社内チャットに合わせて、経費規程にもとづいて答える仕組み、担当者へ回す基準の設定、回ってきた質問の記録と規程の見直しまでを一続きでつくることができます。料金は初期費用＋月5万円で、規程の改定に合わせた調整や運用後の相談にも回数の制限なく対応しています。「同じ質問への返事で一日が終わってしまう」と感じている経理・総務の方は、まずはよく来る質問を一緒に整理するところからお気軽にご相談ください。