AIツールの利用申請書テンプレート——社員が新しいAIを使いたいときの12項目と承認の流れ

AIツールの利用申請書が必要な理由——禁止でも放置でもなく「申請して使う」

AIツールの利用申請書とは、社員が新しいAIツールを仕事で使い始める前に、「何に使い、どんな情報を入れ、誰が責任を持つか」を会社に伝えるための書類です。社内の稟議書のような重い書類にする必要はありません。

申請の仕組みがない会社では、次のどちらかになりがちです。

申請の仕組みは「止めるため」ではなく、社員が見つけた便利な使い方を、安全な形で会社全体に広げるためのものだと伝えると、社員も出しやすくなります。社員が無断でAIを使うリスクについてはシャドーAIのリスクと対策でくわしく説明しています。

AIツールの利用申請書テンプレート——そのまま使える12項目

次の12項目をWordやスプレッドシートに写して、社内の申請書として使ってください。社員が10分程度で書ける量にしてあります。

利用申請書の記入例——見積メールの下書きにAIを使いたい場合

営業事務の社員が、見積書を送るメールの下書きにAIを使いたいと申請した場合の記入例です。

この例では、お客様の会社名や担当者名を個人の無料アカウントに入れる可能性がある点が気になります。管理職は「会社名と担当者名は『A社』『〇〇様』に置き換えて入力する」という条件をつけて許可するか、会社のアカウントを用意してから使ってもらう、といった判断ができます。

このように、申請書があると「使ってよいか・だめか」だけでなく、どういう条件なら安全に使えるかを話し合えるようになります。

管理職の判断は3段階——すぐ許可・条件つき許可・見送りの目安

申請を受けた管理職は、次の3段階で判断します。判断に迷ったときの目安は、入れる情報の重さです。

見送りにする場合も、理由と「どうすれば使えるか」を伝えてください。「この情報を伏せれば使える」「会社でまとめて契約するまで待ってほしい」と返すと、社員が隠れて使う理由がなくなります。お客様の情報の扱いはAIに顧客情報・個人情報を入力するときの注意点も参考にしてください。

申請から利用開始までの流れと、許可したツールの一覧の作り方

申請から利用開始までは、次の5つの手順で回すと、少人数の会社でも負担になりません。

1. 社員が申請書を出す：社内チャットやメールで、12項目を書いた申請書を上長に送る
2. 上長が3段階で判断する：迷う場合は、情報システムの担当か総務に相談する。目安は申請から3営業日以内に返事をする
3. 条件を伝えて利用を始める：条件つき許可なら、守ってほしい条件を文章で返す
4. 許可したツールの一覧に追加する：ツール名・使ってよい業務・入れてよい情報・条件・許可した日を1行で残す
5. 半年に1回見直す：使われていないツールは解約し、アカウントを消す。便利だった使い方は社内に紹介する

許可したツールの一覧は、次のような形で社内に公開しておくと、同じツールの申請が何度も出ることを防げます。

申請書と一覧は、社内のAI利用規定とセットで運用すると効果が上がります。規定のひな形は生成AI利用規程のひな形で、規定を作ったあと形だけにしない工夫は生成AIの社内ルールを形骸化させないにはで紹介しています。

申請が増えてきたら——「個人で使うAI」から「業務に組み込むAI」へ

申請の仕組みを回し始めると、「同じ部署から似た申請が何度も出る」「毎日同じ作業をAIでしている」といったことが見えてきます。これは、AIに任せるとよい業務が見つかった合図です。

たとえば、営業事務の3人が毎日、見積メールの下書きをそれぞれ対話型AIで作っているなら、見積書のデータからメールの下書きを自動で作る仕組みにしたほうが、早くて文面もそろいます。社員がAIを開いて指示文を打つ手間もなくなります。

当社の「AI社員」は、こうした決まった作業をAIに任せる仕組みを、業務に合わせて作り、月5万円で保守・相談まで引き受けるサービスです。導入事例では、不動産会社（従業員15名規模）の問い合わせ担当の方の初回返信が半日から10分になりました。申請書から見えてきた業務の中に、仕組みにしたいものがあれば、月5万円のAI社員のページからお気軽にご相談ください。初期費用はヒアリング後にお見積もりします。